May mắn thay cho các nhà lập kế hoạch sự kiện, có rất nhiều công cụ có sẵn để hỗ trợ đăng ký sự kiện . Các lựa chọn bao gồm các nền tảng đơn giản giải quyết các vấn đề cơ bản về đăng ký sự kiện và các nền tảng nâng cao hơn, cung cấp các ứng dụng đa chức năng. Một số chương trình đăng ký sự kiện xử lý thanh toán sự kiện. Một số cũng cung cấp hoàn tiền tự động nếu đăng ký bị hủy. Các gói khác tạo thẻ tên người đăng ký. Các công cụ đăng ký sự kiện cũng có thể cho phép tích hợp với trang web hội nghị hoặc công ty cũng như kết nối với nền tảng truyền thông xã hội của họ.
Thật không may, với rất nhiều lựa chọn, quá trình lựa chọn công cụ đăng ký sự kiện cho doanh nghiệp của bạn có thể được áp đảo, để nói rằng ít nhất. Dưới đây là một cách đơn giản để làm theo hướng dẫn để chọn các công cụ đăng ký sự kiện phục vụ tốt nhất cho doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn.
Chọn phần mềm đăng ký sự kiện: Bắt đầu từ đâu?
Khi chọn công cụ đăng ký sự kiện, tốt nhất là bắt đầu với việc xác định nhu cầu và mong muốn của bạn.
Hãy suy nghĩ thông qua các ưu tiên đăng ký của bạn và kinh doanh lập kế hoạch sự kiện của bạn. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Nhu cầu của bạn có đơn giản và chỉ yêu cầu xử lý đăng ký và thanh toán không?
- Bạn có cung cấp nhiều phiên trong sự kiện chính yêu cầu đăng ký bổ sung không?
- Bạn có cần quản lý đặt phòng khách sạn hoặc sắp xếp việc đi lại không?
- Bạn có hỗ trợ trang web hội nghị không?
- Bạn có đang cung cấp thẻ tên, điều phối các yêu cầu nghe nhìn hoặc lưu trữ các phiên kéo đặc biệt không?
- Bạn có quản lý nhiều sự kiện cùng một lúc không?
- Sự kiện của bạn có phải là sự kiện thường niên hay sự kiện diễn ra một lần không?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn tìm thấy phần mềm đăng ký sự kiện phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Công cụ đăng ký sự kiện
Với rất nhiều sự lựa chọn trong phần mềm đăng ký sự kiện, thật dễ dàng để bị cuốn vào các tính năng hào nhoáng và các công cụ mới nhất bất kể chúng có hoạt động cho sự kiện của bạn hay thậm chí chúng sẽ được sử dụng. Đừng bị dụ dỗ bởi cái mới nhất và vĩ đại nhất. Thay vào đó, hãy tạo danh sách các tính năng mà bạn hiện đang sử dụng trong quá trình đăng ký sự kiện của mình và thêm những tính năng mà bạn muốn bao gồm để hợp lý hóa quy trình. Một số tính năng có sẵn bao gồm:
- Đăng ký trực tuyến sự kiện
- Đăng ký tại chỗ
- Đăng ký nhóm người tham dự
- Người tham gia tự nhận phòng
- Xử lý thanh toán sự kiện
- Quản lý và báo cáo người tham dự
- Tạo và quản lý huy hiệu người tham dự
- Đăng ký cho từng phiên
- Phát triển biểu mẫu
- Quản lý phòng khách sạn
- Quản lý maketing
- Truyền thông xã hội
- Khảo sát ý kiến và sự kiện
Không phải tất cả Công cụ đăng ký sự kiện đều tốn kém
Nhiều công cụ đăng ký sự kiện cung cấp các chức năng tiêu chuẩn ở mức giá hợp lý, rất phù hợp khi quản lý các sự kiện đơn giản.
Các chương trình này bao gồm các biểu mẫu đăng ký cơ bản có thể được liên kết với trang web của bạn. Họ có thể thu thập thông tin đăng ký, bao gồm thông tin thẻ tín dụng, để đăng ký và xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng. Ngoài ra, danh sách đăng ký tham dự có thể được biên soạn hoặc xuất. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn lên kế hoạch và tần suất của các sự kiện, các công cụ đơn giản này có thể phù hợp bằng cách cung cấp chính xác những gì bạn cần mà không bị sa lầy với tất cả các tính năng bổ sung không sử dụng cho bạn.
Công cụ đăng ký sự kiện đa mặt cung cấp khả năng bổ sung
Nếu công việc lập kế hoạch sự kiện của bạn có bạn lập kế hoạch hội nghị lớn, sau đó công cụ đăng ký sự kiện cung cấp chức năng bổ sung ngoài những điều cơ bản có thể chỉ là những gì bạn cần. Giải pháp bao gồm những người xử lý đăng ký sự kiện và kết hợp tính năng đó với khả năng theo dõi và báo cáo chi tiết khác nhau về sự kiện lớn hơn, phức tạp hơn.
Nếu người tham gia sự kiện sẽ đăng ký hội thảo và sau đó đăng ký hội thảo cụ thể trong một phiên cụ thể, có các công cụ để kích hoạt chức năng đó.
Một số phần mềm sẽ cho phép xử lý nhiều người tham dự từ một tổ chức với một nguồn thanh toán cũng như cung cấp các cấu trúc định giá khác nhau dựa trên giảm giá nhóm hoặc phí đăng ký sớm. Nếu bạn cần báo cáo tùy chỉnh, hãy tìm gói đăng ký sự kiện sẽ tự động tạo báo cáo bằng cách biên soạn danh sách tham dự dựa trên các hội thảo riêng lẻ hoặc các thông số khác mà bạn chọn. Các hội nghị thường gọi cho các thẻ tên in được in để đặt tên trên danh sách “phải có” để chúng có thể được tạo tự động như một phần của quá trình đăng ký sự kiện và tìm kiếm tùy chỉnh để phản ánh liệu người tham dự có được đăng ký cho toàn bộ hội nghị hay không hoặc chỉ một ngày cụ thể.
Công cụ tích hợp đăng ký
Đối với những người lập kế hoạch sự kiện thực hiện nhiều sự kiện, việc tích hợp dữ liệu đăng ký vào cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn có thể là một chức năng quan trọng cho tổ chức của bạn. Xem xét các phương pháp hiện tại để thêm người đăng ký vào cơ sở dữ liệu của bạn và xác định các lĩnh vực cải tiến. Điều quan trọng là phải suy nghĩ qua nhiều cách khác nhau, thông tin này có thể được tích hợp với thông tin hiện có, chẳng hạn như những cá nhân đã tình nguyện hoặc quyên góp. Hầu hết các ứng dụng đăng ký sự kiện cung cấp khả năng xuất dữ liệu thủ công. Tuy nhiên, phương pháp này tốn thời gian vì nó yêu cầu nhập thủ công thông tin vào cơ sở dữ liệu của bạn một lần nữa. Khám phá các gói có thể đáp ứng không chỉ nhu cầu đăng ký sự kiện của bạn mà còn hỗ trợ các nhu cầu quản lý thành phần của bạn.
Hãy lái thử trước khi mua
Khi bạn đã thu hẹp lựa chọn phần mềm đăng ký sự kiện, hãy xác định xem họ có cung cấp thời gian dùng thử miễn phí hay không. Điều đó sẽ cung cấp cho bạn cơ hội để không chỉ kiểm tra các tính năng mà còn để xem nó có chức năng mà bạn yêu cầu hay không và liệu nó có phù hợp với sự kiện của bạn hay không. Đây cũng là cơ hội để trải nghiệm mức độ dịch vụ khách hàng của họ khi trả lời các câu hỏi của bạn hoặc làm việc để giải quyết vấn đề bạn đang gặp phải.