Đăng ký là điểm tiếp xúc đầu tiên với khách hàng của bạn và quy trình đăng ký suôn sẻ giúp giữ mức độ hào hứng cao và đặt âm thanh cho một sự kiện tuyệt vời. Mặt khác, một trải nghiệm vô tổ chức và tốn thời gian có thể khiến đám đông càu nhàu cho đến khi sự kiện của bạn bắt đầu. Với quá nhiều chuyến đi trên bảng đăng ký, bạn chắc chắn muốn có được nó ngay lần đầu tiên. Thực hiện theo danh sách kiểm tra này cần thiết để đảm bảo bạn có được một khởi đầu tốt.
Càng to càng tốt
Toán đơn giản cho chúng ta biết rằng đám đông lớn sẽ đòi hỏi nhiều nhân lực hơn nếu bạn muốn tránh những đường dài. Tôi đề nghị một tiếp viên cho mỗi một trăm khách, và một người cho mỗi hai trăm khách. Theo như nhu cầu của bảng , giả sử hai tiếp viên mỗi bảng tám chân và thêm một bảng bổ sung vào tính toán này cho vật tư và không gian làm việc.
Giữ liên lạc
Bạn không muốn chạy qua các hội trường tìm kiếm một ổ cắm điện hoặc kết nối internet, vì vậy hãy chắc chắn để có được những dòng này chạy đến bàn của bạn trước. Bạn cũng sẽ muốn mang theo một máy tính xách tay ngay cả khi bạn không có kế hoạch sử dụng nó. Truy cập trực tuyến có thể hữu ích nếu bạn cần kiểm tra email hoặc giúp khách thất lạc tìm đường đến và đi từ địa điểm. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy kiểm tra tình hình ánh sáng. Nếu hành lang được thắp sáng mờ thì bạn có thể muốn thêm một vài đèn bàn để giúp đọc danh sách của mình.
Đừng quên đồ dùng văn phòng
Mỗi kế hoạch nên có một hộp giải quyết đầy đủ các yếu tố cần thiết văn phòng như băng, kéo và một loại đánh dấu.
Các mục đáng chú ý khác cho danh sách đóng gói của bạn bao gồm thẻ tên trống, số bảng và dấu hiệu dành riêng để sử dụng khi cần thiết. Có, địa điểm của bạn sẽ có quyền truy cập vào hầu hết những điều này, nhưng thời gian và sự thất vọng bạn tiết kiệm bằng cách có chúng bên cạnh bạn là vô giá.
Giải đáp nhanh
Một trong những gián đoạn lớn nhất đối với “nhịp điệu đăng ký” của bạn sẽ là một loạt các câu hỏi đơn giản đến từ cả người tình nguyện và người tham dự.
Bạn có thể ngăn các yêu cầu này làm chậm dòng đăng ký bằng cách thiết lập bảng trợ giúp. Bạn sẽ ngạc nhiên trước việc có bao nhiêu bảng check-in hiệu quả hơn có thể chạy khi bạn có một người chuyên dụng trả lời các câu hỏi như “phòng tắm ở đâu?”
Vẫn mở
Cần giữ ít nhất một người tại bàn đăng ký trong suốt sự kiện. Bạn không muốn một vấn đề tương đối nhỏ để trượt tuyết vào một cái gì đó lớn hơn bởi vì không có ai sẵn sàng giúp đỡ. Điều này thường xảy ra khi khách bị buộc phải tìm nơi khác khi không thể tìm thấy nhóm của bạn. Nó chỉ mất một thời gian nghỉ tắm kém để gửi một người tham dự thiếu kiên nhẫn ra phía khu vực nhà bếp để yêu cầu một món salad mà không hành!
Giữ bạn bè gần
Có một vài số liên lạc bạn muốn đạt được trước khi sự kiện bắt đầu. Đầu tiên là số điện thoại di động cho điều phối viên địa điểm của bạn. Sẽ không có thời gian để quét sạch tòa nhà khi khăn giấy cạn kiệt trong phòng tắm, vì vậy con số này là tuyệt đối phải có. Một số lượng tốt để có cho các vấn đề liên quan đến thực phẩm là của người quản lý phục vụ. Cuối cùng, xác nhận các số khẩn cấp tốt nhất cho sở cảnh sát và sở cứu hỏa. Một số khách sạn có nhân viên an ninh riêng của họ thường là điểm tiếp xúc tốt nhất trong những tình huống này.
Bảng đăng ký nên cung cấp nhiều hơn chỉ là một dấu hiệu chào đón và thẻ tên. Từ quan điểm của khách hàng, họ đại diện cho trung tâm dịch vụ khách hàng cho sự kiện của bạn. Nhưng để sống theo kỳ vọng này, bạn phải chuẩn bị. Sau khi tất cả, nếu khách không thể làm cho nó quá khứ đăng ký, sau đó phần còn lại của những nỗ lực lập kế hoạch của bạn sẽ không được chú ý.