Làm thế nào để làm biên chế tại Canada
Làm thế nào để làm biên chế tại Canada
Là một nhà tuyển dụng Canada, có năm bước để chạy bảng lương:
1. Mở và vận hành một tài khoản bảng lương với Cơ quan Doanh thu Canada (CRA).
2. Thu thập thông tin được yêu cầu từ nhân viên, chẳng hạn như số bảo hiểm xã hội của họ (SIN) và mẫu TD1 của liên bang và tỉnh đã hoàn thành.
3. Thực hiện các khoản khấu trừ biên chế thích hợp của người Canada từ tiền lương của mỗi nhân viên trong mỗi kỳ lương.
4. Chuyển các khoản khấu trừ lương này, cùng với phần đóng góp của Chương trình Trợ cấp Canada (CPP) và bảo hiểm Việc làm (EI) của chủ nhân, cho Cơ quan Doanh thu Canada theo yêu cầu.
5. Báo cáo thu nhập và khấu trừ của mỗi nhân viên trên phiếu T4 hoặc T4A thích hợp và nộp tờ khai thông tin vào hoặc trước ngày cuối cùng của tháng Hai của năm dương lịch sau.
Hãy xem xét các chi tiết, sau đó.
Bước 1) Mở và vận hành một tài khoản tiền lương với Cơ quan Doanh thu Canada (CRA).
Bạn sẽ cần một tài khoản chương trình khấu trừ tiền lương CRA để chuyển các khoản khấu trừ biên chế của bạn cho Cơ quan doanh thu Canada.
Nếu bạn đã có Số Doanh nghiệp và trước đó đã đăng ký tài khoản chương trình CRA khác (chẳng hạn như GST / HST), bạn sẽ chỉ thêm tài khoản khấu trừ Biên chế vào tài khoản chương trình hiện tại của mình.
Nếu bạn chưa có Số Doanh nghiệp , bạn sẽ phải nhận một số đầu tiên, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- đăng ký trực tuyến bằng dịch vụ Đăng ký Kinh doanh Trực tuyến (BRO)
- liên hệ với Cơ quan Doanh thu Canada qua điện thoại theo số 1-800-959-5525
- thư hoặc fax Mẫu RC1, Yêu cầu một Số Doanh nghiệp đến văn phòng dịch vụ thuế gần nhất (TSO) hoặc trung tâm thuế (TC) của bạn
Khi bạn có Số Doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký tài khoản chương trình thông qua dịch vụ Đăng ký Kinh doanh Trực tuyến (BRO), bao gồm:
- khấu trừ biên chế
- GST / HST
- thuế doanh nghiệp
- -nhập khẩu
Bước 2) Thu thập thông tin được yêu cầu từ nhân viên, chẳng hạn như số bảo hiểm xã hội của họ (SIN) và mẫu TD1 của liên bang và tỉnh đã hoàn thành.
Là một phần của quá trình tuyển dụng , bạn nên kiểm tra mỗi thẻ SIN của nhân viên mới và ghi lại tên của nhân viên và SIN chính xác như họ xuất hiện trên thẻ. (Hãy nhớ theo dõi số bảo hiểm xã hội bắt đầu bằng số '9' khi bạn làm điều này, vì số này báo hiệu cho người bạn không thể thuê, người đó không phải là công dân Canada hoặc thường trú nhân và chỉ được phép làm việc cho một chủ nhân cụ thể có giấy phép làm việc hợp lệ do Cơ quan Công dân và Di trú Canada cấp.)
Quý vị cũng nên có nhân viên mới điền vào Mẫu TD1 thích hợp của tiểu bang và liên bang, tờ khai Thuế Cá Nhân, xác định số tiền thuế được khấu trừ từ thu nhập việc làm của một người.
Bước 3) Thực hiện các khoản khấu trừ lương thích hợp từ nhân viên trả cho mỗi kỳ lương.
Thêm lợi ích chịu thuế của nhân viên trước.
Bạn có cung cấp một nhân viên với hội đồng quản trị và chỗ ở, việc sử dụng một chiếc xe công ty, bãi đậu xe hoặc một khoản vay lãi suất thấp? Bất cứ điều gì bạn cung cấp cho một nhân viên khác ngoài tiền có thể được coi là một lợi ích chịu thuế.
Và nếu tiền lương của nhân viên liên quan đến các khoản trợ cấp chịu thuế, số tiền này sẽ được cộng vào thu nhập của mỗi nhân viên trước khi bạn thực hiện bất kỳ khoản khấu trừ lương nào, vì tổng thu nhập xác định tổng số tiền phải chịu khấu trừ nguồn và lợi ích chịu thuế có thể là chủ đề để đóng góp CPP, phí bảo hiểm EI và khấu trừ thuế thu nhập giống như bất kỳ thu nhập nào khác.
Hướng dẫn của Cơ quan Thuế vụ T4130, Hướng dẫn sử dụng lao động - Lợi ích và Trợ cấp chịu thuế cung cấp chi tiết về cách tính giá trị của những lợi ích này và lợi ích chịu thuế nào chịu GST / HST.
Sau đó, bạn đã sẵn sàng để thực hiện các khoản khấu trừ biên chế Canada của bạn. Nói chung, người sử dụng lao động cần phải thực hiện ba khoản khấu trừ chương trình của chính phủ sau đây từ tiền lương của nhân viên:
- Thuế thu nhập
- Đóng góp của Kế hoạch Trợ cấp Canada (CPP)
- Phí bảo hiểm việc làm (EI).
Bạn có thể có các khoản khấu trừ nhân viên khác cụ thể cho tổ chức của bạn như các lợi ích sức khỏe mở rộng, bảo hiểm nhân thọ, kế hoạch nghỉ hưu, v.v.
1) Khấu trừ thuế thu nhập
Để tìm hiểu xem bạn phải khấu trừ bao nhiêu thuế thu nhập từ lương của nhân viên, bạn sử dụng bảng tỉnh hoặc lãnh thổ cho tỉnh hoặc lãnh thổ nơi nhân viên báo cáo làm việc. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là sử dụng Máy tính tiền lương trực tuyến của Cơ quan doanh thu của Canada, sẽ tính toán tất cả các khoản khấu trừ biên chế khác mà bạn cần phải thực hiện.
Tuy nhiên, nếu bạn không thể sử dụng Máy tính tiền lương trực tuyến, tất cả các bảng khấu trừ bảng lương mà bạn cần có sẵn thông qua trang Biên chế của Cơ quan doanh thu Canada.
2) Khấu trừ Đóng góp của Kế hoạch Trợ cấp Canada (CPP)
Nói chung, bạn phải khấu trừ các khoản đóng góp CPP nếu một người lao động trên 18 tuổi và dưới 70 tuổi, trong việc làm hưu trí, không bị khuyết tật và không nhận trợ cấp CPP hoặc QPP (Chương trình Trợ cấp Quebec).
Bạn sẽ tìm thấy một liên kết đến các mức đóng góp CPP, mức tối đa và biểu đồ miễn trừ và các thông tin hữu ích khác về đóng góp CPP trên trang Kế hoạch Lương hưu Canada này từ Cơ quan Doanh thu Canada.
Nếu bạn là một nhà tuyển dụng ở Quebec
Lưu ý rằng tỉnh Quebec có kế hoạch hưu trí của chính tỉnh, Kế hoạch hưu trí Quebec (QPP), Kế hoạch bảo hiểm của cha mẹ Quebec (QPIP) và thuế thu nhập của chính tỉnh -
"Người sử dụng lao động ở Quebec phải khấu trừ các khoản đóng góp cho QPP thay vì CPP, nếu việc làm được trợ cấp theo QPP. Người lao động phải khấu trừ cả QPIP và EI, nếu việc làm là bảo hiểm" Hướng dẫn sử dụng lao động T4001 '- Biên chế khấu trừ và chuyển tiền (Cơ quan doanh thu Canada).
Truy cập trang web Revenu Québec để biết thêm thông tin.
3) Phí bảo hiểm thất nghiệp lao động (EI)
Thông thường, bạn khấu trừ phí bảo hiểm EI từ tiền lương của nhân viên trên mỗi đô la thu nhập bảo hiểm tối đa hàng năm. Khoản đóng góp EI của chủ nhân cao gấp 1,4 lần phí bảo hiểm EI được khấu trừ cho mỗi nhân viên. Lưu ý rằng không giống như CPP, không có giới hạn độ tuổi để khấu trừ phí bảo hiểm EI. Khi khoản khấu trừ EI của nhân viên của bạn đạt đến số tiền tối đa hàng năm, bạn ngừng khấu trừ chúng.
Tham khảo biểu đồ mức phí bảo hiểm EI và mức tối đa của Cơ quan doanh thu Canada để xác định khoản khấu trừ EI cho một năm nhất định. Lưu ý rằng có một biểu đồ riêng cho Quebec, có cấu trúc tỷ lệ khác nhau.
Trong năm 2017 Thu nhập có thể bảo hiểm hàng năm tối đa là 51.300 đô la và các khoản khấu trừ lương sẽ được thực hiện với lãi suất liên bang 1,63% (1,27% ở Quebec) với mức phí bảo hiểm tối đa là 836,19 đô la ($ 651,51 đô la tại Quebec). Phí bảo hiểm nhân viên liên bang tối đa hàng năm năm 2017 là $ 1,170,67 ($ 912,11 tại Quebec).
Cũng giống như với các khoản khấu trừ lương khác, bạn có thể sử dụng Máy tính tiền lương trực tuyến của Cơ quan doanh thu của Canada để tính toán số tiền bảo hiểm việc làm mà bạn cần phải khấu trừ cho bất kỳ khoảng thời gian thanh toán nào.
Bạn cũng có thể sử dụng các bảng được cung cấp bởi Cơ quan doanh thu Canada, Hướng dẫn T4302, Bảng khấu trừ biên chế và Hướng dẫn T4008, Bảng bổ sung khoản khấu trừ lương hoặc tính toán thủ công bằng phương pháp này.
Một số phúc lợi và khoản thanh toán bạn cung cấp cho nhân viên không phải chịu Bảo hiểm Việc làm; xem danh sách Đại lý doanh thu Canada này.
Là một nhà tuyển dụng Canada, cũng có thể có những tình huống đặc biệt ảnh hưởng đến các khoản khấu trừ EI của bạn; xem trang Bảo hiểm Việc làm của Cơ quan Thuế vụ Canada để biết thông tin về các chủ đề như việc làm bên ngoài Canada, các khoản thanh toán đặc biệt và thuê một thành viên trong gia đình.
Bước 4) Nộp các khoản khấu trừ lương của nhân viên, cùng với những đóng góp của chủ nhân, cho Cơ quan Thuế vụ Canada.
Thông thường, Cơ quan Thuế vụ Canada gửi cho bạn một mẫu chuyển tiền qua đường bưu điện mỗi khi có một khoản khấu trừ tiền lương. Tuy nhiên, với tư cách là chủ lao động mới ở Canada, bạn sẽ không có mẫu chuyển tiền cho khoản thanh toán đầu tiên của bạn, vì vậy bạn sẽ cần gửi séc hoặc lệnh chuyển tiền đến Tổng thu bằng số doanh nghiệp (BN) được in ở mặt sau trung tâm thuế thích hợp.
Với séc hoặc lệnh chuyển tiền này, bạn cần bao gồm một chữ cái ghi rõ:
- bạn là người mới,
- khoảng thời gian chuyển tiền của bạn bao gồm,
- tên người sử dụng lao động, địa chỉ và số điện thoại công ty hoàn chỉnh của bạn; và
- Số Doanh nghiệp của bạn.
Người sử dụng lao động mới được CRA phân loại thường xuyên, điều này có nghĩa là bạn phải chuyển khoản khấu trừ của mình để Cơ quan doanh thu Canada nhận chúng vào hoặc trước ngày 15 của tháng tiếp theo tháng bạn thực hiện khấu trừ. Sau đó, khi bạn đã thiết lập lịch sử chuyển tiền, bạn có thể thấy mình được phân loại lại là người gửi hàng quý hoặc tăng tốc và phải hoàn thành ít thủ tục giấy tờ hơn.
Để biết thêm thông tin về chuyển tiền, bao gồm cách sửa lỗi chuyển tiền lương, hãy xem trang khấu trừ Tiền lương chuyển tiếp của CRA.
Bước 5) Hoàn thành tất cả phiếu T4 và thông tin trả về.
Cuối cùng, với tư cách là chủ sử dụng lao động, mỗi năm bạn cần phải hoàn tất Phiếu T4 cho mỗi nhân viên và hoàn thành mẫu Tóm tắt T4.
Quý vị phải nộp lại thông tin T4 và đưa phiếu T4 cho nhân viên vào hoặc trước ngày cuối cùng của tháng Hai sau năm dương lịch mà thông tin khai thuế được áp dụng.
Phiếu T4 có thể được điền bằng cách sử dụng ứng dụng Biểu mẫu web T4 của Cơ quan doanh thu Canada (cho phép bạn gửi một đến sáu phiếu T4 gốc hoặc sửa đổi) hoặc điền trực tuyến bằng biểu mẫu T4 có thể điền PDF.
Để biết thêm thông tin về phiếu T4, hãy xem trang T4 - Thông tin dành cho nhà tuyển dụng của CRA.
Biểu mẫu Tóm tắt T4 cũng có thể được điền và nộp bằng điện tử. Bạn cũng có thể gửi nó dưới dạng giấy, trong trường hợp đó bạn sẽ cần phải gửi bản tóm tắt gốc và phiếu T4 liên quan đến Trung tâm Công nghệ Ottawa. Bạn sẽ tìm thấy một liên kết đến địa chỉ này và để xếp hàng theo các hướng dẫn để điền vào biểu mẫu Tóm tắt T4 bằng cách theo liên kết ở đầu đoạn này.
Thông tin thêm về việc chạy bảng lương tại Canada
Tất cả hồ sơ kinh doanh của bạn, bao gồm hồ sơ liên quan đến biên chế, phải được lưu giữ tại nơi làm việc hoặc tại nơi cư trú của bạn ở Canada trừ khi Cơ quan doanh thu Canada cho phép bạn giữ chúng ở nơi khác.
Cũng lưu ý rằng hồ sơ kinh doanh và tài liệu hỗ trợ "được yêu cầu để xác định nghĩa vụ thuế và quyền lợi của bạn" phải được lưu giữ trong thời hạn sáu năm.
Không tuân thủ các yêu cầu về biên chế của Canada
Các hình phạt đối với việc không tuân thủ các yêu cầu về biên chế của Canada bao gồm từ phạt tiền từ 1.000 đô la đến 25.000 đô la, phạt tù đến 12 tháng hoặc kết hợp cả hai. Trang Hình phạt CRA cung cấp chi tiết về các vi phạm và thiếu sót cụ thể do không thực hiện các khoản khấu trừ lương thích hợp để nộp các mẫu thông tin trễ.
Biên chế nhiều hơn ở Canada
Cơ quan Doanh thu Canada có nhiều tài nguyên liên quan đến biên chế. Ngoài các tài nguyên CRA được trích dẫn ở trên, bạn có thể thấy các Hướng dẫn sử dụng này đặc biệt hữu ích:
- T4001: Hướng dẫn sử dụng lao động - Các khoản khấu trừ và các khoản chuyển tiền
- T4130: Hướng dẫn sử dụng lao động - Quyền lợi và phụ cấp chịu thuế
Xem thêm:
Quy trình tuyển dụng: Cách thuê nhân viên ở Canada
Các bước để bắt đầu một doanh nghiệp ở Canada
7 cách để làm cho tuyển dụng nhân viên dễ dàng hơn
Tài khoản trực tuyến của Cơ quan doanh thu Canada dành cho doanh nghiệp