Số năm là khác nhau ở Canada và Hoa Kỳ
Câu trả lời:
Vì mục đích thuế, bạn cần giữ tờ khai thuế thu nhập và các hồ sơ kinh doanh khác trong sáu năm trong trường hợp Cơ quan doanh thu Canada (CRA) quyết định xem xét tờ khai thuế của bạn và / hoặc kiểm toán doanh nghiệp nhỏ của bạn. ( Không muốn kiểm tra CRA? Tránh 10 lá cờ đỏ này .) Điều này bao gồm các hồ sơ trên giấy hoặc dạng điện tử và phải bao gồm tất cả tài liệu hỗ trợ cho thu nhập và yêu cầu chi phí được khấu trừ.
Đối với tờ khai thuế của Hoa Kỳ, "lưu giữ hồ sơ trong ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai gốc hoặc hai năm kể từ ngày bạn nộp thuế, tùy theo điều kiện nào sau đó, nếu bạn nộp đơn xin tín dụng hoặc hoàn lại tiền sau khi bạn nộp tờ khai thuế. hồ sơ trong bảy năm nếu bạn nộp đơn yêu cầu thua lỗ từ chứng khoán vô giá trị hoặc khấu trừ nợ xấu "(IRS).
Tìm hiểu thêm:
Điều gì được tính là thu nhập kinh doanh ở Canada?
Chi phí kinh doanh nào có thể được khấu trừ?
Trên thực tế, Cơ quan Doanh thu Canada (CRA) tuyên bố rằng "nếu bạn khai thuế đúng hạn , hãy lưu giữ hồ sơ của bạn trong vòng tối thiểu sáu năm sau khi kết thúc năm thuế mà họ liên quan" (nhấn mạnh thêm). Tuy nhiên, sáu năm là từ cuối giai đoạn mà tờ khai thuế đã được nộp, vì vậy đối với tờ khai thuế nộp năm 2015, bạn phải giữ hồ sơ cho đến ngày 31 tháng 12 năm 2021 (một ngày dưới bảy năm). Hầu hết các doanh nghiệp giữ hồ sơ của họ trong bảy năm để tránh nhầm lẫn.
Nếu hồ sơ của bạn ở dạng điện tử, chúng phải có sẵn ở định dạng có thể đọc được bởi CRA. Để biết thêm thông tin về các yêu cầu lưu trữ hồ sơ điện tử, hãy xem CRA tròn IC05-1R1 Lưu giữ hồ sơ điện tử.
IRS có thể chấp nhận các hồ sơ kế toán điện tử từ các chương trình phần mềm kế toán phổ biến nhất và có thể yêu cầu các chương trình này nhằm giảm giấy in và giảm nhu cầu yêu cầu tiếp theo.
Nếu tôi đang kháng cáo phán quyết thuế thì sao?
Đối với thuế thu nhập của Canada, CRA cũng cảnh báo rằng nếu bạn đã nộp đơn kháng cáo hoặc kháng cáo thuế , bạn nên lưu giữ hồ sơ cho đến khi vấn đề được giải quyết và cho đến khi hết thời hạn nộp đơn kháng cáo. năm tài chính cụ thể dài hơn sáu năm).
Điều tương tự cũng áp dụng khi khiếu nại bản án thuế của Hoa Kỳ - lưu giữ tất cả hồ sơ cho đến khi quá trình kháng nghị hoàn tất.
Cũng cần lưu ý rằng khi kháng cáo bản án thuế ngoài việc giữ bản sao tất cả các thư từ, bạn cũng nên lưu giữ hồ sơ của mỗi cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện qua điện thoại với cán bộ thuế, bao gồm ngày, thời gian và chủ đề trò chuyện. Lưu giữ hồ sơ kỹ lưỡng sẽ làm tăng khả năng kháng cáo thành công của bạn.
Tôi có thể nhận được ngoại lệ cho Quy tắc sáu năm không?
Nếu bạn muốn vứt bỏ hồ sơ kinh doanh của bạn ở Canada trước khi thời gian tối thiểu sáu năm kết thúc, bạn cần có sự cho phép bằng văn bản từ giám đốc văn phòng dịch vụ thuế của bạn. Biểu mẫu để sử dụng cho điều này là T137, Yêu cầu hủy sách và hồ sơ. Cơ quan doanh thu Canada có thể hoặc không thể cấp ngoại lệ. Nếu bạn hủy giấy tờ hoặc hồ sơ điện tử trước sáu năm mà không được phép của CRA, bạn có thể bị truy tố.
Lưu ý rằng CRA cũng có thể yêu cầu một số hoặc tất cả hồ sơ phải được giữ lại trong một khoảng thời gian bổ sung.
Nếu tôi đóng doanh nghiệp thì sao?
Nếu doanh nghiệp của bạn không được kết hợp (ví dụ, đó là sở hữu hoặc quan hệ đối tác duy nhất ), bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ của mình trong sáu năm kể từ khi kết thúc năm thuế cuối cùng. Doanh nghiệp hợp nhất phải lưu giữ hồ sơ trong hai năm kể từ ngày công ty giải thể.
Điều gì xảy ra nếu hồ sơ của tôi bị mất, bị đánh cắp hoặc bị phá hủy (do hỏa hoạn, lũ lụt, vv)?
Nếu bạn đã yêu cầu khấu trừ nhưng không thể xuất trình tài liệu hỗ trợ thích hợp khi CRA hoặc IRS yêu cầu, khiếu nại của bạn có thể bị từ chối. Nếu hồ sơ đã bị đánh cắp hoặc bị phá hủy bởi một hành động của Thiên Chúa, hoặc nếu bạn có thể cung cấp bằng chứng về hành vi trộm cắp hoặc phá hủy, chẳng hạn như hình ảnh của thiệt hại, bản sao của cảnh sát hoặc báo cáo cháy, vv
CRA / IRS có thể xem xét yêu cầu của bạn một cách thuận lợi hơn. Tuy nhiên, khi tuyên bố khấu trừ gánh nặng của bằng chứng là trên người nộp thuế .
Bạn có trách nhiệm thực hiện tất cả các biện pháp hợp lý để đảm bảo giấy / sổ điện tử và hồ sơ của bạn được bảo vệ , cho dù được lưu giữ trên cơ sở kinh doanh của riêng bạn hoặc bởi bên thứ ba (chẳng hạn như kế toán hoặc người kế toán). Sao lưu các bản sao nên được thực hiện và lưu trữ an toàn hoặc (đối với tài liệu điện tử) trên phương tiện dự phòng hoặc trên lưu trữ đám mây.
Nếu bạn không có bản sao lưu, bạn sẽ cần phải nỗ lực để xây dựng lại hồ sơ của mình bằng cách liên hệ với ngân hàng, công ty thẻ tín dụng, nhà cung cấp, v.v. cho bản sao hồ sơ của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu sự trợ giúp của luật sư thuế để thương lượng với CRA hoặc IRS.
Xem thêm:
Tối đa hóa các khoản khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp của bạn
7 Lời khuyên cho việc lưu giữ hồ sơ kinh doanh được tổ chức
Làm thế nào để làm chủ hệ thống nộp hồ sơ của bạn
Quay lại> Chỉ số Câu hỏi Thường Gặp về Thuế Thu nhập của Canada