Làm chủ hệ thống nộp hồ sơ của bạn!
Dành thời gian để tổ chức hệ thống nộp hồ sơ của bạn là rất quan trọng. Trong khi mọi người rất thích có một văn phòng không cần giấy tờ , thực tế là nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn có nhu cầu để lưu trữ các tài liệu giấy như hóa đơn , biên nhận , vv và có thể dễ dàng lấy chúng khi cần thiết.
Biên nhận hồ sơ đúng cách là đặc biệt quan trọng; một hệ thống nộp hồ sơ không tồn tại hoặc lộn xộn có thể thêm ngày nỗ lực thêm vào thời điểm thuế thu nhập vì bạn không muốn bỏ lỡ các khoản khấu trừ thuế do thiếu hóa đơn.
Và nếu doanh nghiệp của bạn có bao giờ phải chịu kiểm toán và bạn không thể tạo ra các tài liệu cần thiết để hỗ trợ cho các chi phí của bạn thì yêu cầu của bạn sẽ bị từ chối và đánh giá lại thuế của bạn .
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ , bạn cần có khả năng hoạt động nhanh chóng và dễ dàng tại bàn làm việc của mình . Mặc dù thiết lập một hệ thống nộp hồ sơ giấy có vẻ khó khăn, nhưng đó là một nhiệm vụ tương đối dễ dàng có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng một vài mẹo và thủ thuật nộp đơn.
Cách tổ chức hệ thống nộp hồ sơ của bạn
(1) Ngồi tại bàn của bạn trong vài phút và tìm ra nơi bạn theo bản năng sẽ tìm kiếm mọi thứ.
Tôi có một ngăn kéo ở bên phải của máy trạm. Khi tôi lần đầu tiên thiết lập hệ thống nộp hồ sơ, tôi không có gì trong đó. Khi tôi tìm bút, kẹp giấy hoặc kim bấm của tôi, đó là nơi đầu tiên tôi nhìn, mặc dù tôi biết nó trống không. Vì vậy, một cách tự nhiên tôi đặt bút, kẹp giấy và kim bấm trong ngăn kéo đó. Đối với tôi, đó là ngôi nhà tự nhiên cho những món đồ đó.
Mọi người sẽ tiếp cận điều này một cách khác nhau và những gì làm việc cho một người có thể không làm việc cho người khác. Dành vài phút để ngồi xuống không gian làm việc chính của bạn và tiếp cận với thiết bị, vật tư và tập tin. Điều đó sẽ giúp bạn thiết lập vị trí lý tưởng để tự mình điền các mục đó.
(2) Bây giờ bạn biết bạn sẽ tìm kiếm thông tin ở đâu một cách tự nhiên, bạn phải xác định xem hệ thống nộp đơn theo thứ tự chữ cái, số hay môn học có phù hợp nhất với bạn hay không.
Làm thế nào bạn sẽ tổ chức các thủ tục giấy tờ của bạn thành các loại hồ sơ (tức là chi phí, tài chính, tiếp thị )?
Làm cách nào bạn tìm thấy các giấy tờ liên quan đến chi phí kinh doanh như bảng sao kê ngân hàng, hóa đơn tiện ích, biên nhận chi phí văn phòng, nhật ký số dặm xe , v.v ...? Điều gì về thông tin khách hàng - bạn có tìm kiếm những thứ theo tên của khách hàng không? Theo số tham chiếu? Đây là một bước quan trọng, vì nó sẽ xác định cách bạn sẽ đặt ra hệ thống nộp đơn của bạn. Một khi bạn đã xác định những loại bạn sẽ sử dụng, quyết định nếu bạn cần phải đi xa hơn và tạo tiểu thể loại. Làm điều này trước khi bạn mua bất cứ thứ gì cho hệ thống nộp hồ sơ của bạn.
(3) Tiếp theo, xác định nhu cầu lưu trữ của bạn.
Bạn có số lượng tệp lớn mà bạn truy cập hàng ngày không? Bạn chỉ truy cập các tệp của mình hàng tuần không? Các câu trả lời sẽ xác định xem bạn có cần một người giữ tập tin trên máy tính để bàn, một tủ hồ sơ hai ngăn kéo gần bàn của bạn hay một tủ ngăn kéo bên ngăn kéo ngang qua phòng.
Chọn cẩn thận. Cho phép tăng trưởng khi nhìn vào tủ hồ sơ - mua một cái gì đó để chứa gấp đôi các tập tin mà bạn nghĩ rằng bạn sẽ có bây giờ. Điều này sẽ giới hạn số lần bạn sẽ phải nghỉ mát và tổ chức lại hệ thống nộp hồ sơ của bạn.
(4) Đầu tư vào hệ thống ghi nhãn hiệu quả để dễ dàng và dễ dàng truy cập.
Có thể đọc các nhãn tập tin âm thanh rõ ràng, nhưng rõ ràng trong ghi nhãn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nộp đơn nhiều hơn bạn có thể tưởng tượng.
Hầu hết các công ty tạo nhãn cung cấp các mẫu tích hợp với phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất. Bạn có thể muốn xem xét một trong những hệ thống tạo nhãn nhỏ mà giờ đây có thể in ra các nhãn gửi thư cá nhân. Các vật phẩm thực hiện nhiệm vụ kép thường là đầu tư khôn ngoan.
(5) Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mua các thư mục tệp.
Đầu tư tốt nhất là để mua các thư mục treo màu (đảm bảo các tab nhãn nhựa được bao gồm) và thư mục tập tin manila đơn giản. Thư mục treo màu là tốt nhất vì hai lý do:
- chúng dễ dàng có sẵn
- chúng giúp dễ dàng nhận ra các danh mục
Ví dụ: nếu bạn đặt tất cả các tệp khách hàng của mình vào thư mục treo vàng, thông tin tài chính trong thư mục màu xanh và bất kỳ thứ gì có liên quan đến tiếp thị trong thư mục màu đỏ, bạn có thể dễ dàng thấy được nơi bạn nên tìm kiếm một tệp cụ thể.
Đơn giản là tốt nhất
Nguyên tắc KISS áp dụng cho việc thiết lập một hệ thống nộp đơn dễ sử dụng và dễ phát triển. Giữ nó đơn giản Sweetheart! Các loại chủ đề rộng sẽ cho phép bạn dễ dàng thêm các tệp mới khi bạn phát triển và sẽ loại bỏ nhu cầu nâng cấp hoặc tổ chức lại hệ thống lưu trữ của bạn một cách thường xuyên.
Giữ nó đơn giản cũng sẽ làm cho nó dễ dàng hơn để tích hợp các tập tin giấy và kỹ thuật số của bạn như là một phần của hệ thống quản lý tài liệu tổng thể của bạn.
Đi không cần giấy tờ ở đâu có thể
Nếu bạn đang cố gắng tô màu cho doanh nghiệp của mình và chuyển sang "Văn phòng không cần giấy tờ", bạn có thể quét biên nhận chi phí và lưu trữ chúng với thông tin kế toán kỹ thuật số khác của bạn. Một số ứng dụng phần mềm kế toán trên nền tảng đám mây mới hơn tạo điều kiện thuận lợi cho việc này bằng cách có ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn chụp một biên nhận chi phí điện thoại di động và ghi lại nó (xem Phần mềm kế toán tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ ở Canada ).
Hãy nhớ rằng bản sao giấy hoặc hình ảnh kỹ thuật số của biên lai chi phí thường được chấp nhận cho Cơ quan doanh thu Canada (CRA) miễn là chúng rõ ràng dễ đọc. Nếu không, CRA có thể yêu cầu xem các tài liệu giấy gốc trong quá trình kiểm tra hoặc yêu cầu thường xuyên về tài liệu, vì vậy bản gốc phải luôn được giữ trong thời gian quy định. (Xem Tôi phải giữ hồ sơ kinh doanh của mình trong bao lâu? Để biết thêm thông tin.)