5 cách để giảm thời gian bạn nộp đơn
Nhưng thật không may, ghét nó hay không, khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, việc nộp đơn phải được thực hiện, hoặc bạn sẽ sớm tìm thấy bàn của bạn sụp đổ dưới sức nặng của tất cả các giấy mà vẫn chồng chất lên. Một người nộp đơn phải làm gì?
Có hai cách tiếp cận vấn đề có thể hữu ích.
Bạn có thể cố gắng làm cho thời gian của bạn càng ngắn càng tốt (một phương pháp tôi gần như hoàn thiện trong nhiều năm điều hành một văn phòng) hoặc làm cho thời gian của bạn nộp càng nhiều càng tốt (điều mà tôi tiếp tục cố gắng hoàn thành). Hãy xem xét các mẹo để cắt giảm số lượng thời gian bạn thực sự chi tiêu đầu tiên.
Được băm nhỏ và tái chế khi có thể
Câu hỏi đầu tiên về bất kỳ mẩu giấy nào đang nhìn chằm chằm vào bạn chờ đợi để được nộp là, "Tài liệu này cần phải được nộp?"
Rất nhiều tài liệu có trong thư có thể đi trực tiếp vào máy hủy tài liệu. Ví dụ, điểm trong việc gửi quảng cáo hoặc thư thông tin từ các công ty khác là gì? Khi bạn đang xử lý thư, hãy đọc một mẩu thư một lần, quyết định xem bạn sẽ cần nó một năm kể từ bây giờ và nộp hay băm nhỏ nó cho phù hợp.
Rất có thể bạn cũng đang nộp nhiều bản sao tài liệu mà bạn không cần phải nộp đơn - và thậm chí không nên in ngay từ đầu.
Không cần phải nộp bản sao giấy của hóa đơn hoặc thư, ví dụ, nếu các tập tin điện tử của bạn được tổ chức và bạn đang làm theo thủ tục sao lưu thích hợp.
Vì vậy, khi bạn giải quyết đống hồ sơ đó, hãy cắt "giấy bạn có thể sống mà không có".
Sử dụng một hệ thống nộp đơn giúp các công việc văn phòng khác dễ dàng hơn, không khó hơn.
Hầu hết các giấy tờ mà tôi cần phải nộp có liên quan đến quá trình kinh doanh - và các tài liệu này cần phải được nhập vào hệ thống kế toán trước khi bất cứ điều gì khác được thực hiện với họ.
Vì vậy, thay vì nhận biên lai đó cho một hộp mực máy in và nộp nó dưới "P" trong hệ thống nộp đơn chính của tôi, tôi nộp nó trong hệ thống "đầu tiên" của tôi, một loạt các thư mục được dán nhãn theo tháng và năm.
Ví dụ: nếu tôi đã mua hộp mực in vào tháng 9 năm 2017, đó là tệp mà nó đi kèm, cùng với tất cả các hóa đơn, hóa đơn và tài liệu kinh doanh khác đã xảy ra trong tháng đó. Sau đó, một vấn đề đơn giản là làm việc thông qua thư mục vào cuối tháng và thực hiện tất cả các mục kế toán cần thực hiện (hoặc nếu bạn không tự mình làm, hãy chuyển thư mục hàng tháng cho kế toán hoặc người kế toán của bạn) .
Lưu ý rằng chúng tôi điều hành một doanh nghiệp dịch vụ chứ không phải một doanh nghiệp bán lẻ, vì vậy hãy ngồi xuống và làm việc trên các tài khoản mỗi tháng một lần cho tôi. Bạn sẽ cần sửa đổi ý tưởng thư mục hàng tháng cho phù hợp nếu bạn cần cập nhật tài khoản của mình thường xuyên hơn.
Hãy suy nghĩ trước khi bạn tập tin
Điều gì xảy ra sau khi tôi đã sử dụng các thư mục hàng tháng để thực hiện kế toán? Các tài liệu cần được chuyển sang hệ thống nộp đơn “chính”. Nhưng thay vì chỉ nộp mỗi tài liệu riêng lẻ tùy theo tiêu đề của nó, tôi nộp một cách hợp lý theo nhóm, một thủ tục nộp đơn tôi tìm thấy nhanh hơn nhiều.
Chúng ta hãy xem xét một ví dụ khác về hộp mực máy in.
Thay vì gửi biên nhận này dưới “P” cho hộp mực máy in, tôi sẽ gửi mẫu này dưới mục Office Supplies - Receipts, cùng một nơi mà tôi sẽ gửi tài liệu như biên nhận cho một bộ sưu tập ghi chú sau hoặc biên lai cho máy in giấy. Điều này không chỉ làm cho việc nộp đơn nhanh hơn mà còn dễ dàng hơn trong việc tìm tài liệu sau đó.
Sử dụng toàn bộ từ và cụm từ trên nhãn thư mục tệp của bạn, không chỉ chữ cái
Không có quy tắc nào nói rằng bạn chỉ bị giới hạn ở các chữ cái đơn khi tạo các bộ phận của hệ thống nộp đơn của bạn. Và nếu bạn làm, bạn đang làm cho việc nộp đơn của bạn không cần thiết chậm và phức tạp. Tùy chỉnh hệ thống nộp đơn của bạn để bạn có thể hưởng lợi từ việc gửi một nhóm và tìm đúng vị trí để đặt tài liệu nhanh hơn.
Ví dụ, thay vì chỉ có một phần của hệ thống nộp đơn của tôi có nhãn "C", tôi cũng có một phần có nhãn "Tập tin khách hàng".
Các tệp trong “Tệp khách hàng” được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Vẻ đẹp của việc tùy biến hệ thống nộp đơn của bạn theo cách này là nó luôn có thể được chia nhỏ và tổ chức nếu bạn cần. Vì vậy, một khách hàng lớn có thể có một bộ chia hệ thống tập tin được gắn nhãn với tên của cô trong phần "Tập tin khách hàng" để làm cho việc tìm kiếm các tài liệu liên quan đến cô ấy dễ dàng hơn.
Trong ví dụ này, sau đó, các nhãn trên hệ thống nộp hồ sơ sẽ đọc “B”, “C”, “Tệp Khách hàng”, “D” ... Xem hồ sơ của bạn trở nên dễ dàng hơn bao nhiêu?
Một mẹo nộp đơn khác để tăng tốc độ nộp hồ sơ của bạn: Đừng quên tùy chỉnh bảng chữ cái. Thay vì chỉ có một phần "M", nhãn một "Mc" quá.
Giữ cho hệ thống nộp đơn “đầu tiên” của bạn gần gũi và thuận tiện
Một điều tuyệt vời khác về việc sử dụng hệ thống lưu trữ hai giai đoạn như hệ thống tôi đã mô tả ở trên là dễ dàng hơn để giữ cho giai đoạn đầu tiên của hệ thống nộp hồ sơ của bạn (thư mục hàng tháng) gần với không gian làm việc của bạn. Bạn sẽ có nhiều hơn nữa nghiêng để nộp các giấy tờ ngay lập tức thay vì để chúng chồng chất lên nếu bạn có một nơi gần gũi, có tổ chức để nộp chúng.
Vì vậy, đặt các thư mục hàng tháng cuối cùng, hiện tại và tháng tiếp theo của bạn vào khay hoặc sử dụng tệp concerto và đặt nó trong vòng tay của bạn trong không gian làm việc của bạn. Phần lớn hệ thống nộp hồ sơ của bạn (hệ thống hồ sơ “chính”, như chúng tôi đã gọi ở trên, có thể nằm ngang qua phòng hoặc ngay cả trong một căn phòng khác hoàn toàn, nhưng vì lợi ích của tiết kiệm thời gian , bạn không cần phải đứng lên làm nộp hồ sơ đầu tiên của bạn.
Làm thế nào để làm cho Nộp Fun
Những lời khuyên tôi đã gửi cho bạn cho đến nay sẽ giúp bạn cắt giảm thời gian bạn nộp đơn và ngăn ngừa đóng băng não. Nhưng điều gì khiến cho thời gian của bạn trở nên thú vị hơn?
Trong sự thật, chiến lược duy nhất tôi đã đưa ra ở đây là hối lộ hoàn toàn, tự thưởng cho mình một cookie nếu tôi nộp một lượng thời gian nhất định. Điều này sẽ làm việc nhưng có thể dẫn đến việc đặt trên nhiều bảng Anh nếu bạn có rất nhiều hồ sơ để làm.
Hoặc bạn có thể sử dụng một cách tiếp cận nghệ thuật hơn, sử dụng tất cả các màu sắc khác nhau cho thư mục tệp của bạn và sử dụng phông chữ hoặc thư pháp bất thường cho nhãn. Có hay không điều này làm cho nộp hồ sơ của bạn thú vị hơn, nó chắc chắn sẽ làm cho nó hấp dẫn hơn.
Và ai biết? Có lẽ thực tế là việc nộp hồ sơ của bạn nhanh hơn rất nhiều và bây giờ nó được tổ chức như vậy sẽ khiến cho việc này trở nên thú vị hơn rất nhiều.