Việc giữ các biên nhận kinh doanh được tổ chức có thể giúp các chủ doanh nghiệp theo dõi tiến trình kinh doanh của họ cùng với việc chuẩn bị cho các báo cáo tài chính.
Nó cũng giúp xác định nguồn thu nhập, theo dõi các chi phí và chuẩn bị các mặt hàng để khai thuế.
Một hệ thống tốt hơn
Trong những năm qua, điều quan trọng là phải phát triển một hệ thống nộp hồ sơ tốt cho các hóa đơn. Ví dụ, điều này có thể bao gồm một hệ thống nộp đơn giúp việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng và cho phép bạn lấy lại một biên nhận cụ thể nếu bạn cần tìm kiếm một bản ghi cụ thể theo ngày hoặc danh mục.
Một ví dụ về việc lưu giữ biên nhận kinh doanh được tổ chức là giữ một loạt các thư mục tệp được gắn nhãn theo tháng và năm, chẳng hạn như "Biên lai tháng 11 năm 2017". Hai thư mục tệp mới nhất có thể nằm trên đầu bàn của bạn để khi bạn thu thập các biên nhận trên các vòng khác nhau của bạn, thật dễ dàng để đưa chúng vào thư mục chính xác hàng tháng.
Sau đó, khi bạn thực hiện các mục nhập dữ liệu hàng tháng của mình, bạn có thể lấy thư mục tệp hàng tháng thích hợp và sắp xếp biên nhận doanh nghiệp thành cọc dựa trên phân loại thuế thu nhập của họ . Ví dụ, bạn có thể kẹp tất cả các biên nhận phần mềm với nhau, tất cả các chi phí thực phẩm và giải trí sẽ thu lại với nhau, và tất cả các chi phí liên quan đến ô tô sẽ được thu lại với nhau.
Khi bạn đã nhập xong dữ liệu , bạn có thể đặt thư mục nhận của tháng ở vị trí thích hợp trong ngăn kéo của một trong các tủ hồ sơ của bạn.
Nếu bạn là một người kinh doanh có nhiều biên nhận chi phí, thật dễ dàng để thích ứng với cùng một hệ thống được nêu ở trên cùng với các mục thường xuyên hơn.
Tạo bản sao hoặc hình ảnh kỹ thuật số
Nếu bạn đang cố gắng chuyển sang "Văn phòng không cần giấy tờ" như hầu hết thế giới hiện đại trong những ngày này, bạn có thể quét biên nhận chi phí và lưu trữ chúng với thông tin kế toán kỹ thuật số khác.
Trên thực tế, một số ứng dụng phần mềm kế toán dựa trên đám mây mới hơn có các ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn chụp nhanh điện thoại di động của biên nhận chi phí và ghi lại khi đang di chuyển.
Đối với những người kinh doanh ở Canada, bản sao giấy hoặc hình ảnh kỹ thuật số của biên lai chi phí thường được chấp nhận cho Cơ quan doanh thu Canada (CRA) miễn là chúng rõ ràng dễ đọc. Nếu không, CRA có thể yêu cầu xem các tài liệu giấy gốc trong quá trình kiểm tra hoặc yêu cầu thường xuyên về tài liệu. Vì vậy, bản gốc nên luôn luôn được giữ cho thời gian quy định, đó là trung bình cho một đề nghị sáu năm.
Giảm thuế thời gian dễ dàng
Việc trả tiền vì đã dành thời gian để tổ chức biên nhận chi phí của bạn trước khi bạn nộp chúng là trong việc khai thuế thu nhập doanh nghiệp của bạn. Đối với một điều, bạn sẽ có tất cả các biên lai của bạn sẽ phục vụ như là bằng chứng cho các khoản khấu trừ thuế thu nhập liên quan đến kinh doanh của bạn. Đối với người khác, đã sắp xếp biên lai của bạn theo các loại chi phí kinh doanh nghĩa là tất cả các biên nhận có liên quan của bạn cho từng danh mục đã sẵn sàng để kiểm đếm, giúp điền tờ khai thuế thu nhập của bạn nhanh chóng và dễ dàng.
Lưu ý: Tại Canada, nếu bạn điều hành một chủ sở hữu duy nhất hoặc một quan hệ đối tác , chi phí kinh doanh của bạn được nhập vào mẫu T2125 là một phần của tờ khai thuế thu nhập cá nhân T1 của bạn.
Nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp của mình với tư cách là một công ty ở Canada, bạn sẽ yêu cầu chi phí kinh doanh trên tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp T2 của bạn.
Khi thuế thu nhập của bạn được nộp
Bởi vì rất nhiều tờ khai thuế thu nhập hiện được nộp trực tuyến, không còn phổ biến hoặc cần thiết để gửi biên nhận chi phí của bạn khi bạn nộp thuế thu nhập của mình. Thay vào đó, hãy đặt tất cả các biên nhận có liên quan của bạn cho năm thuế trong một thư mục có nhãn năm, chẳng hạn như "Biên lai thuế 2017" và thêm thư mục vào tủ hồ sơ của bạn, cho dù là kỹ thuật số hay vật lý.
Nếu bạn có bất kỳ tranh chấp nào với Cơ quan doanh thu Canada, IRS hoặc đơn giản là được kiểm toán , biên nhận của bạn sẽ là bằng chứng quan trọng.