Phần mềm kế toán có thể trở thành một công cụ quản lý tài chính tuyệt vời
Hầu như tất cả các nhà cung cấp phần mềm kế toán đã chuyển sản phẩm của họ sang đám mây và cung cấp các dịch vụ dựa trên đăng ký trực tuyến từ cơ bản đến nâng cao về các tính năng và giá cả. Đối với các nhà cung cấp khoảng 10 đô la / tháng như FreshBooks và Zoho cung cấp gói khởi động thích hợp cho dịch giả tự do và sở hữu duy nhất , bao gồm lập hóa đơn, theo dõi chi phí và báo cáo đơn giản.
Các doanh nghiệp được kết hợp và / hoặc có nhân viên thường cần gói kế toán nâng cao hơn như QuickBooks và Sage 50 có thể thực hiện hạch toán kép, bao gồm các khoản phải thu , Tài khoản phải trả và Khả năng sổ kế toán chung . Các tính năng khác có sẵn trong các dịch vụ nâng cao hơn bao gồm bảng lương, quyền truy cập nhiều người dùng, chuyển đổi tiền tệ, thời gian và thanh toán, theo dõi khoảng không quảng cáo, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phân tích và hơn thế nữa.
Bất kể nhu cầu của bạn, phần mềm kế toán có thể là một thỏa hiệp tốt giữa việc cố gắng làm kế toán của riêng bạn bằng cách sử dụng bảng tính và thuê một chuyên gia để làm tất cả các kế toán của doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Dưới đây là những lợi thế chính khi sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ cung cấp cho bạn:
1) Tính trung gian
Cho dù bạn đang chạy một hoạt động bán lẻ mà mỗi giao dịch được nhập điện tử khi xảy ra hoặc tư vấn một người mà bạn đang nhập giao dịch của bạn hai tuần một lần, sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ buộc bạn phải cập nhật dữ liệu và luôn cập nhật.
Và bị buộc phải ở lại hiện tại có thêm lợi ích của việc giữ cho bạn điều chỉnh trong các xung tài chính của doanh nghiệp nhỏ của bạn. Bạn có một cơ hội tốt hơn để phát hiện khoảng cách dòng tiền hoặc khách hàng đang phát triển một vấn đề tín dụng nghiêm trọng hơn người kinh doanh nhỏ, những người chỉ cần ném tất cả hóa đơn và hóa đơn vào ngăn kéo và xử lý chúng vào cuối quý hoặc năm.
2) Tính di động
Phần mềm kế toán dựa trên đám mây mang lại cho bạn lợi thế là có thể truy cập vào tài khoản doanh nghiệp của bạn từ bất kỳ đâu. Cũng như hỗ trợ các trình duyệt web được sử dụng phổ biến nhất hầu hết các nhà cung cấp phần mềm kế toán trực tuyến cung cấp cho iPhone / iPad và các ứng dụng Android, cho phép bạn (ví dụ):
- Gửi hóa đơn trực tiếp từ thiết bị di động của bạn.
- Xem thông tin về khách hàng, chi phí hoặc hóa đơn.
- Ghi lại chi phí ngay lập tức và đính kèm biên nhận. Ví dụ, bạn có thể chụp một bức ảnh của một tab ăn tối với một khách hàng và đính kèm nó vào chi phí.
- Theo dõi thời gian thanh toán với bộ hẹn giờ tích hợp.
- Nhập một khách hàng mới trực tiếp từ thông tin liên hệ trên điện thoại của bạn.
Ưu điểm tiết kiệm thời gian và tiền bạc khác của phần mềm kế toán trực tuyến là khả năng cho phép người kế toán truy cập trực tiếp vào sách của bạn thông qua ứng dụng trực tuyến, thay vì phải chuyển giấy hoặc tệp điện tử theo cách thủ công bất cứ khi nào họ cần truy cập vào tài khoản của bạn.
3) Tập trung
Sử dụng phần mềm kế toán tập trung nhiều khía cạnh quản lý tài chính của doanh nghiệp của bạn vì bạn sẽ có thể giải quyết các nhiệm vụ như quản lý hàng tồn kho, lập hóa đơn, biên chế và thậm chí một số khía cạnh của quản lý quan hệ khách hàng từ bên trong chương trình phần mềm kế toán của bạn.
Tập trung giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc vì bạn không phải mua các chương trình phần mềm riêng biệt để làm những việc như khách hàng hóa đơn.
4) Đơn giản hóa việc tuân thủ thuế
Ngoài việc hiển thị số tiền thuế phải trả trên hóa đơn cụ thể, phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ cũng cho phép bạn chuẩn bị báo cáo, ví dụ: số thuế cụ thể mà doanh nghiệp của bạn đã trả trong một khoảng thời gian nhất định, giúp thu thập dữ liệu bạn dễ dàng hơn cần điền và nộp các mẫu khai thuế của chính phủ (chẳng hạn như, tại Canada, thuế GST / HST ). Một số phần mềm kế toán doanh nghiệp thậm chí cho phép bạn gửi trực tiếp GST / HST.
5) Cung cấp các công cụ phân tích
Có phần mềm kế toán doanh nghiệp tốt giống như có một cố vấn tài chính nội bộ; báo cáo có thể tùy chỉnh cho phép bạn phân tích các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp nhỏ của mình, cung cấp dữ liệu bạn cần để đưa ra quyết định tài chính tốt hơn.
Các báo cáo như Tóm tắt Bảng cân đối cho biết chính xác doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào trong khi các báo cáo như Khách hàng Ai biết tiền cho phép bạn quản lý Tài khoản của mình một cách dễ dàng hơn.
6) Độ chính xác
Bởi vì phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ thực hiện rất nhiều tính toán cần thiết cho bạn, dữ liệu tài chính của bạn sẽ có mức độ chính xác cao hơn nếu bạn giữ hồ sơ và bút giấy kiểu cũ - đặc biệt nếu bạn có nhiều người nhập dữ liệu .
Nó cũng giúp dễ dàng truy cập và cung cấp thông tin chính xác hơn. Cần địa chỉ gửi thư của nhà cung cấp? Để biết thời điểm khách hàng thực hiện thanh toán lần cuối trên tài khoản chưa thanh toán? Hoặc bạn có bao nhiêu tấm thảm tập yoga ACME? Đó là tất cả ngay tại đó.