Quản lý tiền mặt và thanh khoản của bạn để thành công trong kinh doanh liên tục
Các doanh nghiệp khởi nghiệp thường thấy mình thiếu tiền mặt ngay lập tức.
Các doanh nghiệp hiện tại có thể tìm cách để tồn tại nếu họ có thể tìm cách tạo tiền mặt. Tiền mặt là yếu tố quan trọng nhất của sự sống còn đối với một doanh nghiệp nhỏ. Các doanh nghiệp nhỏ thường nói rằng không có khả năng kiểm soát tiền mặt là vấn đề lớn nhất của họ.
Cũng giống như một cá nhân hoặc một gia đình, các công ty cần một khoản tiền mặt để dựa vào. Điều này mang lại cho họ an ninh trong thời gian không ổn định. Nó cũng cung cấp cho họ một cơ hội để tận dụng lợi thế của các khoản đầu tư chiến lược hoặc tận dụng các cơ hội để giảm chi phí. Các doanh nghiệp nhỏ cũng phải tập trung vào khái niệm về dòng tiền tự do để thiết lập quỹ tiền mặt đó.
Duncan Connor, nói về cách các công ty sử dụng dòng tiền của họ để duy trì thành công trong cuộc suy thoái 2007-2009 , "Đó là một trường hợp đơn giản trong việc quản lý lượng hàng trong và ngoài doanh nghiệp của bạn và khi nào. xây dựng cơ sở khách hàng của họ. "
"Một trong những điều đầu tiên mà các doanh nghiệp thành công đã làm trong thời kỳ suy thoái là xem xét việc vay và thương lượng lại những điều khoản đó, trong khi nó có thể kéo dài hơn nhiều năm và cuối cùng đắt tiền hơn, bây giờ đã trả thấp hơn. có lẽ là một ý tưởng tồi đối với hầu hết các doanh nghiệp, nhưng nếu tái cấp vốn nợ hiện tại cho phép bạn ở lại trong kinh doanh, có một mặt hạn chế nhất định để làm điều đó. "
"Các doanh nghiệp khác đã đàm phán thời gian dài hơn để thanh toán cho nhà cung cấp, đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán nhanh hơn".
Một cách khác mà các doanh nghiệp kinh tế suy thoái quản lý dòng tiền là quản lý số lượng hàng tồn kho đang được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào - chi phí hàng tồn kho và tiền hàng tồn kho trên sàn của bạn trong nhiều tuần có chi phí cơ hội có thể phá sản doanh nghiệp của bạn. "
Việc kiểm soát chi phí ít được mong muốn nhất luôn là nguồn nhân lực, nhưng khi đơn đặt hàng giảm, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã sa thải nhân viên, lập đóng băng hoặc cắt giảm để trả tiền và hưởng lợi, giảm đầu tư cho thuê và đào tạo. "
Connor kết luận: "Ở phía bên kia của sự vật, dòng tiền kiếm tiền bên trong, cũng có một vài thủ thuật."
"Khoản tiền phải thu bao gồm các khoản phải trả đã xuất hiện trên radar của nhiều nhà khai thác kinh doanh nhỏ trong hai năm qua, nhưng điểm nổi bật là bạn bán hóa đơn của mình từ ba đến mười phần trăm ít hơn số tiền hóa đơn . Câu trả lời là đối với hầu hết các doanh nghiệp, 90% hóa đơn hiện nay tốt hơn 100% hóa đơn trong chín mươi ngày. Đó là nếu khách hàng thanh toán đầy đủ. bên thứ ba và tập trung vào kinh doanh và tạo ra khách hàng tiềm năng thay vì theo đuổi thanh toán.
Bên thứ ba đuổi theo khách hàng để thanh toán. "
"Nhiều chủ sở hữu duy nhất và quan hệ đối tác đã cắt giảm số tiền mà chủ sở hữu đã trả, và trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu đã bơm thêm tiền của họ vào doanh nghiệp để tiếp tục hoạt động, trong khi những người khác chuyển doanh nghiệp của họ sang các khu vực đa dạng hoặc sinh lợi hơn ."
Tiền và lợi nhuận
Dòng tiền và lợi nhuận không giống nhau. Kế toán tài chính không tập trung vào dòng tiền . Nó tập trung vào thu nhập ròng hoặc lợi nhuận. Về lâu dài, lợi nhuận và dòng tiền là gần như nhau, nhưng sự khác biệt quan trọng là thời gian.
Thời gian có thể rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nhỏ . Ví dụ: khi bạn bán hàng cho khách hàng tín dụng, bạn nhận ra rằng việc bán hàng đó ngay lập tức trên bảng sao kê thu nhập của bạn. Đó được gọi là kế toán lũy kế . Tuy nhiên, bạn không nhận được tiền ngay lập tức.
Trên ngân sách tiền mặt và báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn, bạn không hiển thị giao dịch tín dụng đó cho đến khi bạn thực sự nhận được thanh toán.
Bạn có thể thấy khoảng cách giữa lợi nhuận và dòng tiền có thể rất lớn. Ví dụ: nếu bạn có doanh thu tín dụng tăng trưởng nhanh, lợi nhuận có thể vượt xa số tiền thực nhận được. Loại tình huống này khiến các công ty nhỏ hơn rất dễ bị hết tiền mặt.
Thanh khoản là gì?
Bạn thường nghe thấy từ thanh khoản được sử dụng kết hợp với quản lý tiền mặt. Thanh khoản là khả năng thanh toán các nghĩa vụ nợ ngắn hạn của công ty. Nói cách khác, nếu công ty có đủ thanh khoản , công ty có thể thanh toán các khoản nợ hiện tại như các khoản phải trả . Thông thường, các khoản phải trả là các khoản nợ bạn nợ cho các nhà cung cấp của bạn.
Có các phương pháp bạn có thể sử dụng để đo lường tính thanh khoản của bạn. Phân tích tỷ lệ tài chính sẽ giúp bạn xác định xem doanh nghiệp của bạn có thanh khoản như thế nào hoặc thành công như thế nào trong việc đáp ứng các nghĩa vụ nợ ngắn hạn của mình. Tỷ lệ hiện tại sẽ giúp bạn xác định tỷ lệ tài sản hiện tại của bạn với các khoản nợ hiện tại của bạn. Tài sản hiện tại bao gồm tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho và đôi khi các chi tiết đơn hàng khác như chứng khoán có thể bán được. Bạn cần có nhiều tài sản hiện tại hơn các khoản nợ hiện tại trên bảng cân đối của bạn mọi lúc.
Tỷ lệ nhanh chóng sẽ cho phép bạn xác định xem bạn có thể thanh toán các nghĩa vụ nợ ngắn hạn của mình hoặc các khoản nợ hiện tại mà không phải bán bất kỳ khoản khoảng không quảng cáo nào. Điều quan trọng đối với một doanh nghiệp là có thể làm điều này bởi vì, nếu bạn phải bán hàng tồn kho để thanh toán hóa đơn có nghĩa là bạn phải tìm người mua cho khoảng không quảng cáo đó. Tìm người mua không phải lúc nào cũng dễ dàng hoặc có thể.
Có nhiều biện pháp thanh khoản khác mà bạn sẽ muốn sử dụng để xác định vị trí tiền mặt của bạn.
Tập trung vào tính thanh khoản sẽ tự nhiên hơn đối với một CEO hơn là một kế toán viên được đào tạo để thực hành kế toán lũy kế . Khi doanh nghiệp của bạn chỉ mới bắt đầu, bạn về cơ bản chạy nó ra khỏi một sổ séc, đó là một ví dụ về kế toán tiền mặt . Miễn là có tiền mặt trong tài khoản, doanh nghiệp của bạn là dung môi. Khi doanh nghiệp của bạn trở nên phức tạp hơn, bạn sẽ phải áp dụng kế toán tài chính phức tạp hơn. Tuy nhiên, bạn phải tập trung vào tính thanh khoản và quản lý tiền mặt mặc dù bạn theo dõi thu nhập ròng thông qua kế toán tài chính.
Ngân sách tiền mặt
Hầu hết các công ty nên chuẩn bị ngân sách tiền mặt hàng tháng để theo dõi tiền mặt của họ. Trong thực tế, ngân sách tiền mặt nên được thực hiện sáu đến mười hai tháng trước để dự án nhu cầu tiền mặt . Ngân sách tiền mặt sẽ nắm bắt chênh lệch thời gian giữa lợi nhuận bạn thấy trên báo cáo thu nhập và tiền mặt thực sự đi vào công ty và chảy ra khỏi công ty.
Mục đích của ngân sách tiền mặt không phải là đặt mục tiêu tiền mặt mà là để dự đoán nhu cầu. Nếu bạn chuẩn bị ngân sách tiền mặt từ 6 - 12 tháng trước và nhu cầu của bạn thay đổi, thì hãy thay đổi ngân sách tiền mặt của bạn. Giữ cho chúng được cập nhật bởi vì chi phí chạy thấp trên tiền mặt trong một doanh nghiệp là cao. Bạn nên biết rằng từ tài chính cá nhân của riêng bạn. Chuẩn bị ngân sách của bạn một cách thận trọng.
Ngân sách tiền mặt có thể giải quyết các tình huống "nếu-". Bạn có thể sử dụng chúng để kiểm tra các kịch bản tương lai khác nhau có thể xảy ra. Bạn có thể đính kèm tỷ lệ phần trăm xác suất vào kịch bản trong tương lai và kiểm tra các giả định của bạn. Ví dụ: bạn có thể thay đổi tốc độ của bộ sưu tập hoặc thời gian mua hàng tồn kho của bạn và xem nó ảnh hưởng như thế nào đến vị trí tiền mặt của bạn.
Cách tối đa hóa luồng tiền của bạn
Mục tiêu của bạn, với tư cách chủ sở hữu và người quản lý công ty của bạn, là thu toàn bộ tiền mặt ra khỏi bảng cân đối mà bạn có thể. Bạn không chỉ muốn kiếm được nhiều tiền từ công ty của bạn nhất có thể, nhưng bạn cũng muốn giữ nó ra ngoài trong trường hợp có khủng hoảng tiềm năng hoặc thực tế.
Hai trong số các tài khoản tài sản hiện tại của bạn thường là các khoản rút tiền lớn trên tiền mặt của bạn. Họ là hàng tồn kho và các khoản phải thu. Khoảng không quảng cáo là các sản phẩm bạn bán và các khoản phải thu là tài khoản tín dụng của bạn hoặc các tài khoản đại diện cho tín dụng bạn mở rộng cho khách hàng. Số dư trong cả hai tài khoản cần được quy đổi thành tiền mặt càng sớm càng tốt.
Bạn có thể sử dụng phân tích tỷ lệ tài chính để kiểm tra vị trí của bạn liên quan đến khoảng không quảng cáo và khoản phải thu . Tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho có thể cho bạn biết nếu hàng tồn kho của bạn là lỗi thời hoặc nếu bạn đang bán quá nhanh bạn đang thả ra. Các tỷ lệ phải thu của tài khoản, chẳng hạn như doanh số bán hàng trong ngày, có thể cho bạn biết khách hàng tín dụng của bạn đang làm sạch tài khoản của họ nhanh như thế nào. Khi bạn xác định vị trí của khoảng không quảng cáo và khoản phải thu của mình, bạn có thể thực hiện các hành động thích hợp để điều chỉnh và có thêm tiền mặt vào công ty của bạn.
Một cách khác để nhận thêm tiền mặt vào doanh nghiệp của bạn liên quan đến các khoản tín dụng của khách hàng và các khoản phải thu của bạn là sử dụng hệ thống hộp khóa để thu tiền. Nếu bạn có thanh toán có dây hoặc gửi qua thư tới hộp khóa, các khoản thanh toán đó sẽ được chuyển vào tài khoản của bạn nhanh hơn. Sau đó, ngân hàng của bạn có thể quét tiền vào tài khoản có lãi.
Một chiến lược ngắn hạn khác để ép tiền ra khỏi bảng cân đối kế toán của bạn là xem xét các khoản nợ hiện tại trên bảng cân đối kế toán của bạn. Tập trung vào các tài khoản của bạn phải trả. Họ là những gì bạn nợ nhà cung cấp của bạn. Thanh toán các tài khoản của bạn phải trả vào ngày đến hạn, không sớm. Không có lý do gì để cung cấp cho nhà cung cấp của bạn những ngày tiền mặt của bạn trước khi hóa đơn đến hạn. Doanh nghiệp của bạn cần phải sử dụng tiền mặt đó. Kéo dài việc sử dụng tiền của bạn.
Chìa khóa để quản lý tiền mặt tốt
Điểm mấu chốt để quản lý tiền mặt tốt là, trong một cuộc khủng hoảng, các báo cáo tài chính điển hình trở nên không liên quan và tất cả những điều quan trọng là tồn tại từ quan điểm tiền mặt. Trong một cuộc khủng hoảng tiền mặt, chẳng hạn như suy thoái kinh tế, sự tập trung của chủ doanh nghiệp trở nên, bởi sự cần thiết, rất ngắn hạn. Thông thường, một cuộc khủng hoảng tiền mặt sẽ thấm nhuần thực hành quản lý tiền mặt tốt trong các nhà quản lý kinh doanh mà tiếp tục từ ngày đó trở đi.
Người quản lý phải hiểu cách chuẩn bị ngân sách tiền mặt hàng tháng. Tiếp theo, họ phải hiểu các nguồn và sử dụng tiền mặt như đã nêu trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ , một trong ba báo cáo tài chính bắt buộc. Phản hồi bạn nhận được từ các báo cáo tài chính này là vô giá. Bắt đầu với hàng tồn kho và các khoản phải thu, nếu người quản lý có thể tối đa hóa dòng tiền của họ, họ hầu như luôn có thể tránh hết tiền mặt và phơi bày các vấn đề về dòng tiền.