Hóa đơn, đôi khi được gọi là hóa đơn bán hàng, là tài liệu được gửi bởi nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho người mua. Hóa đơn thiết lập nghĩa vụ đối với một phần của bên mua để thanh toán, tạo một khoản phải thu . Nói cách khác, hóa đơn là văn bản xác minh thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hóa đơn là một phần quan trọng trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp và hệ thống lưu giữ hồ sơ kế toán vì chúng ghi lại các giao dịch bán hàng.
Hóa đơn bao gồm những gì?
Các phần thông thường trong hóa đơn bao gồm:
- Ngày tạo hóa đơn. Đừng quên điều này! Ngày của hóa đơn bắt đầu đồng hồ đánh dấu vào khách hàng. Nếu bạn có điều khoản (thời hạn thanh toán), bạn muốn bao gồm ngày để mọi người biết khi nào đến hạn thanh toán.
- Tên và địa chỉ của khách hàng và nhà cung cấp. Nếu bạn đang tạo hóa đơn trong phần mềm kế toán, bạn chỉ có thể cần địa chỉ email của khách hàng, nhưng bạn vẫn nên thu thập và bao gồm địa chỉ thực, trong trường hợp bạn cần gửi thư hoặc tài liệu thực.
- Liên hệ tên của các cá nhân tại hai doanh nghiệp (hoặc doanh nghiệp và cá nhân). Đó là quy tắc quan hệ khách hàng tốt để đảm bảo bạn đánh vần tên chính xác.
- Mô tả các mặt hàng đã mua , một trong hai sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm giá cả và số lượng. Thông thường bạn sẽ có các mô tả và số lượng hàng tồn kho tiêu chuẩn. Nhưng hãy cụ thể và chi tiết nhất có thể, khi bạn tạo hóa đơn. Điều này tránh nhầm lẫn và "tôi không biết" vấn đề.
- Điều khoản thanh toán. Ví dụ: nhà cung cấp có thể chỉ định "net 30 ngày", có nghĩa là toàn bộ số tiền đến hạn trong vòng 30 ngày.
Cách lập hóa đơn cho khách hàng
Bạn có thể đang sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp trực tuyến hoặc có thể bạn đang sử dụng hóa đơn được in sẵn mà bạn sẽ hoàn tất. Quy trình hoạt động theo cùng một cách cho cả hai quá trình lập hóa đơn.
Bạn sẽ chuẩn bị hóa đơn chỉ sau khi bạn đã giao hoặc giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.
- Bắt đầu bằng cách xác định khách hàng . Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể muốn xác định khách hàng phụ hoặc công việc trong tệp của khách hàng đó.
- Bao gồm các số tài liệu trước đó có liên quan đến việc bán hàng này, bao gồm mọi đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận hoặc ước tính bán hàng.
- Xác định các mặt hàng đã bán và giao hàng . Thông thường, bạn sẽ bao gồm tên của sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng (hoặc thời gian, dịch vụ) và giá (mỗi mục hoặc mỗi giờ). Nếu bạn đang sử dụng phần mềm trực tuyến, tổng số cho mỗi mục được tính toán. Đây là nơi bạn có thể cần phải phân loại một mục là " đặt hàng lại ".
- Mỗi mục có dòng riêng của nó và tổng cộng tất cả các dòng được thêm vào.
- Tiếp theo, bạn sẽ bao gồm thông tin bất kỳ khoản tiền gửi nào đã được khách hàng thực hiện hoặc bất kỳ chiết khấu nào được áp dụng cho hóa đơn này.
- Bạn có thể muốn cung cấp cho khách hàng các phương thức thanh toán khác nhau, có thể giảm giá cho thanh toán bằng tiền mặt.
- Bao gồm các điều khoản giao hàng cho các sản phẩm được giao. Có hai loại: FOB điểm vận chuyển hoặc điểm đến FOB. (F OB là viết tắt của "miễn phí trên tàu." ) Nếu các điều khoản là FOB vận chuyển điểm, người gửi hàng (đó là người bán) trả tiền vận chuyển. Nếu các điều khoản là FOB đích, người mua trả tiền vận chuyển. Nó cũng là một ý tưởng tốt để lưu ý nếu khách hàng chọn lên các mục hoặc các mặt hàng, trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi về các mục được nhận.
- Bao gồm các điều khoản bán hàng. Đó là, khi nào bạn muốn người mua thanh toán và bạn có giảm giá cho khoản thanh toán sớm không? Các điều khoản được thể hiện như thế này 2/10 Net / 30. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ được giảm giá 2% nếu nhận được thanh toán trong vòng 10 ngày và toàn bộ số dư sẽ đến hạn sau 30 ngày.
Hóa đơn có thể được gửi qua thư hoặc gửi qua email hoặc fax cho khách hàng.
Khi khách hàng thanh toán, số hóa đơn phải được ghi trên biên lai bán hàng và khớp với biên nhận bán hàng trong phần mềm kế toán của bạn, vì vậy rõ ràng là hóa đơn đã được thanh toán. Khoản thanh toán sẽ lấy số tiền chưa thanh toán trong tài khoản phải thu của bạn.
Hóa đơn so với Đơn đặt hàng
Hóa đơn đôi khi bị nhầm lẫn với đơn đặt hàng . Đơn đặt hàng (PO) trước giao dịch và hóa đơn sau giao dịch. Đơn đặt hàng ghi lại đơn đặt hàng của khách hàng cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.
Mặt khác, hóa đơn ghi lại biên lai của sản phẩm hoặc dịch vụ và như đã nêu ở trên, các điều khoản thanh toán. Đơn đặt hàng được nhiều công ty sử dụng như là một phần của quy trình phê duyệt. Một số công ty yêu cầu đơn đặt hàng cho sản phẩm hoặc dịch vụ trên một số tiền cụ thể.
Hóa đơn so với hóa đơn
Sự khác biệt giữa hóa đơn và hóa đơn là trọng tâm và quan điểm. Hóa đơn được tạo bởi nhà cung cấp và đó là tuyên bố về dịch vụ hoặc sản phẩm được sản xuất và phân phối cho khách hàng, kể cả số tiền còn nợ. Hóa đơn có thể được tạo trước hoặc sau khi nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Thông thường, một hóa đơn được bao gồm trong các sản phẩm được phân phối, vì vậy người nhận có thể kiểm tra các mặt hàng để đảm bảo chúng có tất cả.
Hóa đơn là yêu cầu thanh toán. Một hóa đơn thường được xem xét từ quan điểm của khách hàng. Việc nhận hóa đơn không có hoá đơn, như trong nhà hàng hoặc cửa hàng bán lẻ là điều bình thường. Một hóa đơn thường được đưa ra với kỳ vọng thanh toán ngay lập tức.
Một số ví dụ về hóa đơn
Hóa đơn mẫu này bao gồm thông tin của Canada, nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về hóa đơn bao gồm .
Dưới đây là một số hướng dẫn từng bước để tạo hóa đơn.