Nguyên tắc mẫu hóa đơn cho các nhà văn tự do

Những điều bạn cần biết về hóa đơn

Khi tôi thuê các nhà văn mới ( đôi khi tôi làm cho khối lượng công việc ), tôi thường phải giải thích cho họ cách đơn giản hóa đơn có thể được. Thật khó để đọc giai điệu trong một số email, nhưng tôi nghĩ một số người trong số họ có thể hoảng sợ khi tôi nói rằng tôi muốn có hóa đơn. Không cần phải hoảng sợ!

Họ cần điều đó để làm gì?

Hóa đơn phục vụ một số mục đích. Nó không chỉ là chất xúc tác giúp bạn trả tiền, mặc dù tôi muốn mạo hiểm nói rằng đó là vai trò số 1, huh?

Nhưng người mua thường cần người nhận vì các lý do khác. Họ cần bản ghi đó. Họ cần phải chứng minh rằng họ đã trả tiền cho bạn, thường để họ có thể viết ra khoản thanh toán của bạn . Trong nhiều năm viết, tôi chỉ có một khách hàng, một tạp chí, không cần hóa đơn. Tôi không chắc chắn tại sao hay cách họ quản lý điều đó.

Các loại hóa đơn / phần mềm

Trong bài viết ban đầu mà tôi đã viết về hóa đơn, tôi đã nói rằng tôi chỉ gắn bó với một tài liệu Word. Nếu tôi có thời gian, tôi sẽ đổi nó thành PDF, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng xảy ra. Một thực tế phổ biến khác mà tôi đã thấy là sử dụng bảng tính Excel để tạo hóa đơn. Nhưng một trong những cân nhắc quan trọng mà tôi đã không đề cập đến sau đó là rất nhiều phần mềm kế toán ra khỏi đó. Do các tùy chọn nhắm mục tiêu kinh doanh nhỏ có giá cả phải chăng như Freshbooks hoặc Quickbooks , bạn có thể không bao giờ phải tự tạo hóa đơn. Tôi đã nghe những điều tuyệt vời về các ứng dụng này, nhưng vẫn chưa kiểm tra chúng.

Suy nghĩ? Hãy chắc chắn để lại những suy nghĩ trong bài đăng blog của tôi về chủ đề này.

Bao gồm những gì

Kể từ bài viết gốc đó, tôi đã làm rõ một số phần quan trọng hơn của một hóa đơn viết. Đó là, tất nhiên, thông qua thử và sai.

• Tên và địa chỉ gửi thư của bạn phải ở ngay trên cùng để kiểm tra có thể liên lạc với bạn rất nhanh chóng, và do đó bạn không phải lo lắng một email một tuần kể từ bây giờ yêu cầu nó.

• Không bao gồm biểu trưng cho mục đích xây dựng thương hiệu (nếu bạn có).
• Ngày hóa đơn darn! Một số công ty và nhà xuất bản có thời gian chờ bắt buộc trên hóa đơn của bạn- 30 ngày, thậm chí 60 ngày- và bạn muốn có ngày phù hợp trên đó. Một lần nữa, đây là tất cả về việc tránh một sự chậm trễ trong thanh toán.
• Nếu bạn thực hiện nhiều dự án cho khách hàng này, hãy đặt tên cho chúng! Sử dụng một số cụm từ biểu thị dự án này từ dự án trước hoặc sau dự án. Nó sẽ giới hạn sự pha trộn và (bạn đoán nó) giúp bạn trả tiền đúng hạn.
• Thực hiện hướng dẫn thanh toán rõ ràng. Nếu bạn muốn kiểm tra giấy, nó có nên được thực hiện cho bạn hoặc doanh nghiệp của bạn không? Nếu bạn muốn thanh toán qua Paypal, thì bằng mọi cách, hãy bao gồm thông tin liên quan.
• Một số công ty và nhà xuất bản lớn hơn sẽ chỉ tham chiếu đến hóa đơn của bạn theo số hóa đơn. Đôi khi, họ thậm chí còn quyết định con số đó hoặc các quy ước về số của bạn. Nếu không, tôi chỉ cần sử dụng ngày: Hoá đơn # 112811.
• Ở trên đại diện cho một vài năm của điệu nhảy lập hóa đơn. Hãy nhớ đọc những điều cơ bản về những gì cần đưa vào hóa đơn viết của bạn tại đây.

Mẹo cho hóa đơn của Writer

Tôi đã nghe từ một số khách hàng rằng họ không nhất thiết cần phải có mục dài mà tôi đã bao gồm trong các hóa đơn trong quá khứ. Đồng thời, tôi đã gặp các khách hàng yêu cầu tôi chia hóa đơn của tôi thành các phần rất cụ thể.

Khi nói đến việc tạo hóa đơn, điều quan trọng cần nhớ là bạn không kiếm được tiền khi thực hiện việc này. Vì vậy, hãy giữ nó đơn giản và nhanh chóng. Tôi thích ý tưởng này từ thứ năm Bram tại Phụ nữ viết. Cô ấy nói cô ấy làm hóa đơn trong bộ, vào một ngày trong tuần. Bạn cũng có thể tạo một mẫu, lưu nó và sử dụng lại nó.

Dưới đây là một số mẹo:

1. Gắn bó với những gì bạn biết. Tôi không biết nhiều nhà văn không thể sử dụng Microsoft Word và / hoặc Nhà xuất bản trong giấc ngủ của họ, vì vậy hãy cân nhắc sử dụng một trong các mẫu được cung cấp cùng với các hệ thống phần mềm này để tạo hóa đơn của bạn.

2. Thương hiệu nó. Bạn muốn chủ nhân này nhớ bạn trong tương lai nếu họ có bất kỳ vị trí viết nào khác có sẵn. Nếu bạn có biểu tượng hoặc thậm chí một phông chữ, báo giá hoặc bố cục nhất định cho dịch vụ cụ thể của bạn, hãy xem xét sử dụng nó trên hóa đơn của bạn. Ít nhất, bạn phải bao gồm tên, địa chỉ và thông tin nhận dạng khác trong tiêu đề của hóa đơn.

1. Cung cấp chi tiết. Phần chính của hóa đơn sẽ nêu chi tiết dịch vụ bạn đã cung cấp. Nếu bạn đã hoàn thành dịch vụ qua một tỷ lệ theo giờ, hãy chắc chắn liệt kê số giờ làm việc. Nếu bạn đã hoàn thành một dự án trên mỗi trang hoặc mỗi từ, hãy cung cấp các chi tiết đó. Bạn sẽ muốn chi tiết chính xác những gì bạn đã làm, làm thế nào, và trong bao lâu.

2. Vẽ nó ra. Bao gồm cột cho mỗi khoản phí trích dẫn tỷ lệ của bạn (ví dụ: xu cho mỗi từ hoặc đô la mỗi giờ) và sau đó rút ra cột tổng chi phí. Điều này không chỉ giúp loại bỏ các lỗi toán học hoặc lỗi chính tả, mà nó còn cung cấp cho khách hàng một cách dễ dàng để ước tính chi phí thuê bạn cho công việc trong tương lai!

3. Bold tổng số. Làm cho tổng số tiền dễ dàng cho bộ phận kế toán để tìm; có thể bạn sẽ được trả tiền nhanh hơn nhiều!

4. Trích dẫn các điều khoản của bạn. Hy vọng rằng, đây sẽ không phải là một bất ngờ cho khách hàng của bạn, như các điều khoản thường được thảo luận trước thời hạn. Bất cứ điều gì bạn đồng ý, nhẹ nhàng nhắc nhở chủ nhân của bạn bằng cách thêm một hai câu blurb dưới tổng số tiền đến hạn. Ví dụ: Tổng số tiền đến hạn là 10 ngày.

5. Đã đọc. Và sau đó đọc lại! Bây giờ không phải là lúc để giải phóng không gian và mất một tài khoản tiềm năng trong tương lai. Hãy chắc chắn rằng hóa đơn của bạn là hoàn hảo và hoàn hảo như dự án của bạn trước khi bạn biến nó thành.

6. Được trả tiền. Kỷ niệm thành công của bạn!