Mỗi năm, người sử dụng lao động được yêu cầu gửi báo cáo cho nhân viên cho biết tổng số tiền lương và các khoản khấu trừ của họ, vì vậy nhân viên có thể bao gồm thông tin trên tờ khai thuế thu nhập của họ. Các báo cáo cũng phải được nộp cho Sở An Sinh Xã Hội. Báo cáo này là một mẫu W-2.
Trước khi bạn chuẩn bị và gửi biểu mẫu W-2 cho nhân viên và Cơ quan quản lý an sinh xã hội, hãy làm theo các bước sau để đảm bảo mọi thứ suôn sẻ.
01 - Đảm bảo bạn đã phân loại chính xác công nhân làm nhân viên
Một nhân viên là một công nhân thực hiện công việc theo hướng của một chủ nhân. Nói chung, bất kỳ ai thực hiện các dịch vụ cho một tổ chức là một nhân viên nếu tổ chức có thể kiểm soát những gì sẽ được thực hiện và làm thế nào nó sẽ được thực hiện.
Mặt khác, một nhà thầu độc lập là một cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho một cá nhân hoặc doanh nghiệp khác. Nhà thầu độc lập là một thực thể kinh doanh riêng biệt và không được coi là một nhân viên. Một số ví dụ về các nhà thầu độc lập là tư vấn, đại lý hoặc môi giới. Công việc của các nhà thầu độc lập thường là ngẫu nhiên hoặc không cần thiết cho doanh nghiệp; ví dụ: dịch vụ dọn dẹp, bộ xử lý biên chế hoặc dịch vụ CNTT.
Đọc thêm về phân loại công nhân là nhân viên hoặc nhà thầu độc lập và tham khảo ý kiến luật sư về việc làm để được trợ giúp.
02 - Kiểm tra phân phối và ngày nộp hồ sơ cho năm hiện tại
Hai bước có liên quan đến quy trình W-2. Bước đầu tiên là phân phối các mẫu W-2 cho nhân viên. Bước thứ hai là nộp các mẫu đơn này cho Sở An Sinh Xã Hội. (SSA)
Thời hạn cho cả hai phân phối cho nhân viên và nộp đơn với SSA là ngày 31 tháng 1 của năm sau. Đây là thời hạn mới trước đó cho việc nộp đơn SSA đã được thiết lập để giúp tránh gian lận thuế. Đọc thêm về thời hạn W-2 và 1099.
Đảm bảo bạn cung cấp cho nhân viên biểu mẫu của họ vào đầu tháng 1, vì vậy họ có thời gian để xem xét chúng, để ngăn chặn lỗi.
03 - Kiểm tra biểu mẫu W-4 của nhân viên
Nhà tuyển dụng được yêu cầu phải có một mẫu W-4 trên hồ sơ cho tất cả nhân viên vào mọi thời điểm. Mẫu W-4 bao gồm thông tin cần thiết để xác định số tiền khấu trừ thuế thu nhập liên bang của nhân viên, sử dụng tình trạng hôn nhân, số người phụ thuộc và bất kỳ số tiền bổ sung nào được khấu trừ.
Mẫu W-4 phải được hoàn thành khi thuê và bất kỳ lúc nào nhân viên muốn thực hiện thay đổi. Nhân viên nên thay đổi mẫu W-4 nếu thông tin cá nhân của nhân viên (bao gồm tình trạng hôn nhân và số người phụ thuộc) thay đổi hoặc nếu địa chỉ của nhân viên thay đổi. Nhân viên cũng có thể thay đổi mẫu W-4 bất kỳ lúc nào để thay đổi số tiền khấu trừ.
Mỗi năm trước cuối năm, nhà tuyển dụng nên yêu cầu tất cả nhân viên xem xét mẫu đơn W-4 để đảm bảo thông tin cá nhân là chính xác.
Đảm bảo nhân viên có thông tin chính xác và hiện tại về Mẫu W-4 sẽ giúp bạn chuẩn bị và phân phối các mẫu đơn W-2.
04 - Thu thập thông tin biên chế cho các biểu mẫu W-2
Trước tiên, bạn sẽ cần một số thông tin cơ bản về công ty của bạn cho tất cả các mẫu W-2:
- Số ID nhà tuyển dụng của công ty bạn
- Tên, địa chỉ và mã zip của doanh nghiệp
- Và mã số thuế tiểu bang của công ty bạn
Sau đó, bạn sẽ cần thu thập thông tin về từng nhân viên, cả thông tin cá nhân và thông tin bảng lương:
- Tên, địa chỉ và số an sinh xã hội của nhân viên hoặc mã số thuế khác
- Số tiền được trả cho nhân viên đó: tổng tiền lương, tiền boa và tiền bồi thường khác
- Số tiền thuế thu nhập liên bang được giữ lại
- Tiền lương an sinh xã hội ( tối đa số tiền tối đa của An Sinh Xã Hội trong năm)
- Tiền lương Medicare và tiền boa và tiền khấu trừ thuế Medicare, bao gồm thuế Medicare bổ sung cho nhân viên có thu nhập cao.
- Đã trả tiền lời khuyên cho nhân viên được phân bổ
- Quyền lợi chăm sóc người phụ thuộc được thanh toán và các quyền lợi khác phải chịu thuế cho nhân viên
- Đối với mỗi tiểu bang nơi nhân viên làm việc, tiền lương và tiền lời của tiểu bang được trả và thuế thu nhập tiểu bang được giữ lại
- Tiền lương địa phương và tiền boa và thuế thu nhập địa phương được khấu trừ.
05 - Xem lại W-2 Processing - W-2 sẽ được tạo ra như thế nào?
Nếu công ty của bạn là mới để xử lý biên chế, hoặc nếu tình hình biên chế của bạn đã thay đổi gần đây, đó là một ý tưởng tốt để xem xét quá trình tìm kiếm, hoàn thành và phân phối báo cáo cuối năm cho nhân viên. Bạn có thể nhận các mẫu W-2 từ một cửa hàng cung cấp văn phòng, CPA của bạn, từ phần mềm thuế hoặc kế toán, hoặc từ IRS.
Lưu ý: Bạn không thể tải xuống biểu mẫu W-2 từ IRS hoặc ở nơi khác trên Internet. Bản sao A của mẫu W-2 có màu mực đỏ cụ thể và không thể sao chép được. Quý vị phải nộp mẫu IRS cụ thể của Bản sao A với Cơ quan An sinh Xã hội (đây là bản sao quý vị lưu giữ và nộp cho Sở An Sinh Xã Hội vào cuối tháng Hai).
Dưới đây là một số tùy chọn để soạn biểu mẫu W-2:
- Sử dụng phần mềm kế toán . Nếu bạn chỉ có một vài nhân viên và bạn sử dụng phần mềm kế toán, bạn có thể mua một phần bổ trợ để chuẩn bị các biểu mẫu W-2 bằng cách sử dụng phần mềm này.
- Sử dụng phần mềm chuẩn bị thuế. Nếu bạn sử dụng một trong các chương trình phần mềm chuẩn bị thuế phổ biến, trực tuyến hoặc trong phiên bản dành cho máy tính và bạn đã mua phiên bản doanh nghiệp của phần mềm này, hãy kiểm tra xem liệu quá trình xử lý W-2 có được bao gồm hay không. Shirley Elmblad, Hướng dẫn về phần mềm tài chính, có bài viết về đánh giá phần mềm thuế
- Sử dụng các biểu mẫu W-2 đã mua . Các công ty cung cấp văn phòng chính đã in sẵn mẫu W-2 để sử dụng với phần mềm trên đĩa CD cho phép bạn nhập thông tin cho các biểu mẫu này theo cách thủ công và in chúng ra trên máy in của bạn.
Cho dù bạn sử dụng phương pháp nào để hoàn thành và in các mẫu W-2 cũng phải có các mẫu truyền W-3 .
06 - Quyết định cách phân phối biểu mẫu W-2 cho nhân viên
Khi bạn đã tạo các mẫu W-2, quyết định tiếp theo của bạn là cách phân phối chúng cho nhân viên. Hãy nhớ rằng thời hạn để phân phối các mẫu W-2 cho nhân viên là ngày 31 tháng 1 của năm sau năm tính thuế. Ví dụ, người sử dụng lao động được yêu cầu phân phối các mẫu W-2 năm thuế cho đến ngày 31 tháng 1 năm 2017, để phân phối chúng.
Bạn có hai tùy chọn để phân phối các biểu mẫu W-2 đã được in cho nhân viên: gửi thư hoặc phân phát cho nhân viên trực tiếp. Nếu một nhân viên trực tiếp lấy mẫu W-2 của họ, bạn có thể muốn nhân viên ký tên vào mẫu đã được nhận, để tránh các câu hỏi về việc liệu điều này có được thực hiện hay không.
07 - Kiểm tra lỗi trước khi bạn gửi biểu mẫu W-2 cho nhân viên
Để giảm thiểu vấn đề và phải gửi lại biểu mẫu W-2, hãy kiểm tra các biểu mẫu W-2 để tìm lỗi, sử dụng danh sách kiểm tra này. Các lỗi W-2 thông thường bao gồm việc sử dụng mẫu sai năm, không bao gồm thông tin, đưa thông tin vào ô sai, và không dừng giữ lại An Sinh Xã Hội ở mức tối đa.
08 - Xử lý yêu cầu của nhân viên đối với các Biểu mẫu W-2 trùng lặp
Nhân viên thường xuyên đặt sai hoặc mất các mẫu đơn W-2 và họ có thể đến phòng thanh toán của bạn yêu cầu bản sao W-2 của họ. Trước khi bạn phân phối biểu mẫu W-2, hãy xem xét cách bạn sẽ xử lý các yêu cầu sau:
- Nếu bạn đã in ra các mẫu đơn nội bộ, bạn có thể chỉ cần in lại mẫu W-2 và đưa nó hoặc gửi cho nhân viên.
- Nếu biểu mẫu được chuẩn bị bởi một dịch vụ biên chế bên ngoài, họ có thể tính phí cho bạn để in lại và gửi mẫu đơn. Bạn có thể muốn tính phí nhân viên cho một hình thức trùng lặp đầu tiên, hoặc một bản sao thứ hai trong một năm (nó xảy ra!).
Dù bạn quyết định điều gì, bạn cũng nên trao đổi chính sách của mình về các hình thức trùng lặp cho nhân viên. Có một khoản phí cho các hình thức trùng lặp có vẻ cực kỳ, nhưng nó có thể cắt giảm số lượng các hình thức bị mất mà bạn phải đối phó với.
09 - Nộp mẫu đơn W-2 và W-3 với Cơ quan quản lý an sinh xã hội
Sau khi quý vị quyết định cách chuẩn bị các mẫu W-2 và đã phân phát các mẫu này cho nhân viên (vào ngày 31 tháng 1 của năm sau năm thuế), quyết định tiếp theo của quý vị là xác định cách nộp các mẫu đơn này với Cơ Quan Quản Lý An Sinh Xã Hội (SSA). .
Tất cả các mẫu đơn W-2 phải được nộp cho Sở An Sinh Xã Hội, cùng với mẫu W-3 truyền qua. Hai tùy chọn để gửi các biểu mẫu này:
- Quý vị có thể nộp trực tuyến tại phần Dịch Vụ Kinh Doanh trực tuyến của trang mạng An Sinh Xã Hội. Bạn sẽ phải đăng ký trước, sau đó điền vào các mẫu đơn thích hợp trực tuyến. Nếu bạn gửi trực tuyến bằng BSO, bạn không cần phải bao gồm các mẫu W-3.
- Quý vị cũng có thể gửi các mẫu đơn W-2 đã hoàn thành cùng với Mẫu W-3 cho Cơ Quan Quản Lý An Sinh Xã Hội.
Dưới đây là thông tin thêm về cách chuẩn bị một mẫu W-3 .
10 - Kiểm tra các quy định của Nhà nước về phân phối các mẫu đơn W-2
Khi quý vị điền mẫu W-2 cho một nhân viên, một phần của mẫu đơn đó (Bản sao 1) được chỉ định để nộp cho tiểu bang nơi nhân viên đó làm việc. Nếu nhân viên làm việc ở nhiều tiểu bang, bạn sẽ phải nộp một bản sao mẫu W-2 cho mỗi tiểu bang.
Mỗi tiểu bang có các yêu cầu khác nhau để nộp các mẫu đơn W-2 và bất kỳ hình thức chuyển giao nào. Kiểm tra với cơ quan thuế của tiểu bang hoặc bộ phận thu thuế tiểu bang để biết các yêu cầu của tiểu bang.
CẬP NHẬT: Nhiều tiểu bang tuân theo thời hạn 31 tháng 1 mới hơn để nộp đơn W-2 với SSA.
Đọc thêm về thuế biên chế tiểu bang.