Được báo trước là bị còng tay. Trước khi bạn gửi mẫu W-2 cho nhân viên và nộp các mẫu đơn này với Cơ quan An sinh Xã hội (cùng với mẫu truyền qua W-3 ), hãy xem lại các lỗi phổ biến này để tránh các vấn đề.
Nộp mẫu đơn W-2 muộn
Bắt đầu với năm thuế 2016, thời hạn nộp đơn cho mẫu W-2 (và 1099 mẫu) đã được chuyển đến ngày 31 tháng Giêng. Vì vậy, mẫu đơn W-2 2017 của bạn cho nhân viên phải được nộp cho Sở An Sinh Xã Hội không muộn hơn ngày 31 tháng 1 , 2018.
Có hình phạt cho nộp muộn. Đọc thêm về thời hạn mới cho mẫu đơn W-2 và 1099.
Sử dụng mẫu W-2 sai của năm
Sử dụng mẫu đơn W-2 cho năm thu nhập chịu thuế, không phải năm quý vị nộp đơn. Ví dụ, đối với tiền lương của nhân viên trong năm 2015, hãy sử dụng mẫu W-2 năm 2016 ; mẫu đơn này sẽ được trao cho nhân viên và nộp cho Cơ Quan Quản Lý An Sinh Xã Hội vào năm 2017.
Thiếu thời hạn nộp đơn. Quý vị phải cung cấp các mẫu đơn W-2 cho nhân viên không trễ hơn cuối tháng Giêng, và quý vị phải nộp các mẫu đơn này cho Sở An Sinh Xã Hội không muộn hơn cuối tháng Hai. Thời hạn thay đổi mỗi năm tùy thuộc vào thời điểm ngày trên lịch. Nếu thời hạn là vào cuối tuần hoặc ngày lễ, ngày đó sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Dưới đây là thời hạn chính xác cho các khoản thuế biên chế cuối năm cho năm hiện tại.
Không sử dụng Mẫu W-2 được chấp thuận
Bạn không thể tải xuống mẫu W-2, sao chép và sử dụng nó.
Màu đỏ trên A là một loại mực đặc biệt. Bạn phải nhận các mẫu đơn được chấp thuận, từ một công ty cung cấp văn phòng, IRS, hoặc từ một công ty phần mềm. Đọc thêm về nơi bạn có thể nhận các mẫu W-2 được chấp thuận.
Không dừng giữ an sinh xã hội
Khấu trừ An sinh Xã hội phải được dừng lại ở mức lương tối đa cho Thuế An sinh Xã hội cho mỗi năm.
(Sự thay đổi tối đa này trong hầu hết các năm để phản ánh chi phí sinh hoạt.) Mặc dù đây không phải là lỗi W-2, điều này là phổ biến và sẽ khiến bạn báo cáo quá mức tiền lương An Sinh Xã Hội cho một nhân viên. Sau đó bạn phải trả lại số tiền dư thừa cho nhân viên và sửa cả W-2 và Mẫu 941 , tiền lương hàng quý và báo cáo thuế cho bất kỳ quý nào phản ánh số dư thừa. Ví dụ, nếu nhân viên đạt mức tối đa để giữ lại An Sinh Xã Hội vào tháng Chín, bạn phải đổi Mẫu 941 cho quý thứ ba.
Gửi biểu mẫu W-2 tới IRS
Các hình thức An Sinh Xã Hội phải được trao cho nhân viên vào cuối tháng Giêng và nộp cho Sở An Sinh Xã Hội vào cuối tháng Hai, cùng với mẫu đơn W-3 truyền thông, tích lũy tất cả thông tin từ tất cả các W-2.
Không nhận được một IRS miễn cho không E-fling
Người sử dụng lao động nộp đơn từ 250 mẫu trở lên W-2 phải được miễn nếu họ không muốn nộp hồ sơ điện tử. Đọc thêm về cách xin miễn từ các mẫu đơn W-2 bằng điện tử (PDF).
Thực hiện các lỗi biểu mẫu phổ biến này trên biểu mẫu W-2
Các lỗi biểu mẫu phổ biến nhất trên biểu mẫu W-2 bao gồm:
- Không bao gồm số thập phân và xu trên số tiền
- Không sử dụng mực đen (làm cho các mục quá sáng)
- Tạo các mục quá lớn hoặc quá nhỏ. IRS đề nghị bạn sử dụng 12 pt. Phông chữ loại chuyển phát nhanh để in W-2.
- Tên nhân viên định dạng sai. Tên của nhân viên và tên đệm giữa đi vào ô đầu tiên, họ của nhân viên đi vào ô thứ hai, và bất kỳ hậu tố nào (như "Jr.") đi vào ô thứ ba.
Sử dụng phần mềm tài chính có thể giúp bạn tránh được nhiều lỗi này trên các biểu mẫu W-2, đặc biệt là lỗi biểu mẫu và phần mềm của bạn có thể cảnh báo bạn khi bạn đạt đến số tiền lương tối đa của An sinh Xã hội. Hãy xem bài viết này về các chương trình phần mềm kế toán 2012 của Rosemary Peavler, Hướng dẫn về Tài chính doanh nghiệp, tập trung vào các chương trình bao gồm các chức năng biên chế.
Cách sửa mẫu W-2
Quý vị phải cung cấp một mẫu đơn W-2 cho mỗi nhân viên vào cuối tháng Giêng mỗi năm (cho năm dương lịch trước), nhưng quý vị không cần nộp các mẫu đơn này cho Cơ Quan An Sinh Xã Hội (SSA) cho đến cuối tháng Hai. Sự chậm trễ này cung cấp thời gian để sửa lỗi.
Nếu bạn có thể sửa lỗi trước khi nộp bằng SSA, chỉ cần thực hiện chỉnh sửa và gửi biểu mẫu đã sửa.
Nếu bạn phát hiện lỗi sau khi bạn đã đệ trình với SSA, bạn phải gửi W-2 đã được sửa chữa cùng với mẫu chuyển dữ liệu được sửa chữa W-3c).
Đọc thêm chi tiết về cách sửa chữa mẫu W-2, sau khi bạn đã nộp cho Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội.