Thời hạn mới ảnh hưởng đến sửa đổi W-2 như thế nào
Việc thay đổi thời hạn nộp đơn đối với các mẫu đơn W-2 và W-3 sẽ yêu cầu doanh nghiệp của bạn thực hiện các thay đổi trong thủ tục của bạn.
Thời hạn nộp đơn W-2 và W-3 với Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) đã được thay đổi. Đối với các mẫu đơn năm 2017, thời hạn nộp đơn là ngày 31 tháng 1 năm 2018.
Thời hạn nộp đơn với SSA bây giờ giống như thời hạn cung cấp mẫu đơn W-2 cho nhân viên.
Nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên thời gian để nhận biểu mẫu và để thực hiện các thay đổi, bạn sẽ cần cung cấp biểu mẫu W-2 cho nhân viên vào đầu tháng 1. Việc sửa chữa trước khi nộp đơn với SSA dễ dàng hơn nhiều.
Tìm thêm chi tiết về thời hạn nộp đơn mới trong bài viết này về thời hạn báo cáo thuế hàng năm năm 2018 , cho các khoản thuế lương năm 2017.
Cách thay đổi thời hạn ảnh hưởng đến lỗi biểu mẫu W-2
Trong quá khứ, bạn đã có một tháng để cung cấp các mẫu đơn W-2 cho nhân viên và đảm bảo rằng họ đã chính xác trước khi nộp cho Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội. Với hai thời hạn bây giờ giống nhau, bạn có thể muốn cung cấp cho W-2s cho nhân viên vào đầu tháng Giêng, vì vậy các lỗi có thể được sửa chữa.
Nếu không, bạn sẽ cần làm theo quy trình này để sửa lỗi trong W-2 và W-3.
Sửa các W-2 và W-3 bằng W-2C và W-3C
Nếu bạn đã đưa ra một tuyên bố W-2 không chính xác cho một nhân viên, trước hoặc sau khi bạn nộp mẫu chuyển giao W-3 với Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội, bạn phải hoàn tất mẫu W-2c và W-3c .
Đầu tiên, xem xét các yêu cầu về Mẫu W-2
Quý vị phải chuẩn bị và phân phối một W-2 cho mỗi nhân viên, cho thấy tiền lương của mình và giữ lại cho năm đó, vào cuối tháng Giêng của năm tiếp theo. Vào cuối tháng Giêng, bạn phải chuẩn bị một mẫu chuyển giao W-3 và gửi nó cùng với tất cả các mẫu W-2, tới SSA.
Thời hạn chính xác thay đổi mỗi năm vì ngày lễ và cuối tuần. Đây là một bài viết cập nhật hiển thị thời hạn chính xác cho năm thuế hiện tại.
Lỗi trong Tên nhân viên, SSN
Nếu trước đây bạn đã báo cáo tên của nhân viên hoặc số an sinh xã hội một cách chính xác và năm nay tên / SSN không đúng, chỉ hoàn thành W-2c qua hộp i. Đừng điền vào các ô được đánh số với thông tin về tiền lương và giữ lại. Nếu đây là lần đầu tiên bạn báo cáo sai tên / SSN, chỉ cần làm lại W-2 ban đầu và đưa nó cho nhân viên. Nếu bạn gửi biểu mẫu tới SSA cùng với W-3, bạn sẽ phải thực hiện W-2c và W-3c.
Thiếu tên hoặc số an sinh xã hội
Nếu lỗi là tên nhân viên bị thiếu hoặc SSN, bạn không thể sử dụng W-2c để thêm thông tin này. Các hướng dẫn về Mẫu đơn W-2C và W-3C cho biết quý vị phải liên lạc trực tiếp với SSA theo số 1-800-772-6270.
Lỗi trong một số tiền trên mẫu W-2
Nếu bạn mắc lỗi với số tiền khấu trừ hoặc thu nhập, hãy điền đầy đủ W-2c, hiển thị số tiền gốc và số tiền đã sửa. Quý vị cũng có thể phải nộp một bản 941c nếu quý vị báo cáo không chính xác tiền lương và / hoặc khấu trừ vào số 941 - Bản Khai Thuế Hàng Quý của Chủ Nhân .
Ghi chú bổ sung
- Nếu bạn trả tiền lương cho một nhân viên do nhầm lẫn, các mức lương này vẫn phải chịu thuế cho nhân viên đó.
- Không sử dụng W-2c để báo cáo trả lại tiền.
- Bạn phải sử dụng W-3c riêng biệt cho từng loại W-2c (điều này giống như khi bạn nộp các loại W-2 khác nhau).
Đọc hướng dẫn cẩn thận
Bài viết này là tổng quan chung về các báo cáo về tiền lương và thuế này; nó không có ý định toàn diện. Trước khi bạn hoàn thành W-2c hoặc W-3c, hãy đọc kỹ các hướng dẫn (trong tài liệu).
Nhắc nhở về việc nộp hồ sơ trễ
Hãy chắc chắn để có được W-2 của bạn ra cho nhân viên của bạn vào ngày đáo hạn và W-3 của bạn truyền đến SSA đúng thời hạn để tránh bị phạt vì phân phối và nộp hồ sơ trễ.