Ngân sách dựa trên không là gì?
Bắt đầu từ “căn cứ không” (nghĩa là không có số dư hoặc chi phí được chuyển nhượng), mỗi khoảng thời gian trong lịch của công ty được lập ngân sách hoàn toàn liên quan đến nhu cầu và chi phí trong khoảng thời gian đó. Cho dù một tháng, một phần tư hoặc hàng năm, một khoảng thời gian có thể là bất kỳ phép đo thời gian phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Khi bắt đầu giai đoạn mới, các yêu cầu tài chính và chi phí hợp lý là các yếu tố đầu vào chính cho ngân sách của công ty, bất kể ngân sách cao hơn hay thấp hơn giai đoạn trước. Khi giai đoạn tiếp theo bắt đầu, bạn quay trở lại căn cứ số không và lặp lại quy trình.
Làm thế nào nó hoạt động?
Ngân sách truyền thống hoặc ngân sách dựa trên chi phí, bao gồm việc quản lý hoạt động của công ty dựa trên ngân sách từ các giai đoạn trước. Ví dụ: nếu một công ty dự đoán tăng sản lượng 5 phần trăm nhờ vào việc hạ cánh khách hàng mới, họ chỉ cần thêm 5 phần trăm vào ngân sách từ khoảng thời gian trước đó.
Chi phí dựa trên ngân sách giả định rằng tất cả các chi phí trước đó cho sản xuất và hoạt động là cần thiết, và di chuyển về phía trước với việc duy trì ngân sách cho những chức năng mà không cần phân tích thêm.
Trong ngân sách dựa trên số không, mọi chi phí phải được chứng minh theo từng giai đoạn, do đó chi phí định kỳ được xem xét, sau đó được phê duyệt, điều chỉnh hoặc ngừng hoạt động dựa trên sự cần thiết.
Và chi phí mới được phân tích với sự chú ý tương tự như trong ngân sách truyền thống, nhưng luôn luôn với sự hiểu biết rằng chi phí phải được tối ưu hóa cho hiệu quả và giá trị.
Ví dụ, nếu bạn là một solopreneur người điều hành một công ty giấy sáng tạo ra khỏi nhà của bạn, bạn có thể quyết định thực hiện một ngân sách dựa trên số không để cải thiện hiệu quả sau khi bạn quyết định đưa doanh nghiệp của bạn quốc tế và tàu ở nước ngoài. Một khu vực có thể ảnh hưởng đến chi phí in ấn của bạn. Sau khi xem xét toàn diện, bạn nhận ra rằng bạn có thể bù đắp phí giao hàng bổ sung và rút ngắn thời gian quay vòng bằng cách mua hai máy in mới và tận dụng mua hàng loạt cho mực máy in nhờ quan hệ đối tác mới với nhà cung cấp địa phương. Mỗi giai đoạn, bạn sẽ xem xét tất cả hoặc chi phí của bạn để xác định xem chi phí có hợp lý trong ngân sách của bạn với lợi tức đầu tư có giá trị hay không.
Làm thế nào để bạn bắt đầu?
Các bước để bắt đầu phương pháp lập ngân sách dựa trên zero là đơn giản:
- Xác định mục tiêu của bạn. Bạn có hy vọng tăng doanh thu thêm 10 phần trăm không? Bạn có muốn cắt giảm chi phí tới 2 phần trăm không? Mục tiêu của bạn cần được đo lường và đạt được trong khung thời gian bạn đã chọn.
- Xem xét cách bạn có thể đạt được mục tiêu này. Những gì bạn có trong kho vũ khí của bạn có thể được sử dụng để điều chỉnh chi phí, hiệu quả hoặc nguồn lực để đạt được mục tiêu của bạn?
- Xem xét các tùy chọn của bạn từ bước 2. Việc triển khai một nhiệm vụ có giúp bạn đạt được mục tiêu của mình không? Hay bạn cần thực hiện một số khóa học hành động? Và nếu có, bạn có tự cuộn chúng theo thời gian hoặc tất cả cùng một lúc không?
- Ưu tiên (các) nhiệm vụ mới của bạn và ghi lại các chi phí cần thiết để thực hiện.
- Đánh giá tất cả các chi phí và chi phí cần thiết cho giai đoạn sắp tới trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn (hoặc bộ phận bạn có kế hoạch thích nghi để đáp ứng mục tiêu của bạn). Bao gồm các chi phí cần thiết cho (các) tác vụ mới mà bạn đã ghi lại trong bước 4.
- Nếu đánh giá đáp ứng sự chấp thuận của bạn và mọi chi phí đều hợp lý, hãy tham gia vào việc triển khai và thực hiện theo ngân sách của bạn.
- Vào cuối giai đoạn, kiểm tra các phép đo của bạn và xác định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa. Việc triển khai có diễn ra suôn sẻ không? Nếu sai lầm đã được thực hiện, bạn có muốn điều chỉnh và tiến lên phía trước với quy trình trong giai đoạn tiếp theo không? Hoặc ngừng hoàn toàn (các) nhiệm vụ?
- Bắt đầu lại ở bước 1 vào đầu giai đoạn mới.
Tại sao nó có thể phù hợp với bạn?
Do cấu trúc chi tiết của nó, ngân sách dựa trên không cho phép chủ doanh nghiệp kết hợp các chiến lược mới trong một khoảng thời gian mà không sợ mất tính bền vững. Thường được thiết lập trên cơ sở luân phiên, quy trình cung cấp cho chủ sở hữu doanh nghiệp cơ hội tìm hiểu sâu hơn về kế hoạch triển khai của họ và tránh tăng ngân sách theo đợt có thể không cho thấy lợi tức đầu tư trong thời gian dài.
Một điểm cộng nữa cho phương thức quản trị kinh doanh này là nó có thể giảm chi phí cho các hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả. Các nguồn lực chỉ được phân bổ khi cần thiết, giảm lãng phí và dự phòng trong khi cũng tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban đòi hỏi sự phối hợp tốt hơn để duy trì ngân sách.
Tại sao nó có thể không phù hợp với bạn?
Đúng là phương pháp có thể dẫn đến chi phí vận hành thấp hơn cho các doanh nghiệp lớn, nhưng điều này thường có nghĩa là các bộ phận sản xuất phi doanh thu có thể bị thay đổi hoặc thiếu hụt. Khi một số lĩnh vực của ngân sách của bạn như sản xuất hoặc bán hàng sẽ giúp chi phí dễ dàng, các chức năng cần thiết khác như dịch vụ khách hàng hoặc nghiên cứu và phát triển có thể khó khăn hơn trong việc giải quyết chi phí của họ vượt quá mức tối thiểu.
Một bất lợi của ngân sách dựa trên zero là nó có thể tốn thời gian so với ngân sách dựa trên chi phí hoặc ngân sách dựa trên hoạt động. Điều này đặc biệt đúng đối với các công ty lớn hơn, nhưng nó cũng đúng với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Đi qua từng mục hàng mỗi giai đoạn chứng minh sự cần thiết của nó có thể tốn nhiều công sức và việc sử dụng thời gian của bạn không hiệu quả.
Nó có thể đưa bạn đến đâu?
Bất kể quy mô của công ty bạn, ngân sách dựa trên không yêu cầu bạn xem xét kỹ hơn những gì thúc đẩy giá trị trong quá trình của bạn. Mặc dù tốn thời gian, đó là một phương pháp, khi được sử dụng một cách chính xác, có thể dẫn đến sự phát triển bền vững và cân bằng hơn.
Cuối cùng, mọi doanh nhân chọn sử dụng ngân sách dựa trên số không cho hoạt động của họ chắc chắn sẽ tìm hiểu tầm quan trọng của việc đầu tư thời gian và nguồn lực để hướng dẫn hiệu quả và giá trị của doanh nghiệp.