Cách tính khấu trừ và khấu trừ từ tiền lương của nhân viên

01 - Bước 1: Nhận mẫu W-4 từ mỗi nhân viên

IRS yêu cầu tất cả người lao động tại Hoa Kỳ ký vào Mẫu Đơn W-4 của IRS khi thuê. Biểu mẫu này bao gồm thông tin quan trọng mà quý vị sẽ cần phải trả cho nhân viên và để đảm bảo thu nhập và giữ lại được tính toán chính xác trên tiền lương của nhân viên.

Ngoài tên và địa chỉ của nhân viên, thông tin quan trọng nhất là:

• Số an sinh xã hội của nhân viên
• Tình trạng hôn nhân của nhân viên,
• Số phụ cấp mà nhân viên đang khiếu nại và
• Bất kỳ số tiền bổ sung nào mà nhân viên muốn lấy từ mỗi khoản thanh toán.

Tình trạng hôn nhân, phụ cấp và số tiền bổ sung sẽ cần thiết để tính khấu trừ trong Bước Bốn.

02 - Bước hai: Tính tổng chi trả

Tiền lương của nhân viên bắt đầu bằng tiền lương gộp. Tổng tiền lương là tổng số tiền trả. Đối với nhân viên làm công ăn lương, đó là số tiền hàng năm chia cho số kỳ trả lương. Đối với nhân viên theo giờ, số giờ làm việc gấp nhiều lần (bao gồm cả làm thêm giờ.

Nếu bạn không chắc chắn bạn có loại nhân viên nào, hãy đọc bài viết này về sự khác biệt giữa các nhân viên được trả lương và theo giờ.

Dưới đây là ví dụ về cách tính tổng tiền lương cho cả nhân viên trả lương và theo giờ nếu không tính thêm giờ cho giai đoạn thanh toán đó:

Một nhân viên được trả lương được trả lương hàng năm. Giả sử mức lương hàng năm là 30.000 đô la. Mức lương hàng năm đó được chia cho số kỳ lương trong năm để nhận tổng số tiền lương cho một kỳ lương. Nếu bạn trả lương cho nhân viên hưởng lương hai lần một tháng, có 24 kỳ lương trong năm, và tổng số tiền lương cho một kỳ lương là $ 1250 ($ 30,000 chia cho 24).

Một nhân viên theo giờ được trả lương theo giờ cho kỳ lương. Nếu mức lương theo giờ của nhân viên là 12 đô la và cô ấy làm việc 38 giờ trong thời gian trả lương, tổng số tiền lương của cô ấy cho số tiền lương đó là $ 456,00 ($ 12 x 38).

Nhưng bạn không được thực hiện với tổng số tiền lương nếu trả thêm giờ. Tiếp theo, bạn sẽ cần phải tính toán thêm giờ cho công nhân hàng giờ và một số công nhân làm công ăn lương. Tiền lương làm thêm giờ phải được cộng vào lương thường xuyên để được trả lương gộp.

03 - Bước 3: Tính giờ làm thêm giờ

Tất cả các nhân viên theo giờ được hưởng làm thêm giờ nếu họ làm việc trên 40 giờ trong một tuần. Một số nhân viên hưởng lương được miễn làm thêm giờ, tùy thuộc vào mức lương của họ. Nhân viên trả lương thấp hơn phải nhận thêm giờ nếu lương của họ bằng $ 455 một tuần ($ 23,660 hàng năm), ngay cả khi họ được phân loại là miễn trừ.

Luật lao động liên bang đòi hỏi thời gian làm thêm tối thiểu là một lần rưỡi theo mức lương giờ cho tất cả các giờ trên 40 trong một tuần. Bạn có thể trả nhiều hơn số giờ làm thêm yêu cầu này, nhưng với mục đích của chúng tôi ở đây, chúng tôi sẽ sử dụng số tiền yêu cầu. Một số tiểu bang cũng có các luật ngoài giờ yêu cầu làm thêm giờ phải được thanh toán ở mức cao hơn. Kiểm tra bộ phận lao động tiểu bang của bạn để biết chi tiết.

Dưới đây là ví dụ về cách tính giờ làm thêm:

Sandy hoạt động 43 giờ trong một tuần. Cô ấy có quyền làm thêm giờ trong 3 giờ với 1,5 lần tỷ lệ giờ của cô ấy. Nếu tỷ lệ hàng giờ của cô ấy là 12 đô la, cô ấy nhận được thêm giờ với tỷ lệ 18 đô la trong 3 giờ, tổng cộng là 54 đô la làm thêm giờ. Số giờ làm thêm này được cộng vào số tiền lương theo giờ hàng tháng là 480 đô la (40 giờ x 12 đô la), với tổng số là 534 đô la. Đây là tổng số tiền lương của cô cho giai đoạn trả lương.

Các bài viết về làm thêm giờ này có thể giúp bạn phân loại vấn đề trả lương làm thêm giờ:

Nhân viên hàng giờ và làm thêm giờ

Nhân viên miễn trừ và không được miễn trừ: Quy tắc làm thêm giờ

04 - Bước Bốn: Tính toán số thuế thu nhập liên bang (FIT)

Để tính khấu trừ thuế thu nhập liên bang, bạn sẽ cần:

• Tổng lương của nhân viên cho thời gian trả lương
• Mẫu W-4 của nhân viên và
• Bản sao các bảng thuế từ IRS trong ấn phẩm 15: Hướng dẫn về thuế của chủ lao động ). Hãy chắc chắn rằng bạn có bảng cho năm chính xác. Bảng thay đổi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2018, vì vậy bạn sẽ cần bảng 2018.

Chuyển đến trang trên Ấn phẩm 15 có nội dung: "Bảng Tỷ lệ phần trăm phương pháp khấu trừ thuế thu nhập"

Tìm bảng phù hợp:

• Tình trạng hôn nhân. Độc thân (bao gồm cả tình trạng đầu hộ gia đình) ở bên trái và kết hôn ở bên phải.
• Loại thời gian thanh toán. Điều này dao động từ hàng tuần đến hàng năm (có nghĩa là người được trả tiền mỗi năm một lần). Bi-weekly là mỗi tuần khác (ví dụ như các thứ Sáu khác) và nửa tháng một lần sẽ là hai lần một tháng (ví dụ: ngày 1 và 15).
• Sau đó, tìm tổng số tiền của người đó trên bảng đó.

Giả sử bạn đang xem giai đoạn lương hàng tuần cho một người đã lập gia đình.

Nhìn xuống phía bên trái để tìm số tiền trả hàng tuần cho người đó. Giả sử là 1500 đô la. Tìm $ 1500 trong danh sách "Over ... But not over". 1500 đô la là trên $ 525 nhưng không quá $ 1626.

Bạn sẽ thấy dòng này:

Số tiền thuế thu nhập để giữ lại là:

Hơn- Nhưng không quá thừa

$ 525 $ 1626 $ 35,90 cộng với 15% - $ 525

Có một vài bước để phần tiếp theo này.

1. Đặt xuống $ 35,90 từ cột "Số tiền để giữ lại".

2. Sau đó, bạn cần phải tìm số tiền dư thừa của nhân viên của bạn từ số trong cột "vượt quá". Trừ $ 525 từ $ 1500; mang lại cho bạn 475 đô la.

3. Nhiều $ 475 bởi 15% trong cột thứ ba. Điều đó mang lại cho bạn 146,25 đô la.

4. Thêm $ 146,25 vào $ 35,90 đến $ 182,15. Đó là số tiền bạn giữ lại từ khoản tiền thuế thu nhập liên bang của người đó.

IRS có một máy tính khấu trừ để làm cho quá trình này dễ dàng hơn nếu bạn có nhiều nhân viên.

Tiếp theo, bạn sẽ cần tính thuế FICA.

05 - Bước 5: Tính toán các khoản khấu trừ an sinh xã hội và Medicare

Quý vị phải khấu trừ thuế FICA (An Sinh Xã Hội và Medicare) từ chi phiếu lương của nhân viên . Việc tính toán cho các khoản khấu trừ này là khá đơn giản. Số tiền thuế FICA là 15,3% tổng số tiền lương của nhân viên.

Một nửa trong tổng số (7,65%) được giữ lại từ tiền lương của nhân viên, và một nửa được trả bởi chủ nhân.

Đối với nhân viên ở trên, với 1500 đô la tiền lương hàng tuần, phép tính là 1500 đô la x 7,65% (0,0765) với tổng số tiền là 114,75 đô la.

Hãy cẩn thận không khấu trừ quá nhiều thuế An Sinh Xã Hội từ các nhân viên có thu nhập cao, vì An Sinh Xã Hội được giới hạn mỗi năm, với số tiền tối đa do Cơ Quan An Sinh Xã Hội ấn định.

Bạn cũng sẽ cần phải xem xét việc khấu trừ thuế Medicare bổ sung do nhân viên có thu nhập cao hơn, bắt đầu khi nhân viên đạt đến số tiền thanh toán cụ thể trong năm. Thuế bổ sung là 0,9% của tổng số tiền lương, và nó bắt đầu từ $ 200,000, dựa trên tình trạng W-4 của nhân viên. Không có thuế bổ sung nào do người sử dụng lao động.

06 - Bước 6: Thực hiện các khoản khấu trừ thuế thu nhập nhà nước

Hầu hết các tiểu bang áp đặt thuế thu nhập đối với tiền lương và tiền lương của nhân viên. Bạn sẽ phải thực hiện một số nghiên cứu để xác định số tiền của các khoản khấu trừ này và cách gửi chúng đến cơ quan thuế tiểu bang / địa phương thích hợp. Trách nhiệm của bạn với tư cách là chủ nhân để khấu trừ, thanh toán và báo cáo các loại thuế này được thảo luận trong bài viết này.

Hãy nhớ sử dụng tổng tiền lương một lần nữa để khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang.

Quay lại tất cả về thuế biên chế

07 - Bước Bảy: Thực hiện các khoản khấu trừ khác

Bạn chưa thực hiện xong với các khoản khấu trừ. Dưới đây là một số khoản khấu trừ khác có thể từ tiền lương của nhân viên mà bạn có thể cần phải tính toán:

• Các khoản khấu trừ cho những đóng góp của nhân viên cho bảo hiểm chương trình sức khỏe
• Các khoản khấu trừ cho 401 (k) hoặc các khoản đóng góp kế hoạch nghỉ hưu khác
• Trích các khoản đóng góp vào quỹ của công ty nội bộ hoặc các khoản đóng góp từ thiện.

Hãy nhớ rằng, tất cả các khoản khấu trừ được dựa trên tổng số tiền lương.

08 - Cuối cùng, một ví dụ về cách trả lương của nhân viên sẽ xem xét

Trong trường hợp của nhân viên ở trên, tiền lương trả hàng tuần sẽ trông như thế này:

Tổng số tiền khấu trừ FIT khấu trừ FICA khấu trừ các khoản khấu trừ khác Net Pay

$ 1500,00 $ 182,15 $ 146,25 $ 0 $ 1171,60

09 - Sử dụng các bảng phương pháp tỷ lệ phần trăm để tính thuế thu nhập liên bang khấu trừ

Phương pháp tỷ lệ phần trăm để tính khấu trừ là một phương pháp tính toán thay thế. Việc tính toán này không dựa trên tổng số tiền lương mà dựa trên tiền lương ròng sau khi trừ đi tổng số tiền khấu trừ. Vào năm 2018, IRS đã công bố chi tiết về Thông báo 1036 giải thích cách thức hoạt động của phương pháp tỷ lệ phần trăm.

Đầu tiên, bạn khấu trừ tổng số khoản phụ cấp (trên Dòng 5 của mẫu đơn) từ tổng số tiền lương cho kỳ lương chính xác. Nếu một nhân viên có hai khoản phụ cấp và được trả hàng tuần, tổng số tiền khấu trừ sẽ là $ 159,60. Nếu tiền lương hàng tuần của nhân viên là $ 650,00, số tiền được sử dụng để tính toán sẽ là $ 650 trừ $ 159,60, hoặc $ 490,40. Sau đó, sử dụng bảng trên Thông báo 1036 để tính khấu trừ theo cách tương tự như trong Bước Bốn.

10 - Và đừng quên trả tiền thuế lương của bạn

Bạn phải gửi tiền với IRS của các loại thuế khấu trừ từ nhân viên trả tiền thuế thu nhập liên bang và thuế FICA và số tiền bạn nợ là chủ nhân. Cụ thể, sau mỗi biên chế, bạn phải

• Trả tiền khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ tất cả nhân viên
• Thanh toán khoản khấu trừ thuế FICA từ tất cả nhân viên và
• Trả một nửa thuế FICA cho tất cả nhân viên.

Tùy thuộc vào kích cỡ của bảng lương của bạn, bạn phải gửi tiền hàng tháng hoặc nửa tuần.

Quý vị cũng phải nộp một bản báo cáo hàng quý trên Mẫu Đơn 941 cho biết số tiền quý vị nợ và số tiền quý vị đã trả.