Trước, Trong và sau khi kiểm tra hoặc kiểm tra
- Chính quyền địa phương , để kiểm tra hỏa hoạn, xây dựng mã, các vấn đề về sức khỏe và an toàn, và hành vi vi phạm Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật (ADA) có thể
- Cơ quan nhà nước , thuế bán hàng, đăng ký kinh doanh và các vấn đề việc làm
- Các cơ quan liên bang, bao gồm OSHA, ADA, bộ phận Lương và Giờ, và di trú / hải quan (ICE).
Dưới đây là danh sách các cơ quan tiểu bang và liên bang có thể kiểm toán hoặc kiểm tra doanh nghiệp của bạn.
Các loại kiểm toán và kiểm tra
- Một số đại lý cần kiểm tra doanh nghiệp của bạn khi doanh nghiệp mở cửa. Đây thường là các doanh nghiệp địa phương như sở y tế hoặc bộ phận xây dựng.
- Một số cơ quan kiểm tra thường xuyên . Các thanh tra y tế và chữa cháy tại địa phương thường có lịch trình luân phiên.
- Một số đại lý có thể đến với doanh nghiệp của bạn mà không báo trước vì lý do nào . OSHA là một trong những cơ quan đó.
- Một số cơ quan đến để đáp ứng với một khiếu nại từ một nhân viên hoặc khách hàng hoặc người khác. Thanh tra xuất nhập cảnh, thanh tra viên ADA và thanh tra viên OSHA trả lời các khiếu nại của một nhân viên hoặc khách hàng. Các kiểm toán viên của IRS hoặc các kiểm toán viên biên chế của tiểu bang có thể trả lời khiếu nại của một nhà thầu độc lập.
Chuẩn bị trước khi kiểm tra hoặc kiểm tra
Dành thời gian chuẩn bị cho việc kiểm tra hoặc kiểm tra có thể có:
- Lập danh sách các đại lý có thể kiểm tra doanh nghiệp cụ thể của bạn. Bao gồm các đại lý có thể hiển thị vì bản chất cụ thể của doanh nghiệp bạn. Ví dụ, các doanh nghiệp dựa trên thực phẩm có thể có thanh tra y tế.
- Biết quyền của bạn đối với từng loại kiểm tra. Bạn có thể yêu cầu thanh tra viên quay lại sau, khi nó thuận tiện hơn cho bạn? Bạn có quyền đi cùng với thanh tra viên hay kiểm toán viên không?
- Hãy ngồi xuống với luật sư của bạn và thảo luận về các quyền và trách nhiệm của bạn trong các cuộc kiểm tra và kiểm tra này.
- Đặt các thủ tục cho bạn và nhân viên của bạn để làm theo khi một thanh tra viên hoặc kiểm toán viên xuất hiện, và đào tạo nhân viên của bạn trong những việc cần làm. Nó có thể là một ý tưởng tốt để đưa các quy trình này vào sổ ghi chép ở đâu đó.
- Quyết định ai sẽ được thông báo khi một thanh tra đến. Nhân viên của bạn nên làm gì nếu bạn không có mặt? Ai là người phụ trách tiếp theo? Luật sư của bạn có nên được thông báo và khi nào?
- Kiểm tra hồ sơ kinh doanh của bạn liên quan đến việc kiểm tra này để đảm bảo rằng chúng chính xác, đầy đủ và tuân thủ pháp luật. Ví dụ, một thanh tra liên bang hoặc nhà nước và giờ thanh tra sẽ muốn xem tờ thời gian hoặc hồ sơ lưu giữ thời gian khác.
Điều đầu tiên cần làm trong quá trình kiểm tra hoặc kiểm tra:
Hãy lịch sự và hữu ích. Thái độ của bạn nên là, "Chúng tôi muốn tuân theo sự giáo dục và làm điều đúng đắn. Hãy giúp chúng tôi biết đó là gì. Nếu có vấn đề, chúng tôi muốn sửa chúng."
- Xác minh danh tính của thanh tra viên và đảm bảo thanh tra có giấy tờ phù hợp, bao gồm cả giấy bảo hành, nếu cần. Thanh tra giả đôi khi hiển thị cố gắng đe dọa người sử dụng lao động nộp các kiểm tra, sau đó trả tiền phạt hoặc phạt hoặc mua bộ dụng cụ tuân thủ.
- Sau đó, đặt kế hoạch của bạn tại chỗ.
- T ake ảnh hoặc giữ nhật ký kiểm tra hoặc kiểm tra. Theo dõi thanh tra hoặc hỏi xem bạn có thể tham gia kiểm toán hay không.
- Đừng làm tình nguyện . Nếu bạn được hỏi một câu hỏi, hãy trả lời câu hỏi đó. Không thêm bất cứ điều gì vào câu trả lời của bạn.
- Vào cuối kiểm toán hoặc kiểm tra, yêu cầu xem xét. Hầu hết các thanh tra viên hoặc kiểm toán viên sẽ không cam kết với bất kỳ điều gì cụ thể, nhưng họ sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng chung về việc liệu có vi phạm hay không, và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Sau khi kiểm tra hoặc kiểm tra
Nếu vi phạm đã được kiểm tra bởi thanh tra viên, bạn có quyền có một quy trình kháng cáo. Bước này được xử lý như thế nào tùy thuộc vào cơ quan cụ thể. Theo dõi, bất kỳ cơ quan nào cũng phải cung cấp cho bạn hồ sơ vi phạm bằng văn bản, cho dù đó có phải là chính xác hay không và cách thức xử phạt và phạt tiền.
Tại thời điểm này, có thể bạn sẽ muốn liên hệ với luật sư của mình để thảo luận về phản hồi.
Nếu không có vi phạm đến từ việc kiểm tra, thảo luận với nhân viên của bạn những gì đã diễn ra tốt đẹp, những gì bạn nghe hoặc thấy, và những gì bạn có thể học để làm tốt hơn trong thời gian tới.
Đối với hầu hết mọi doanh nghiệp, sẽ có lần sau.