Xem xét tính thuế
Bài viết này sẽ đưa bạn qua một số vấn đề liên quan đến trình điều khiển nhân viên của xe ô tô của công ty.
Chỉ sử dụng cho doanh nghiệp là khấu trừ
Bất kể ai đang lái xe hoặc người sở hữu một chiếc xe hơi, chỉ sử dụng kinh doanh của chiếc xe đó được khấu trừ như một chi phí kinh doanh. Bất cứ ai lái xe phải lưu giữ hồ sơ lái xe đúng lúc để sử dụng trong kinh doanh.
Sự kiện kinh doanh phải được ghi lại ngày xảy ra sự kiện và phải bao gồm chi tiết về mục đích, ngày, và vị trí hoặc số dặm.
Bạn có thể cung cấp cho nhân viên một khoản trợ cấp tự động
Hầu hết các doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên một khoản trợ cấp tự động để hoàn trả cho họ chi phí lái xe cho mục đích kinh doanh. Phụ cấp có thể được cung cấp ngoài việc cung cấp xe cho nhân viên.
Khoản trợ cấp này không phải là khoản trợ cấp chịu thuế đối với nhân viên, miễn là được cung cấp thông qua một kế hoạch có trách nhiệm. Một kế hoạch có trách nhiệm là một tập hợp các thủ tục mà doanh nghiệp của bạn đặt ra để có đủ số tiền cho người lao động. IRS muốn đảm bảo rằng bạn không mang lại lợi ích cho nhân viên, nhưng đó là những chi phí kinh doanh hợp pháp do nhân viên trả và được bạn bồi hoàn.
Bạn Phải Sử dụng Kế hoạch có trách nhiệm của IRS
Về cơ bản, để có kế hoạch có trách nhiệm, chi phí tự động phải có mục đích kinh doanh hợp pháp, nhân viên phải cung cấp cho bạn hồ sơ đầy đủ về việc sử dụng doanh nghiệp và số tiền đã chi tiêu, và nhân viên phải trả lại khoản bồi hoàn dư thừa trong một khoảng thời gian hợp lý.
Phụ cấp tự động bạn cung cấp cho nhân viên có thể được xác định bằng cách sử dụng tỷ lệ IRS chuẩn (mỗi năm khác nhau) hoặc chi phí thực tế. Phương pháp bạn sử dụng tùy thuộc vào bạn, với một số hạn chế.
Nếu bạn không thiết lập và sử dụng một kế hoạch có trách nhiệm, bất kỳ khoản trợ cấp hoặc bồi hoàn nào mà bạn cung cấp cho nhân viên lái xe đều phải chịu thuế đối với họ và bạn phải bao gồm số tiền bồi hoàn trong khoản thanh toán và khấu trừ thuế của họ.
Sử dụng nhân viên của một chiếc xe là một lợi ích điều kiện làm việc
Một lợi ích điều kiện làm việc, theo IRS, là "tài sản và dịch vụ bạn cung cấp cho một nhân viên để nhân viên có thể thực hiện công việc của mình." Quyền lợi này được loại trừ khỏi thu nhập của nhân viên với giả định rằng nhân viên có thể khấu trừ thuế khai thuế cá nhân. Trong trường hợp của một chiếc xe công ty. Hãy nhớ rằng, đây chỉ là việc sử dụng kinh doanh của chiếc xe được (a) cho phép như là một chi phí kinh doanh và (b) không chịu thuế cho nhân viên như một lợi ích.
Tuy nhiên, việc sử dụng xe của nhân viên vì lý do cá nhân không được khấu trừ như một chi phí kinh doanh, cho nhân viên hoặc cho doanh nghiệp của bạn. Đây là cách làm việc này:
Việc sử dụng cá nhân một chiếc xe công ty là một lợi ích chịu thuế
Về cơ bản, bất cứ điều gì bạn cung cấp cho nhân viên là một lợi ích chịu thuế. Nếu bạn cho nhân viên sử dụng xe, việc sử dụng cá nhân của nhân viên được IRS coi là một phúc lợi không dùng tiền mặt.
Intuit Payroll nói, "Một phần giá trị của chiếc xe được coi là một phần của tổng số tiền bồi thường của nhân viên cho mục đích thuế." Bạn phải xem xét giá trị của lợi ích này và hiển thị nó trên tiền lương của nhân viên, và, tất nhiên, giữ thuế liên bang và tiểu bang và các khoản thuế FICA (thuế An Sinh Xã Hội và Medicare) từ số tiền này, giống như từ các khoản thanh toán và phúc lợi khác.
Ô tô là tài sản được liệt kê của một doanh nghiệp
Một lưu ý cuối cùng: Phương tiện kinh doanh thuộc loại tài sản đặc biệt cho mục đích thuế kinh doanh. Chúng được coi là tài sản được liệt kê, bao gồm tài sản có thể được sử dụng cho cả lý do kinh doanh và cá nhân.
Cho dù bạn có cung cấp xe cho nhân viên hay tự mình sử dụng, nếu xe được sử dụng ít hơn 50% thời gian cho mục đích kinh doanh, bạn vẫn có thể khấu trừ việc sử dụng kinh doanh, nhưng bạn phải sử dụng khấu hao đường thẳng.
Nếu bạn quyết định cho một chiếc xe công ty cho một nhân viên
Hãy xem một ví dụ để xem cách tất cả các công trình này hoạt động như thế nào:
Doanh nghiệp của bạn thuê một chiếc xe và đưa nó cho Mary để sử dụng cho việc lái xe kinh doanh.
Mary phải giữ hồ sơ tốt về sự phân chia giữa doanh nghiệp và sử dụng cá nhân và cung cấp cho công ty của bạn các báo cáo chi tiết. Vì mục đích này, giả sử cô ấy thúc đẩy 50% cho doanh nghiệp và 50% cho mục đích sử dụng cá nhân.
Bất kể ai lái xe, hợp đồng cho thuê đều có tên công ty, do đó, khoản thanh toán tiền thuê được khấu trừ như một chi phí kinh doanh, nhưng chỉ trong phạm vi được sử dụng cho mục đích kinh doanh. (Nếu xe được mua, khấu hao trên xe được khấu trừ, một lần nữa chỉ cho phần kinh doanh sử dụng của nó.)
Nếu bạn hoàn trả Mary cho chi phí lái xe kinh doanh của mình, bạn không phải xem xét việc hoàn thuế này nếu bạn có kế hoạch có trách nhiệm, như được mô tả ở trên.
Tuy nhiên, giá trị của chiếc xe cho thời gian lái xe cá nhân phải được bao gồm trong thu nhập của Mary (và giữ lại áp dụng). Nếu tiền thuê xe hàng tháng của công ty trên xe Mary là 500 đô la, bạn phải trả 250 đô la một tháng trong séc lương của mình.
Tại sao điều quan trọng là giữ hồ sơ tốt về sử dụng kinh doanh
Như bạn có thể thấy từ các cuộc thảo luận ở trên, điều quan trọng là người lái xe của công ty lưu giữ hồ sơ tuyệt vời để chứng minh số lượng lái xe kinh doanh.
Bằng chứng này là cần thiết:
- Vì vậy, bạn có thể hoàn trả chi phí lái xe của nhân viên và không phải bao gồm những chi phí này trong lương của nhân viên
- Để chứng minh việc sử dụng kinh doanh, do đó bạn không phải bao gồm phần giá trị của chiếc xe này trong tiền lương của nhân viên,
- Vì vậy, bạn có thể khấu trừ chi phí khấu hao nhiều hơn và
- Vì vậy, bạn có thể sử dụng nhiều hơn giá trị của chiếc xe cho các chi phí kinh doanh khác của bạn.
Thông tin thêm trong ấn phẩm IRS
- Ấn phẩm IRS 535 - Chi phí khấu trừ kinh doanh
- Ấn phẩm IRS 15-B - Hướng dẫn về thuế của chủ lao động đối với lợi ích rìa
- Ấn phẩm IRS 463 - Chi phí du lịch, giải trí, quà tặng và xe hơi
- IRS Tax Topic 510 - Sử dụng Kinh doanh Xe hơi
Disclaimer: Bài viết này chỉ dành cho mục đích thông tin chung. Đó không phải là lời khuyên về thuế hoặc pháp lý. Kiểm tra với các cố vấn thuế và tài chính của bạn trước khi bạn bắt đầu trao cho nhân viên chìa khóa xe ô tô của công ty.