Nếu bạn sử dụng mỗi lần chi trả cho việc đi lại của nhân viên, bất cứ điều gì bạn trả cho nhân viên trên mức phí đều phải chịu thuế cho nhân viên đó.
Làm thế nào mỗi giá di chuyển được xác định
Tại Hoa Kỳ, Cơ quan quản lý dịch vụ tổng hợp (GSA) đặt ra tỷ lệ chi trả cho mỗi thành phố và tiểu bang của Hoa Kỳ và cho du lịch nước ngoài.
Giá mỗi lần thay đổi mỗi năm, thường vào ngày 1 tháng 10. Bộ Quốc phòng và các cơ quan liên bang khác sử dụng bảng GSA cho mỗi bảng xếp hạng. Bạn có thể kiểm tra mức phí hiện tại cho mỗi lần truy cập bằng cách truy cập trang web Quản trị Dịch vụ Tổng quát này: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
Tỷ lệ tiền công là điều quan trọng đối với người sử dụng lao động phải tuân theo vì việc bồi hoàn cho nhân viên vượt quá mức cho phép trên mỗi mức phí được tính cho người lao động là thu nhập. Chủ sử dụng lao động phải có kế hoạch chịu trách nhiệm về chi phí bồi hoàn cho nhân viên để tuân thủ các quy định của IRS về chi phí cho mỗi lần chi tiêu.
Cách đọc bảng tỷ lệ chi phí
Bảng xếp hạng GSA cho mỗi điểm di cư ( CONUS đề cập đến lục địa Hoa Kỳ; OCONUS đề cập đến bên ngoài lục địa Hoa Kỳ) Thông tin này chủ yếu dành cho nhân viên chính phủ Hoa Kỳ, nhưng nó có thể được sử dụng bởi các nhà tuyển dụng tư nhân.
Bảng chi phí hiện có thể tìm kiếm được.
Bạn có thể tìm kiếm theo tiểu bang và thành phố hoặc theo mã vùng. Bạn sẽ thấy một sự cố về tỷ lệ nhà nghỉ theo tháng và chi phí cho các bữa ăn và sự cố ở bên phải. Một số tháng có thể khác. Lưu ý rằng đây là " tỷ lệ sở hữu tối đa mỗi tháng, bao gồm cả thuế". Mức phí vượt quá mức tối đa phải chịu thuế đối với người lao động là thu nhập.
Hãy chắc chắn sử dụng bảng đúng; CONUS cho lục địa Hoa Kỳ và OCONUS cho bên ngoài lục địa Hoa Kỳ Bạn không thể sử dụng cho mỗi chuyến đi cho du lịch quốc tế.
Per Diem Giá và Thuế
IRS nói rằng mỗi lần bồi hoàn chi phí không phải chịu thuế ngay cả khi họ vượt quá chi phí thực tế nhưng không phải là nếu họ vượt quá mức liên bang. Ví dụ, nếu một nhân viên ở Tampa cho một hội nghị vào tháng 5 năm 2016, nhân viên đó có thể nộp trong mỗi lần phạt $ 106, cộng với $ 54 cho các bữa ăn và các chi phí phát sinh.
Nếu bạn muốn sử dụng mỗi lần chi cho nhân viên, bạn phải sử dụng chúng cho cả năm dương lịch, nhưng bạn có thể hoàn trả chi phí thực tế hoặc sử dụng bữa ăn và các chi phí phát sinh cho các địa điểm cụ thể.
Bạn cũng có thể chỉ sử dụng các bữa ăn và các chi phí phát sinh nếu bạn thanh toán trực tiếp, cung cấp chỗ ở bằng hiện vật, hoàn trả chi phí chỗ ở thực tế. Bạn cũng có thể sử dụng cho mỗi diems cho các bữa ăn và sự cố cho các chuyến đi trong ngày mà không có chi phí ăn ở.
Chi tiết, Hạn chế và Chứng chỉ từ IRS
Như thường lệ với IRS, có rất nhiều chi tiết bạn cần biết về nếu bạn muốn sử dụng mỗi lần chi tiêu cho việc đi lại của nhân viên. Tìm hiểu thêm về Per Diem Giá trong ấn phẩm IRS 463: Chi phí đi lại, giải trí, quà tặng và xe hơi.