Nếu doanh nghiệp của bạn có kế hoạch chịu trách nhiệm, việc hoàn trả một số chi phí kinh doanh nhất định không phải chịu thuế cho nhân viên. Nếu kế hoạch bồi hoàn kinh doanh của bạn không tuân thủ các yêu cầu của IRS đối với một kế hoạch có trách nhiệm, thì các khoản bồi hoàn này phải chịu thuế cho người lao động và việc khấu trừ thuế thu nhập liên bang và thuế biên chế phải được thực hiện đối với các khoản thanh toán này.
Ngoài ra, bạn là chủ nhân phải báo cáo các khoản thanh toán này trên mẫu W -2 của nhân viên.
Các kế hoạch có trách nhiệm có thể bao gồm hoàn trả một số chi phí nhân viên khác nhau, bao gồm:
- Chi phí đi lại của nhân viên, bao gồm các bữa ăn và giải trí,
- Mua dụng cụ và thiết bị, và
- Chi phí nhân viên tại nhà.
Kế hoạch chịu trách nhiệm cũng phải bao gồm một thủ tục yêu cầu nhân viên trả lại khoản bồi hoàn vượt quá (số tiền vượt quá số tiền cho phép) cho người sử dụng lao động. Nếu người sử dụng lao động thiết lập và duy trì một kế hoạch có trách nhiệm, chi phí đi lại của nhân viên không phải được coi là thu nhập chịu thuế.
Yêu cầu về kế hoạch cho phép
Để được IRS coi là "kế hoạch có trách nhiệm", thỏa thuận của bạn phải bao gồm TẤT CẢ những điều sau đây:
- Các chi phí phải có kết nối kinh doanh ; có nghĩa là, họ phải được trả tiền hoặc phát sinh trong khi thực hiện các dịch vụ như một nhân viên.
- Nhân viên phải có đầy đủ tài khoản cho người sử dụng lao động cho các chi phí này trong một thời gian hợp lý. Bạn phải yêu cầu nhân viên cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các chi phí này, bao gồm ngày, giờ, địa điểm, số tiền và mục đích kinh doanh cho chi phí.
- Bạn phải yêu cầu nhân viên trả lại khoản bồi hoàn dư thừa trong một khoảng thời gian hợp lý và cụ thể, tùy thuộc vào hoàn cảnh
Nếu tất cả ba yêu cầu này không được đáp ứng, kế hoạch được IRS xác định là không chịu trách nhiệm và mọi khoản chi phí được doanh nghiệp của bạn hoàn trả cho nhân viên đều phải chịu thuế cho nhân viên đó.
Hoàn trả vượt quá
Hoàn trả vượt quá số tiền bồi hoàn lớn hơn số tiền được phép. Nếu nhân viên không trả lại số tiền bồi hoàn dư thừa trong một khoảng thời gian hợp lý, số tiền vượt quá này sẽ bị đánh thuế cho nhân viên đó. Trường hợp phổ biến nhất sẽ là một trường hợp trong đó bạn cung cấp cho một nhân viên tạm ứng trước khi cô rời đi cho một chuyến đi, và chi phí của cô trong chuyến đi ít hơn số tiền nâng cao.
Một khoảng thời gian hợp lý để trả lại khoản bồi hoàn vượt quá được IRS xác định là, ví dụ:
- Tiền tạm ứng nhận được trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm chi phí
- Nhân viên cung cấp một khoản chi phí đầy đủ trong vòng 60 ngày sau khi họ được trả tiền hoặc phát sinh.
- Nhân viên sẽ trả lại bất kỳ khoản hoàn trả dư thừa nào trong vòng 120 ngày sau khi thanh toán đã được thanh toán hoặc phát sinh.
- Nhân viên được đưa ra một tuyên bố (ít nhất là hàng quý) rằng yêu cầu trả lại hoặc tính toán đầy đủ các khoản tạm ứng chưa thanh toán và nhân viên tuân thủ trong vòng 120 ngày sau khi nhận được bản sao kê.
Gửi một kế hoạch có trách nhiệm đến IRS
Không, không yêu cầu bạn gửi một kế hoạch bằng văn bản cho IRS. Nhưng bạn sẽ có thể chứng minh bạn đã xác định yêu cầu của bạn để hoàn trả nhân viên cho các chi phí. Bạn sẽ cần một cái gì đó bằng văn bản để cho IRS biết rằng bạn hiểu kế hoạch có trách nhiệm là gì và bạn đang điều hành doanh nghiệp của mình theo yêu cầu.
Trước tiên, bạn cần phải đặt các yêu cầu này bằng văn bản, như một phần của hướng dẫn thủ tục và chính sách nhân viên của bạn .
Thứ hai, bạn nên ghi chép tất cả các giao dịch với nhân viên để hoàn trả chi phí, lưu giữ hồ sơ để cho thấy rằng tất cả các yêu cầu của kế hoạch có trách nhiệm được tuân theo.
Trách nhiệm kế hoạch chịu thuế và thuế kinh doanh
Cho dù những chi phí này được thực hiện trong một kế hoạch có trách nhiệm không trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng của bạn để khấu trừ các chi phí này trên tờ khai thuế kinh doanh của bạn. Nhưng bạn vẫn phải cung cấp tài liệu đầy đủ để chứng minh những chi phí này liên quan đến kinh doanh.
Ví dụ: đối với các khoản bồi hoàn du lịch, bạn có thể khấu trừ chi phí trên dòng thích hợp trên tờ khai thuế kinh doanh của mình. Ví dụ: đối với chi phí ăn uống và giải trí, hãy sử dụng dòng 24b của Lịch C (đối với chủ sở hữu duy nhất hoặc LLC của một thành viên).