Mẫu đơn W-2 bao gồm thông tin về tiền lương của nhân viên đã trả cho năm dương lịch trước đó và khấu trừ tiền lương, cũng như thông tin về phúc lợi, và các khoản khấu trừ khác từ tiền lương.
Khi nào các mẫu đơn W-2 đến hạn?
W-2 là do nhân viên vào cuối tháng Giêng, cho năm dương lịch trước đó. Nếu ngày 31 tháng 1 là ngày cuối tuần hoặc ngày lễ, các báo cáo sẽ đến vào ngày làm việc tiếp theo. Dưới đây là các ngày đến hạn thanh toán thuế cuối kỳ của năm f hoặc năm hiện tại.
Mẫu W-2 là do Sở An Sinh Xã Hội vào ngày 31 tháng Giêng. Sau khi quý vị đã cung cấp mẫu đơn W-2 cho nhân viên, quý vị cũng phải nộp các mẫu đơn này, cùng với mẫu đơn W-3 được chuyển cho Cơ quan An sinh Xã hội (SSA).
Hạn chót tháng Giêng là một nỗ lực để hạn chế gian lận thuế, nhưng điều đó có nghĩa là bạn nên cung cấp các mẫu W-2 cho nhân viên vào đầu tháng Giêng, để họ có cơ hội xem xét chúng trước khi nộp đơn. Việc phân phối trước đó cho nhân viên sẽ làm giảm bớt các lỗi trong các mẫu W-2 , do đó bạn không phải nộp một bản W-2 đã sửa.
Thu thập thông tin để chuẩn bị mẫu đơn W-2
Thông tin cho mẫu đơn này xuất phát từ sổ đăng ký biên chế của bạn, hiển thị tổng số hàng năm cho mỗi nhân viên cho tiền lương và khấu trừ, cùng với các khoản khấu trừ cho các kế hoạch y tế, tài khoản tiết kiệm sức khỏe và các mặt hàng khác.
Dưới đây là thông tin chi tiết về thông tin bạn cần để chuẩn bị các mẫu W-2 này.
Độ khó: Trung bình
Thời gian bắt buộc: Tùy thuộc vào số lượng nhân viên và số lượng khấu trừ và các khoản thanh toán bổ sung
Đây là cách chuẩn bị mẫu W-2
thông tin tuyển dụng
Đối với mỗi W-2 bạn chuẩn bị, bạn sẽ cần phải bao gồm thông tin về doanh nghiệp của bạn: Số ID nhà tuyển dụng (EIN) và tên và địa chỉ của chủ lao động.
Số kiểm soát
Bạn có thể muốn thêm một số kiểm soát nội bộ trên mỗi W-2, nếu bạn đang trả nhiều nhân viên. Bạn có thể tự tạo số hoặc phần mềm chuẩn bị bảng lương của bạn có thể tạo số này.
Thu nhập của nhân viên Bạn cũng sẽ cần
- Tổng tiền lương, tiền boa và tiền đền bù khác (Hộp 1). Đây là tổng lương cho tất cả nhân viên theo giờ và lương.
- Tổng số tiền khấu trừ (Hộp 2)
- Tổng số tiền lương An Sinh Xã Hội ( tối đa là số tiền An Sinh Xã Hội ) (Hộp 3). Một số khoản thanh toán không được bao gồm trong tiền lương An sinh Xã hội , vì vậy bạn sẽ cần phải giảm số tiền nhập cảnh bằng số tiền này.
- Tổng số thuế an sinh xã hội được giữ lại (Hộp 4)
- Tổng số tiền lương và tiền lời của Medicare (giống như tổng tiền lương) (Hộp 5)
- Thuế khấu trừ Medicare (Hộp 6). Số tiền này bao gồm số tiền thuế Medicare bổ sung cho nhân viên được trả lương cao hơn.
- Mẹo An sinh Xã hội (Hộp 7) và các mẹo được phân bổ (Hộp 8)
Tiếp theo, bạn sẽ cần thông tin về nhân viên và tổng số tiền lương và khấu trừ cho mỗi nhân viên cho năm ngoái:
Các khoản thanh toán khác. Bạn có thể đã thanh toán các khoản thanh toán EIC trước (tín dụng thu nhập kiếm được) (Hộp 9) và các phúc lợi chăm sóc phụ thuộc (Hộp 10) trả cho nhân viên.
Thông tin về tham gia kế hoạch nghỉ hưu, nhân viên theo luật định
Trên mỗi W-2, bạn phải đánh dấu vào ô thích hợp nếu nhân viên tham gia vào kế hoạch nghỉ hưu (Hộp 13) hoặc kế hoạch không đủ điều kiện (Hộp 11), nếu nhân viên này là nhân viên theo luật định (Hộp 13), hoặc nếu nhân viên đã nhận được tiền lương của bên thứ ba (Hộp 13.
Hộp 12
Hộp 12 là số tiền bồi thường hoặc báo cáo khác, để nhập vào 1-4 hộp. Một số thông tin phổ biến nhất cho Hộp 12:- Bảo hiểm xã hội không được thu thập, RRTA (quỹ hưu trí), hoặc thuế Medicare, tiền boa hoặc bảo hiểm nhân thọ nhóm
- Trì hoãn tự chọn đến 401 (k), 403 (b) và các kế hoạch nghỉ hưu đủ điều kiện khác
- Khoản chi trả ốm không phải chịu thuế
- Thanh toán dù bằng vàng
- Chi phí di chuyển được hoàn trả không bao gồm
- Đóng góp vào tài khoản tiết kiệm y tế hoặc tài khoản tiết kiệm sức khỏe
- Tùy chọn cổ phiếu không theo luật định của nhân viên
- Đóng góp Roth được chỉ định theo kế hoạch 401 (k) hoặc 403 (b)
- Chi phí bảo hiểm y tế do nhà tuyển dụng tài trợ, sử dụng Mã DD, theo các yêu cầu báo cáo của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng
Hộp 14
Các khoản mục trong Hộp 14 là các khoản khấu trừ hoặc bồi thường khác phải được tiết lộ cho nhân viên để khai thuế. Ví dụ- Lương hưu sau thuế
- Hoàn tiền tự động
- Các loại thuế đặc biệt cho California, New York, New Jersey và Washington
- Đóng góp từ thiện được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên
- Bảo hiểm sức khỏe và khấu trừ phúc lợi rìa
- Khấu trừ thống nhất ( đối với chi phí đồng phục )
- Các khoản khấu trừ của công đoàn
- Thu nhập không chịu thuế
- Chi phí xe được bao gồm trong tiền lương (100% giá trị cho thuê xe được trang bị cho nhân viên và được bao gồm trong tiền lương Hộp 1)
- Ngoài ra còn có một hộp cho các mục "Khác không có trong danh sách" mà bạn đã khấu trừ từ nhân viên
Thông tin tiểu bang và địa phương
Trong phần này, bạn sẽ nhập thông tin về tiền lương của tiểu bang và địa phương và giữ lại. Đi vào:Lưu ý rằng có không gian cho hai tiểu bang và hai địa phương trên biểu mẫu. Nếu ai đó đã làm việc tại hơn hai tiểu bang hoặc địa phương trong năm, hãy sử dụng W-2 thứ hai để bao gồm thông tin bổ sung.
- Mã tiểu bang gồm hai chữ cái và mã số thuế tiểu bang của doanh nghiệp của bạn (hãy kiểm tra với bộ phận thu nhập của tiểu bang của bạn ) (Hộp 15)
- Lương nhà nước (Hộp 16)
- Thuế khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (Hộp 17)
- Tiền lương địa phương, nếu có (Hộp 18)
- Thuế thu nhập địa phương khấu trừ (Hộp 19)
- Tên địa phương (Hộp 20)
Kiểm tra độ chính xác
Dành thời gian để chắc chắn rằng thông tin bạn cung cấp cho nhân viên (và cuối cùng là cho Cơ quan quản lý an sinh xã hội và IRS) là chính xác. Kiểm tra tổng số đăng ký biên chế của bạn trong năm và chạy W-3 để đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin bạn đang gửi.Biểu mẫu được in sẵn
Nếu bạn đang in các mẫu W-2 của riêng mình, bạn có thể lấy chúng từ nhiều nguồn khác nhau:W-2 là một dạng đa phần. Dưới đây là các trang của biểu mẫu này:
- Trang web của Đơn đặt hàng mẫu IRS (mất 7-15 ngày)
- Nhà cung cấp biểu mẫu trực tuyến hoặc cửa hàng cung cấp văn phòng.
- Bản sao A gửi đến Cơ quan An sinh Xã hội. Bản sao A thường được in trên biểu mẫu màu đỏ.
- Bản sao 1 dành cho thành phố, tiểu bang hoặc địa phương
- Bản sao B là để nộp hồ sơ khai thuế liên bang của nhân viên
- Bản sao C là cho hồ sơ của nhân viên
- Bản sao 2 là một bản sao khác cho thành phố, tiểu bang hoặc địa phương khác
- Bản sao D là cho hồ sơ của chủ nhân.
In W-2
In các biểu mẫu, kiểm tra xem chúng có phù hợp với định dạng được in sẵn không nếu bạn có.Phân phối W-2
- Đối với nhân viên: Bản sao B, C, 1 và 2
- Đối với Cơ quan An sinh Xã hội - Bản sao A. SSA yêu cầu bạn gửi Bản sao A từ W-2 của mỗi nhân viên, cùng với Mẫu W-3, vào cuối tháng Hai.
- Giữ Bản sao D để lưu hồ sơ của bạn.
Vẫn còn nhầm lẫn về Biểu mẫu W-2? Câu trả lời cho câu hỏi của bạn về mẫu W-2 năm 2011
Lời khuyên về việc chuẩn bị mẫu W-2
- Mã số thuế nhà nước của doanh nghiệp của bạn KHÔNG phải là mã số thuế bán hàng tiểu bang của bạn. Nhiều tiểu bang sử dụng mã số thuế liên bang (EIN) và thêm chữ số vào cuối. Kiểm tra với bộ phận tiểu bang của bạn về doanh thu để biết thông tin.
- Thu nhập từ đầu. Tiền thu nhập của nhân viên tôi phải chịu thuế an sinh xã hội và thuế Medicare, bao gồm cả thuế Medicare bổ sung.
- Hộp 12 - Hơn 4 mục
Nếu bạn có nhiều hơn 4 mục cho Hộp 12, bạn sẽ cần phải đặt các mục bổ sung trên W-2 thứ hai. Nhưng không bao gồm lương của nhân viên và giữ lại trên W-2 bổ sung này. - Mẫu W-3 , cùng với Bản sao A từ tất cả các mẫu W-2 của nhân viên, là do Cơ quan An sinh Xã hội trước ngày 31 tháng 1. Khi bạn đã hoàn thành W-3 và bạn có tất cả các mẫu W-2, hãy gửi chúng cho nhân viên càng sớm càng tốt, để họ có cơ hội xem xét các biểu mẫu. Nếu họ tìm thấy lỗi, bạn có thể sửa chúng trước khi gửi báo cáo tổng hợp đến SSA trước ngày 31 tháng 1.
- Tuyên bố từ chối trách nhiệm
Thông tin cung cấp trong mục "Cách thực hiện" này là nhằm mục đích chung, để giúp bạn thu thập thông tin bạn cần để chuẩn bị và in các mẫu đơn W-2. Nó không nhằm mục đích tư vấn thuế và không có cách nào thông tin này cố gắng toàn diện hoặc để cho bạn biết tất cả các thông tin phải được bao gồm trong các mẫu đơn W-2 của bạn. Nói chuyện với cố vấn thuế của bạn để biết thông tin về tình huống cụ thể của bạn. Trở lại để nộp báo cáo tiền lương và thuế cuối năm