Đồng phục, công cụ, thiết bị, ấn phẩm của nhân viên
Ngoài các phúc lợi của nhân viên, có các chi phí khác của doanh nghiệp liên quan đến nhân viên của bạn mà bạn là chủ doanh nghiệp có thể khấu trừ từ tờ khai thuế kinh doanh của bạn. Trong mọi trường hợp, các chi phí này phải là chi phí hợp lý và cần thiết để kinh doanh. Dưới đây là một số chi phí tiêu biểu liên quan đến nhân viên mà bạn có thể đã bỏ qua như các khoản khấu trừ thuế kinh doanh:
Đồng phục nhân viên
Doanh nghiệp của bạn có thể khấu trừ chi phí cho đồng phục cho bản thân và nhân viên, nếu đây là chi phí hợp lý và cần thiết để kinh doanh. Ví dụ, nếu bạn điều hành một nhà hàng, nó là hợp lý mà nhân viên mặc đồng phục trong khi làm nhiệm vụ. Một số ví dụ khác về đồng phục và quần áo được khấu trừ là mũ cứng, trang phục sân khấu và các dụng cụ an toàn khác.
Bạn không được khấu trừ chi phí cho "quần áo đường phố" mà bạn hoặc nhân viên của bạn mặc để làm việc. Ví dụ, bộ quần áo và trang phục kinh doanh chung được coi là quần áo đường phố cho cả nam và nữ. "Quy tắc ngón tay cái" là nếu bạn có thể mặc nó ở bất cứ nơi nào và ở khắp mọi nơi, nó không cần thiết như là một chi phí kinh doanh và do đó không được khấu trừ.
Vì cả lý do thuế và lý do sạch sẽ chung, bạn nên yêu cầu nhân viên không mặc đồng phục để làm việc và thay đổi đồng phục trước khi đi làm. Chi phí để làm sạch và sửa chữa đồng phục cũng được khấu trừ chi phí kinh doanh.
Công cụ và thiết bị
Công cụ mà nhân viên được yêu cầu sử dụng cho công việc được khấu trừ, cũng như các thiết bị cần thiết . Ví dụ: nếu bạn yêu cầu nhân viên có công cụ hoặc thiết bị cụ thể, ví dụ như trong văn phòng nha khoa, doanh nghiệp của bạn có thể khấu trừ chi phí của những công cụ đó. Nhân viên không nên mang dụng cụ hoặc thiết bị về nhà, để sử dụng cá nhân.
Một số thiết bị có thể được sử dụng vì lý do kinh doanh và cá nhân được IRS gán nhãn là tài sản được liệt kê . Máy tính xách tay và ô tô của công ty phù hợp với loại này. Loại tài sản đặc biệt này có thể được sử dụng vì lý do kinh doanh hoặc cá nhân, vì vậy việc sử dụng cho doanh nghiệp phải được ghi lại cẩn thận và doanh nghiệp của bạn có thể cho thấy rằng tài sản được sử dụng hơn 50% thời gian cho mục đích kinh doanh.
Đăng ký cho các ấn phẩm kinh doanh, thương mại và chuyên nghiệp
Các doanh nghiệp cần những nhân viên được thông báo đầy đủ, cập nhật những xu hướng và công nghệ mới nhất trong lĩnh vực của họ. Chi phí của các tạp chí chuyên ngành, ấn phẩm thương mại và tạp chí kinh doanh và sách cũng nằm trong giới hạn chi phí kinh doanh "hợp lý và cần thiết", nhưng chắc chắn chỉ bao gồm các ấn phẩm kinh doanh hoặc chuyên nghiệp.
Giữ hồ sơ cho các khoản khấu trừ chi phí nhân viên
Trách nhiệm thuế quan trọng nhất của chủ doanh nghiệp, ngoài việc đóng thuế, là giữ hồ sơ tốt. Bạn nên tạo ra một chính sách kinh doanh và hướng dẫn thủ tục nêu rõ những gì công ty của bạn cung cấp cho nhân viên và các hạn chế như sử dụng thiết bị hoặc đồng phục do doanh nghiệp cung cấp (như chỉ mặc đồng phục làm việc trong công việc).
Ngoài ra, tất nhiên, bạn sẽ cần phải giữ biên lai cho các chi phí của các chi phí nhân viên này.
Tôi có thể yêu cầu nhân viên trả tiền cho những chi phí này không?
Một số công ty yêu cầu nhân viên phải trả chi phí cho các chi phí như vỡ, thiếu hụt, đồng phục và một số công cụ. Bộ Lao động Hoa Kỳ nói rằng người sử dụng lao động có thể yêu cầu nhân viên trả các chi phí này, chi phí có thể không làm giảm mức lương của nhân viên thấp hơn mức lương tối thiểu hiện tại, cũng không có thể cắt giảm chi phí làm thêm giờ.
Trước khi bạn quyết định yêu cầu nhân viên trả các chi phí này, hãy kiểm tra với bộ lao động tiểu bang của bạn; họ có thể có các hạn chế khác nhau (cao hơn) về yêu cầu nhân viên trả các chi phí này.
Nơi để hiển thị các chi phí này
- Đối với chủ sở hữu duy nhất và LLC của một thành viên, hãy trình bày các chi phí này trong phần "Chi phí" của Phụ lục C.
- Đối với các công ty hợp danh và LLC đa thành viên, hãy hiển thị các chi phí này trong phần "Khoản khấu trừ" của Biểu mẫu 1065 .
- Đối với các công ty, hiển thị các chi phí này trong phần "Khoản khấu trừ" của Biểu mẫu 1120 hoặc Biểu mẫu 1120-s cho các công ty S.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm
Bài viết này trình bày thông tin chung và không nhằm mục đích là lời khuyên về thuế hoặc pháp lý. Tham khảo ý kiến người khai thuế trước khi cố gắng khấu trừ chi phí kinh doanh.