Cố gắng theo dõi việc sử dụng cá nhân và kinh doanh của tài sản được liệt kê là khó khăn. Cho đến khi IRS tìm ra cách tốt hơn để làm điều đó, bạn nên tiếp tục lưu giữ hồ sơ chi tiết về việc sử dụng máy tính của nhân viên, ô tô do công ty cung cấp và tài sản được liệt kê khác, nếu bạn muốn khấu trừ các chi phí này như chi phí kinh doanh.
Thuộc tính được liệt kê là gì?
Tài sản được liệt kê là tài sản được sử dụng bởi các nhân viên hoặc chủ sở hữu trong một doanh nghiệp cũng có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân. Các loại tài sản được liệt kê bao gồm:
- Ô tô chở khách nặng từ 6.000 pound trở xuống
- Các tài sản khác được sử dụng để vận chuyển, như xe máy hoặc thuyền
- Thuộc tính thường được sử dụng để giải trí, giải trí hoặc giải trí, bao gồm máy ảnh kỹ thuật số và thiết bị quay video
- Máy tính và thiết bị ngoại vi liên quan
Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2010, điện thoại di động và các thiết bị viễn thông cá nhân tương tự khác không còn được coi là "tài sản được liệt kê" nữa.
Bằng chứng nào cần thiết để khấu trừ tài sản được liệt kê dưới dạng chi phí kinh doanh?
IRS nói rằng chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản được liệt kê không được khấu trừ như chi phí kinh doanh trừ khi người nộp thuế có đủ bằng chứng để chứng minh số tiền chi phí và việc sử dụng nó trong kinh doanh. Tức là, bạn phải chứng minh ngày chi tiêu hoặc sử dụng mục tài sản được liệt kê và mục đích kinh doanh của nó.
Ngoài ra, bạn phải có khả năng chứng minh rằng người sử dụng tài sản có mối quan hệ kinh doanh với bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp. Đó là, người sử dụng tài sản phải là nhân viên của bạn hoặc một nhân viên hợp đồng .
Ngoài ra, bạn phải chứng minh từng yếu tố sử dụng riêng biệt cho mỗi lần sử dụng tài sản kinh doanh, cụ thể:
- Số tiền "mỗi chi phí riêng biệt liên quan đến một mục thuộc tính được liệt kê" (theo IRS), chẳng hạn như chi phí mua và
- số tiền của mỗi doanh nghiệp sử dụng "dựa trên số đo thích hợp (nghĩa là, thời gian) và tổng số tiền sử dụng tài sản được liệt kê trong kỳ tính thuế." Nói cách khác, bao nhiêu việc sử dụng là cho doanh nghiệp và bao nhiêu cho cá nhân.
Kiểm tra sử dụng chủ yếu
Bởi vì tài sản được liệt kê có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân, nếu bạn muốn khấu hao tài sản này hoặc khấu trừ chi phí cho việc sử dụng tài sản, bạn phải chứng minh việc sử dụng kinh doanh của tài sản.
Các thử nghiệm sử dụng chiếm ưu thế nói rằng tài sản phải được sử dụng chủ yếu (hơn 50%) cho các mục đích kinh doanh. Nếu hơn 50% tổng số tiền sử dụng tài sản có liên quan đến thương mại hoặc doanh nghiệp của bạn, tài sản được coi là tài sản kinh doanh và việc sử dụng kinh doanh của tài sản đó có thể được khấu hao. Nếu tài sản đáp ứng "thử nghiệm sử dụng chủ yếu" thì các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản liên quan đến việc sử dụng kinh doanh có thể được khấu trừ.
Thuộc tính được liệt kê trong một doanh nghiệp gia đình
IRS giả định rằng thiết bị kinh doanh trong một doanh nghiệp ngoài nhà đang được sử dụng chủ yếu cho mục đích kinh doanh. Nhưng các thiết bị như vậy trong một doanh nghiệp dựa trên nhà - máy tính và thiết bị ngoại vi và điện thoại di động , ví dụ - có thể được sử dụng cho doanh nghiệp cá nhân.
Trong một doanh nghiệp gia đình, điều quan trọng hơn là giữ hồ sơ tốt trên tất cả các tài sản được liệt kê và để đảm bảo bạn có thể chứng minh việc sử dụng kinh doanh cho tài sản đó.
Sử dụng nhân viên của tài sản được liệt kê
Chúng tôi sẽ xem xét hai trường hợp ở đây: (a) Nếu doanh nghiệp mua tài sản được liệt kê do nhân viên sử dụng và (b) nếu một nhân viên sử dụng tài sản được liệt kê của riêng mình cho doanh nghiệp của bạn.
A. Nếu bạn trả tiền cho tài sản được sử dụng bởi một nhân viên và việc sử dụng là nhằm mục đích kinh doanh, IRS coi khoản phí đó là "lợi ích rìa " . Do đó, nó không bị đánh thuế cho nhân viên và được khấu trừ bởi bạn là một chi phí kinh doanh.
Nếu bạn thanh toán cho tài sản và việc sử dụng là chi phí cá nhân, khoản phí được coi là cá nhân. Nó không được khấu trừ bởi bạn như là một chi phí kinh doanh và nó phải chịu thuế cho nhân viên. IRS tuyên bố cụ thể: "giá trị thị trường hợp lý của việc sử dụng như vậy là bao gồm trong tổng thu nhập của nhân viên."
B. Nếu nhân viên sử dụng tài sản được liệt kê của riêng mình (hoặc tài sản được thuê bởi một nhân viên) trong việc thực hiện các dịch vụ như một nhân viên, việc sử dụng này không phải là việc sử dụng kinh doanh trừ khi nó đáp ứng cả hai tiêu chuẩn sau:
- Khấu trừ cho nhân viên
Nhân viên có thể khấu trừ tài sản được liệt kê trên tờ khai thuế cá nhân của họ chỉ khi (1) nó là để thuận tiện cho chủ nhân, hoặc (2) nó được yêu cầu như một điều kiện của việc làm. Nếu bạn muốn khấu trừ này, hãy chắc chắn bạn có thể chứng minh một trong hai tiêu chí này. - Yêu cầu sử dụng kinh doanh
Tài sản phải được chủ yếu (hơn 50%) được sử dụng cho mục đích kinh doanh đủ điều kiện. Một lần nữa, bạn có thể phải chứng minh yêu cầu này.
Sử dụng cho sự tiện lợi của chủ nhân. Cho dù việc sử dụng tài sản được liệt kê là để thuận tiện cho chủ nhân phải được xác định từ tất cả các sự kiện. Việc sử dụng là vì sự tiện lợi của chủ nhân nếu nó là vì một lý do kinh doanh đáng kể của chủ nhân. Việc sử dụng tài sản được liệt kê trong giờ làm việc thường xuyên của nhân viên để thực hiện công việc của chủ nhân nói chung là thuận tiện cho người sử dụng lao động.
Sử dụng yêu cầu như một điều kiện của việc làm. Cho dù việc sử dụng tài sản được liệt kê là một điều kiện của việc làm phụ thuộc vào tất cả các sự kiện và hoàn cảnh. Việc sử dụng tài sản phải được yêu cầu để nhân viên thực hiện các nhiệm vụ đúng cách. Người sử dụng lao động không cần yêu cầu một cách rõ ràng nhân viên để sử dụng tài sản đó. Một tuyên bố đơn giản của người sử dụng lao động rằng việc sử dụng tài sản là một điều kiện của việc làm là không đủ.
Khấu hao và khấu trừ tài sản được liệt kê
Tài sản được liệt kê không đáp ứng được thử nghiệm sử dụng chiếm ưu thế không đủ điều kiện để khấu hao Mục 179 hoặc các phương pháp khấu hao nhanh khác. Chi phí cho tài sản được liệt kê mà không đáp ứng các kiểm tra sử dụng chiếm ưu thế bị hạn chế.
Để biết thêm thông tin từ IRS
Để biết thêm thông tin về tài sản được liệt kê và khấu hao, xem Ấn phẩm IRS 946: Cách khấu hao tài sản.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Tác giả không phải là CPA, Đại lý đã đăng ký hoặc người khai thuế được cấp phép. Thông tin trong bài viết này là cho các mục đích chung và không nhằm mục đích là tư vấn về thuế hoặc pháp lý. Mỗi tình huống kinh doanh là duy nhất, và các quy định và luật thuế thay đổi thường xuyên. Hãy đảm bảo tham khảo ý kiến của cố vấn thuế hoặc cố vấn pháp lý của bạn trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào có thể ảnh hưởng đến thuế hoặc trạng thái pháp lý của bạn.