Trong nhiều năm, IRS đã xử lý các chi phí điện thoại di động cho các doanh nghiệp và nhân viên như là một phần của một loại tài sản kinh doanh được gọi là tài sản được liệt kê . Loại tài sản này bao gồm các tài sản có thể được sử dụng cho cả mục đích cá nhân và doanh nghiệp, vì vậy IRS yêu cầu lưu giữ hồ sơ chi tiết hơn trên một phần của doanh nghiệp để tách riêng việc sử dụng điện thoại di động như chi phí kinh doanh được khấu trừ.
Một điều khoản của Đạo luật Việc làm Doanh nghiệp Nhỏ năm 2010 đã loại bỏ điện thoại di động khỏi danh mục tài sản được liệt kê.
Điện thoại di động là một lợi ích rìa
Mặc dù IRS đã loại bỏ điện thoại di động khỏi danh mục bất động sản được liệt kê, nhưng nó đã không loại bỏ chi phí điện thoại di động khỏi loại lợi ích rìa . Hầu hết các doanh nghiệp trong những ngày này yêu cầu nhân viên đi du lịch hoặc những người ở vị trí quản lý để có điện thoại di động.
Nhưng bao nhiêu việc sử dụng điện thoại di động là cá nhân và là cá nhân này sử dụng một lợi ích chịu thuế cho nhân viên? IRS nói rằng một điện thoại di động do nhà tuyển dụng cung cấp là một lợi ích rất lớn cho nhân viên và giá trị của điện thoại, bao gồm cả chi phí điện thoại và phí hàng tháng, chịu thuế cho nhân viên trừ khi có thể chứng minh rằng điện thoại được sử dụng chủ yếu cho mục đích kinh doanh. (Bản tin doanh thu nội bộ 2011-38)
Nhưng IRS cũng nói rằng "khi một chủ nhân cung cấp một nhân viên có điện thoại di động chủ yếu vì ... lý do kinh doanh , việc kinh doanh và sử dụng cá nhân điện thoại di động nói chung là không thể chịu trách nhiệm cho nhân viên.
IRS sẽ không yêu cầu lưu trữ hồ sơ sử dụng kinh doanh để nhận được khoản tiền miễn thuế này. "
Điện thoại di động như một điều kiện làm việc rìa lợi ích
IRS gọi điện thoại di động là "lợi ích rìa điều kiện làm việc", nghĩa là "bất kỳ tài sản hoặc dịch vụ nào được cung cấp cho nhân viên của chủ lao động trong phạm vi đó, nếu nhân viên thanh toán cho tài sản hoặc dịch vụ đó, khoản thanh toán đó sẽ được cho phép như một khấu trừ "như một chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết .
Như một lợi ích rìa điều kiện làm việc, việc sử dụng cá nhân của nhân viên không ảnh hưởng đến khả năng của doanh nghiệp để khấu trừ chi phí điện thoại di động liên quan đến kinh doanh, cũng không phải chịu thuế cho nhân viên như một lợi ích rìa.
Đầu tiên, mục đích kinh doanh chính phải được thiết lập, để các chi phí liên quan đến kinh doanh được khấu trừ cho doanh nghiệp và tránh việc sử dụng cá nhân điện thoại do chủ nhân cung cấp phải chịu thuế cho nhân viên. Việc sử dụng cá nhân phi kinh doanh của điện thoại di động không được khấu trừ như một chi phí kinh doanh của công ty.
Nếu bạn yêu cầu nhân viên sử dụng điện thoại di động cho mục đích kinh doanh, việc sử dụng cá nhân của nhân viên được xử lý vì mục đích thuế như một lợi ích rìa de minimus theo quy định của IRS. Quy định IRS này áp dụng cho việc sử dụng điện thoại di động do nhà tuyển dụng cung cấp sau ngày 31 tháng 12 năm 2009.
Mục đích kinh doanh cho điện thoại di động
"Thông thường và cần thiết" được xác định bởi IRS và áp dụng cho điện thoại di động theo những cách cụ thể. Một ví dụ được IRS sử dụng để mô tả "mục đích kinh doanh" là yêu cầu của nhà tuyển dụng để liên lạc với nhân viên trong giờ làm việc. IRS nói rằng cung cấp điện thoại di động cho mục đích "đạo đức hoặc thiện chí", để thu hút nhân viên mới, hoặc bồi thường thêm cho nhân viên không được coi là "mục đích kinh doanh" và không loại trừ điện thoại di động khỏi lợi ích.
Giữ hồ sơ tốt về sử dụng điện thoại di động
Lấy điện thoại di động ra khỏi danh mục tài sản được liệt kê không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua vấn đề giữ hồ sơ tốt về việc sử dụng cá nhân điện thoại di động. Bạn vẫn phải có khả năng chứng minh rằng điện thoại đã được sử dụng chủ yếu cho mục đích kinh doanh.
Phải làm gì tiếp theo
Để tránh các vấn đề về kiểm toán thuế và tuân thủ các luật liên quan đến việc sử dụng điện thoại di động liên quan đến kinh doanh, hãy thảo luận vấn đề với cố vấn thuế của bạn. Một số biện pháp bạn có thể muốn xem xét:
- Hạn chế điện thoại di động chỉ cho những nhân viên phải có họ để thực hiện đúng nhiệm vụ của họ, chẳng hạn như đại diện bán hàng bên ngoài, quản lý người đi du lịch thường xuyên, và giám đốc điều hành.
- Giữ nhật ký điện thoại di động của nhân viên để xác minh việc sử dụng doanh nghiệp. Nếu điều này là hợp lý, hãy tìm cách truy cập nhật ký điện thoại di động trực tuyến thông qua nhà cung cấp dịch vụ của bạn, để bạn có thể truy xuất chúng nếu cần.
- Yêu cầu nhân viên có điện thoại di động do công ty cung cấp có điện thoại di động khác để sử dụng cá nhân.
Đọc thêm về IRS về Điều trị Thuế của Điện thoại Di động do Nhà cung cấp cung cấp.