Phân tích các yêu cầu kinh doanh
Trước khi bạn bắt đầu thu thập dữ liệu hoặc thực hiện các cuộc phỏng vấn, hãy tập hợp một nhóm những người có quyền lợi trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp cụ thể này. Nhiệm vụ đầu tiên mà nhóm lựa chọn nhà cung cấp cần thực hiện là xác định, bằng văn bản, sản phẩm, tài liệu hoặc dịch vụ mà bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp. Tiếp theo, xác định các yêu cầu kỹ thuật và kinh doanh. Ngoài ra, xác định các yêu cầu của nhà cung cấp. Cuối cùng, xuất bản tài liệu của bạn đến các khu vực có liên quan đến quy trình chọn nhà cung cấp này và tìm kiếm thông tin đầu vào của họ. Yêu cầu nhóm phân tích các nhận xét và tạo một tài liệu cuối cùng. Tóm tắt:
- Lắp ráp một nhóm đánh giá
- Xác định Sản phẩm, Chất liệu hoặc Dịch vụ
- Xác định các yêu cầu kỹ thuật và kinh doanh
- Xác định các yêu cầu của nhà cung cấp
- Xuất bản Tài liệu yêu cầu để phê duyệt
Tìm kiếm nhà cung cấp
Bây giờ bạn đã có thỏa thuận về yêu cầu kinh doanh và nhà cung cấp, nhóm hiện tại phải bắt đầu tìm kiếm các nhà cung cấp có thể có khả năng cung cấp tài liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ.
Phạm vi của quy trình lựa chọn nhà cung cấp càng lớn thì càng có nhiều nhà cung cấp bạn nên đặt trên bàn. Tất nhiên, không phải tất cả các nhà cung cấp sẽ đáp ứng các yêu cầu tối thiểu của bạn và nhóm sẽ phải quyết định nhà cung cấp nào bạn sẽ tìm kiếm thêm thông tin từ đó. Tiếp theo, viết một Yêu cầu Thông tin (RFI) và gửi nó đến các nhà cung cấp đã chọn.
Cuối cùng, đánh giá phản ứng của họ và chọn một số lượng nhỏ các nhà cung cấp sẽ tạo "Danh sách ngắn" và chuyển sang vòng tiếp theo. Tóm tắt:
- Biên soạn một danh sách các nhà cung cấp có thể
- Chọn nhà cung cấp để yêu cầu thêm thông tin từ
- Viết yêu cầu thông tin (RFI)
- Đánh giá phản hồi và tạo "Danh sách ngắn" của nhà cung cấp
Yêu cầu đề xuất (RFP) và yêu cầu báo giá (RFQ)
Các yêu cầu kinh doanh được xác định và bạn có một danh sách ngắn các nhà cung cấp mà bạn muốn đánh giá. Bây giờ là lúc viết Yêu cầu Đề xuất hoặc Yêu cầu Báo giá . Cho dù định dạng nào bạn quyết định, RFP hoặc RFQ của bạn sẽ chứa các phần sau:
- Chi tiết thông tin
- Giới thiệu và Tóm tắt điều hành
- Tổng quan về kinh doanh và nền tảng
- Thông số kĩ thuật chi tiết
- Giả định và ràng buộc
- Các điều khoản và điều kiện
- Tiêu chí lựa chọn
Đánh giá đề xuất và lựa chọn nhà cung cấp
Mục tiêu chính của giai đoạn này là để giảm thiểu cảm xúc của con người và định vị chính trị để đi đến một quyết định đó là lợi ích tốt nhất của công ty. Hãy thận trọng trong việc điều tra của bạn, tìm kiếm thông tin từ tất cả các bên liên quan và sử dụng phương pháp sau đây để dẫn dắt nhóm đến một quyết định lựa chọn nhà cung cấp thống nhất:
- Đánh giá sơ bộ tất cả đề xuất của nhà cung cấp
- Ghi lại các yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu của nhà cung cấp
- Chỉ định giá trị quan trọng cho mỗi yêu cầu
- Chỉ định Giá trị hiệu suất cho mỗi yêu cầu
- Tính tổng điểm hiệu suất
- Chọn nhà cung cấp chiến thắng
Chiến lược đàm phán hợp đồng
Giai đoạn cuối cùng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp đang phát triển một chiến lược đàm phán hợp đồng . Hãy nhớ rằng, bạn muốn "hợp tác" với nhà cung cấp của bạn và không "đưa họ đến các chất tẩy rửa". Xem xét các mục tiêu của bạn cho thương lượng hợp đồng và kế hoạch cho các cuộc đàm phán được bao gồm các mục sau:
- Danh sách Xếp hạng các ưu tiên của bạn cùng với các lựa chọn thay thế
- Biết sự khác biệt giữa những gì bạn cần và những gì bạn muốn
- Biết dòng dưới cùng của bạn Vì vậy, bạn biết khi nào để đi xa
- Xác định bất kỳ ràng buộc và điểm chuẩn nào
- Đánh giá các khoản nợ tiềm ẩn và rủi ro
- Bảo mật, không cạnh tranh, giải quyết tranh chấp , thay đổi yêu cầu
- Làm tương tự cho nhà cung cấp của bạn (ví dụ: Đi bộ một dặm trong đôi giày của họ)
Sai lầm thương lượng hợp đồng
Sai lầm nhỏ nhất có thể giết chết một quy trình thương lượng hợp đồng khác. Tránh các lỗi thương lượng hợp đồng và tránh gây nguy hiểm cho quy trình thương lượng hợp đồng khác