Quản lý văn phòng tốt là tốt cho dòng dưới cùng của bạn
1. Thiết lập thói quen quản lý văn phòng và gắn bó với họ.
Các nhiệm vụ thường quy cần các thủ tục thông thường nếu bạn muốn tổ chức và giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Thiết lập các thủ tục để xử lý thủ tục giấy tờ và hệ thống văn phòng. Ví dụ, nếu có thể, mọi mảnh giấy đi vào văn phòng của bạn nên được xử lý một lần, hành động theo và nộp - không được xếp chồng lên nhau trên bàn làm việc. Tương tự như vậy, các giao tiếp kỹ thuật số như email phải được ưu tiên và hành động ngay lập tức nếu có thể hoặc được gắn cờ cho hành động trong tương lai.
Các hệ thống văn phòng, bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy chủ tệp, máy in đa chức năng và thiết bị di động, sẽ cần cả thủ tục quản trị và khẩn cấp. Khi hệ thống bị treo hoặc một thiết bị liên quan đến máy tính bị lỗi, mọi người trong văn phòng của bạn cần phải biết ai cần gọi và không làm gì (chẳng hạn như cố tự khắc phục sự cố). Tìm hiểu 3 bước để bảo vệ dữ liệu kinh doanh quan trọng của bạn.
2. Thiết lập trách nhiệm được phân định rõ ràng.
Quản lý văn phòng tốt tùy thuộc vào những người biết ai chịu trách nhiệm cho những gì - đó là những người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc.
Điều gì sẽ xảy ra, ví dụ, nếu mua cho doanh nghiệp nhỏ của bạn đã được thực hiện bởi bất cứ ai bất cứ khi nào? Bạn sẽ có thể tìm thấy giấy máy in khi bạn cần nó? Đặt một người phụ trách đặt hàng tất cả các thiết bị và vật tư giải quyết vấn đề và giữ cho mọi thứ chạy trơn tru. Yêu cầu nhân viên gửi email cho người được chỉ định bất kỳ yêu cầu nào về nguồn cung cấp hoặc đăng danh sách viết tay ở một nơi dễ thấy nơi mọi người có thể thêm những gì họ cần.
Nó giống với quản trị hệ thống (máy tính). Bạn cần có một người chịu trách nhiệm về bảo mật hệ thống máy tính của bạn và theo dõi những thứ như tài khoản, mật khẩu và phần mềm. Sử dụng các hệ thống dựa trên đám mây cho các ứng dụng văn phòng, phần mềm kế toán và lưu trữ dữ liệu là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng bạn vẫn cần có một người đáng tin cậy được giao để thực hiện các tác vụ quản trị như thêm / xóa người dùng, gán quyền, v.v.
3. Lưu giữ hồ sơ - và cập nhật hồ sơ kinh doanh của bạn.
Giữ hồ sơ âm thanh như phần dễ nhất của quản lý văn phòng tốt - cho đến khi bạn xem xét sự cần thiết phải giữ cho những bản ghi cả hai có thể truy cập và cập nhật. Nhưng quy tắc đầu tiên để trở thành người quản lý văn phòng tốt sẽ giúp bạn nắm bắt được điều này; cập nhật hồ sơ một thói quen văn phòng. Ví dụ: khi bạn có khách hàng hoặc khách hàng mới , bạn chỉ mất một chút thời gian để nhập anh ấy vào cơ sở dữ liệu danh bạ của bạn. Sau đó, nó sẽ chỉ mất một hoặc hai giây để cập nhật hồ sơ sau khi bạn đã nói chuyện với anh ta trên điện thoại.
(Cũng xin lưu ý rằng hầu hết các khu vực pháp lý đều có Đạo luật bảo mật điều chỉnh việc xử lý thông tin khách hàng.)
4. Đi bộ qua văn phòng của bạn và ngồi.
Văn phòng của bạn có phải là ví dụ về quản lý không gian hoặc quản lý không gian không?
Khi bạn đi bộ qua văn phòng, bạn có phải đi vòng quanh các chướng ngại vật hay có nguy cơ vấp ngã gì đó không?
Khi bạn ngồi xuống bàn làm việc, bạn có thực sự làm việc thoải mái ở đó không? Có phải những thứ được sắp xếp hợp lý sao cho những thứ mà bạn sẽ sử dụng nhiều nhất ở bàn gần nhất với bàn tay?
Có rất nhiều thứ crammed vào văn phòng ngày nay, từ máy in đứng thông qua tủ hồ sơ . Đối với quản lý văn phòng tốt, bạn cần phải chắc chắn rằng tất cả những thứ trong văn phòng được sắp xếp cho hiệu quả tối đa - và an toàn tối đa. Khái niệm cơ bản của thiết kế văn phòng nhỏ hoặc nhà cung cấp lời khuyên cho một cách an toàn đáp ứng nhu cầu điện, chiếu sáng và thông gió của không gian văn phòng của bạn.
5. Lên lịch cho công việc tẻ nhạt.
Thật dễ dàng để loại bỏ những thứ bạn không thích làm, và hầu hết mọi người kinh doanh không được hưởng các nhiệm vụ như gửi , vận chuyển và tiếp nhận, hoặc sổ sách kế toán - ngay cả những người quản lý văn phòng.
Thật không may, một văn phòng, giống như một nhà bếp, sẽ không hoạt động tốt nếu không có công việc đang được thực hiện.
Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ , những người ở vị trí không thể chỉ định bất cứ điều gì bạn xem là công việc nhàm chán hoặc khó chịu cho người khác, hãy buộc bản thân phải làm việc đó thường xuyên bằng cách lên lịch thời gian mỗi tuần cho nó. Ví dụ, hãy lấy một buổi sáng hoặc buổi chiều và chi tiêu để thực hiện cuộc gọi lạnh , trả lại các yêu cầu email không ưu tiên, đăng tải phương tiện truyền thông xã hội , cập nhật hoặc cập nhật hồ sơ.
6. Ủy thác và thuê ngoài.
Trong một thế giới hoàn hảo, mọi người sẽ chỉ làm những gì họ có thời gian để làm và làm tốt. Vì thế giới không hoàn hảo, thay vào đó nhiều người đang làm những việc mà họ không có thời gian hay tài năng để làm tốt.
Ủy thác và gia công phần mềm có thể không chỉ cải thiện quản lý văn phòng của doanh nghiệp nhỏ của bạn mà còn miễn phí bạn tập trung vào tài năng của bạn, do đó cải thiện lợi nhuận của bạn. Trợ lý bán thời gian hoặc ảo có thể xử lý nhiều tác vụ văn phòng hoặc hành chính của bạn. Để biết thêm về ủy quyền, hãy xem Quyết định Ủy quyền .
7. Lập kế hoạch kinh doanh một ưu tiên.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dành cả ngày hành động và phản ứng - và sau đó tự hỏi tại sao họ dường như quay bánh xe của họ. Lập kế hoạch kinh doanh là một thành phần quan trọng trong quản lý văn phòng tốt và cần phải là một phần trong quy trình quản lý văn phòng thường xuyên của bạn.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ thành công dành nhiều thời gian mỗi tuần để lập kế hoạch kinh doanh và nhiều người sử dụng các phiên lập kế hoạch kinh doanh hàng ngày như một công cụ để thiết lập mục tiêu và tăng trưởng.
Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh này là một mồi tuyệt vời cho việc nỗ lực lập kế hoạch kinh doanh của bạn đang được tiến hành; nó đưa ra một khuôn khổ lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn và cung cấp các nguồn lực trên mọi thứ từ viết một tuyên bố về tầm nhìn thông qua các quy tắc để thiết lập các mục tiêu kinh doanh .
Nếu bạn có nhân viên, hãy liên hệ với họ trong lập kế hoạch kinh doanh , chính thức hoặc không chính thức.
Bạn sẽ thích sự khác biệt
Đừng để hỗn loạn can thiệp vào việc kinh doanh. Một khi bạn bắt đầu áp dụng bảy nguyên tắc quản lý văn phòng tốt, bạn sẽ ngạc nhiên trước sự khác biệt quản lý văn phòng tốt làm cho - và bao nhiêu doanh nghiệp bạn làm.
Xem thêm:
Tại sao điện toán đám mây lại lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ
Làm chủ hệ thống nộp hồ sơ của bạn