Quản lý hồ sơ kinh doanh tốt có nghĩa là ít thời gian thuế hơn
Nhưng trong khi hầu hết chúng ta coi việc quản lý hồ sơ kinh doanh là công việc cặn kẽ và có khuynh hướng ưu tiên thấp, quản lý hồ sơ tốt không chỉ làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn mà còn có thể giảm stress cho chúng ta vào thời điểm thuế.
Dưới đây là những gì bạn có thể làm để giúp việc quản lý bản ghi trở nên dễ dàng:
1. Giữ doanh nghiệp và chi phí cá nhân của bạn riêng biệt
Nghe có vẻ dễ, phải không? Nhưng đây là một phần của quản lý hồ sơ mà đi lên hầu hết mọi người. Ví dụ, nếu bạn có một khách hàng tiềm năng cho một vòng golf, đó là một chi phí cá nhân hoặc chi phí kinh doanh? (Câu trả lời là cá nhân vì lệ phí xanh không phải là chi phí kinh doanh được khấu trừ.) Xe bạn sử dụng vì cả lý do cá nhân và kinh doanh là một vấn đề lâu năm khác. Bạn cần phải biết những gì đủ điều kiện là chi phí kinh doanh hợp pháp và những gì không và chắc chắn rằng hồ sơ kinh doanh của bạn phản ánh chính xác điều này.
2. Nhận đủ tài liệu cho tất cả các chi phí kinh doanh
Nhiều người kinh doanh mắc sai lầm khi nghĩ rằng "danh sách" đủ tốt cho mục đích quản lý hồ sơ. Ví dụ, họ có một danh sách mua hàng trên bảng sao kê thẻ tín dụng của họ và nghĩ rằng đó là đủ tốt trong việc tuyên bố những mua hàng như chi phí kinh doanh.
Thật không may, CRA (Cơ quan doanh thu Canada) đòi hỏi khắt khe hơn. Họ không chấp nhận bảng sao kê thẻ tín dụng hoặc séc bị hủy làm tài liệu đầy đủ cho các chi phí khi hóa đơn hoặc biên lai thường được phát hành. IRS tha thứ hơn và trong trường hợp không có biên lai, thông thường sẽ chấp nhận bảng sao kê thẻ tín dụng và séc đã hủy để làm bằng chứng về yêu cầu chi phí.
Về lưu giữ hồ sơ, có hai điểm cần lưu ý:
a) Luôn nhận biên lai . Có thói quen yêu cầu một biên lai bất cứ khi nào bạn mua hàng - dù nhỏ thế nào đi chăng nữa. Chi phí nhỏ cũng tăng lên và bạn cần tài liệu cho hồ sơ kinh doanh của mình.
b) Ghi nhãn biên nhận của bạn, nếu cần . Hiện vẫn còn các doanh nghiệp xung quanh những hóa đơn không có bất kỳ thứ gì ngoại trừ ngày mua hàng và chi phí là bao nhiêu - điều này không hữu ích khi bạn nhìn chằm chằm vào biên lai cố gắng tìm ra mục được đề cập đến và loại chi phí kinh doanh nào phù hợp.
Khi bạn nhận được biên nhận , hãy xem và ghi lại thông tin còn thiếu / có liên quan trên đó, chẳng hạn như biên nhận và loại chi phí.
3. Nhận tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp của bạn
Trong khi các khoản phí cho tài khoản ngân hàng kinh doanh nổi tiếng cao so với tài khoản cá nhân, một tài khoản ngân hàng kinh doanh là hoàn toàn cần thiết để quản lý hồ sơ kinh doanh tốt. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp giúp bạn tách biệt chi phí cá nhân và doanh nghiệp của mình. Bạn sẽ gửi tất cả các khoản thu nhập doanh nghiệp của mình vào tài khoản doanh nghiệp và rút bất kỳ chi phí hoặc khoản thanh toán nào liên quan đến kinh doanh từ tài khoản doanh nghiệp.
Bạn sẽ nhận được loại tài khoản ngân hàng doanh nghiệp nào? Một tài khoản chequest - tốt nhất là một tài khoản gửi báo cáo hàng tháng và trả lại các séc đã hủy cho bạn.
Kiểm tra doanh nghiệp giúp việc quản lý hồ sơ của bạn trở nên dễ dàng bởi vì bạn có thể sử dụng dòng ghi nhớ ở mặt trước của mỗi séc để ghi lại mục đích kinh doanh của chi phí.
4. Có và sử dụng một thẻ tín dụng riêng cho chi phí kinh doanh
Sử dụng thẻ tín dụng cá nhân của bạn cho mục đích kinh doanh sẽ nhanh chóng thả bạn vào một quagmire quản lý hồ sơ. Thẻ tín dụng doanh nghiệp giúp đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ kinh doanh của bạn bằng cách giúp giữ riêng chi phí cá nhân và doanh nghiệp của bạn. (Điều này cũng giúp doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn.)
5. Giữ một nhật ký Mileage của du lịch kinh doanh của bạn
Nếu bạn sử dụng bất kỳ phương tiện nào của mình cho mục đích kinh doanh , nhật ký mileage sẽ là một trợ giúp lớn trong quản lý hồ sơ.
Lưu ý số dặm (hoặc ki lô mét) đọc trên đồng hồ đo vào đầu năm và sau đó nhập số dặm theo ngày mỗi khi bạn sử dụng xe cho mục đích kinh doanh. Giữ nhật ký mileage của bạn trong hộp găng tay của chiếc xe của bạn sẽ làm cho việc này trở nên dễ dàng. Nếu bạn có nhiều hơn một chiếc xe mà bạn sử dụng cho mục đích kinh doanh, hãy ghi nhật ký số dặm.
6. Giữ tất cả hồ sơ kinh doanh của bạn cho một năm thuế đặc biệt cùng nhau
Có hồ sơ kinh doanh của bạn nằm rải rác trên khắp nơi là một thời gian thực-rút khi nói đến kế toán hoặc chuẩn bị thuế của bạn , và tổ chức hệ thống quản lý hồ sơ kinh doanh của bạn vào năm tài chính sẽ làm cho nó dễ dàng hơn nhiều để tìm hồ sơ kinh doanh bạn cần khi bạn cần chúng.
7. Giữ hồ sơ kinh doanh của bạn cho đúng thời gian
Đối với một số lý do, có vẻ như có rất nhiều sự nhầm lẫn về việc bạn phải giữ hồ sơ kinh doanh của mình trong bao lâu . Vì mục đích thuế, "nếu quý vị khai thuế đúng hạn, hãy giữ hồ sơ của quý vị trong tối thiểu sáu năm sau khi kết thúc năm tính thuế mà họ liên quan". Khoảng thời gian sáu năm này bắt đầu từ lần cuối bạn sử dụng hồ sơ kinh doanh, không phải từ thời điểm giao dịch xảy ra.
Đối với tờ khai thuế của Hoa Kỳ, "lưu giữ hồ sơ trong 3 năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm kể từ ngày bạn nộp thuế, tùy điều kiện nào sau này nếu bạn nộp đơn xin tín dụng hoặc tiền hoàn lại sau khi bạn khai thuế. trong 7 năm nếu bạn nộp đơn yêu cầu thua lỗ từ chứng khoán vô giá trị hoặc khấu trừ nợ xấu ".
8. Phần mềm kế toán giúp bạn dễ dàng
Với tính dễ sử dụng, khả năng truy cập từ thiết bị di động và chi phí thấp, gói phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ dựa trên đám mây ngày nay có thể đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ . Đối với các nhà cung cấp phần mềm khoảng 10 đô la / tháng như FreshBooks và Zoho cung cấp các gói khởi động cơ bản phù hợp cho dịch giả tự do và sở hữu duy nhất , bao gồm lập hóa đơn , theo dõi chi phí và báo cáo đơn giản. Hãy suy nghĩ về những lợi thế của việc có thể, ví dụ, gửi hóa đơn trực tiếp từ điện thoại thông minh của bạn, chụp ảnh biên lai ăn trưa với khách hàng và ghi lại chi phí hoặc theo dõi thời gian có thể lập hóa đơn với bộ hẹn giờ tích hợp.
Tám điều bạn có thể làm để làm cho việc quản lý hồ sơ của bạn trở nên dễ dàng không khó. Giống như nhiều doanh nghiệp hành chính liên quan đến việc điều hành một doanh nghiệp, họ chỉ cần thiết lập thói quen tốt và kiên trì. Nhưng nếu bạn áp dụng các quy tắc này ngay bây giờ và làm theo thông qua, bạn sẽ thấy một sự khác biệt rất lớn thời gian thuế tiếp theo và kế toán của bạn sẽ dễ dàng hơn cả năm.