Cách tạo hệ thống quản lý tài liệu cho các doanh nghiệp nhỏ
Đối với nhiều doanh nghiệp, trọng tâm của quản lý tài liệu là tổ chức và lưu trữ tài liệu. Họ muốn có thể lưu trữ tài liệu một cách có tổ chức và bảo mật mà vẫn cho phép các tài liệu được tìm thấy dễ dàng.
Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách tạo một hệ thống quản lý tài liệu thực hiện chính xác điều đó.
Nếu bạn nhập “quản lý tài liệu” vào bất kỳ công cụ tìm kiếm nào, bạn sẽ nhận được danh sách dài các giải pháp quản lý tài liệu, nhiều phần mềm hoặc ứng dụng quảng cáo lợi thế của việc có một văn phòng không cần giấy tờ .
Tuy nhiên, phần mềm hoặc ứng dụng quản lý tài liệu được thiết kế để cải thiện việc xử lý các tệp điện tử của doanh nghiệp bạn. Vấn đề là nhiều doanh nghiệp nhỏ phải đối phó với sự pha trộn của dữ liệu cũ trên giấy và các tập tin điện tử - và trong một số trường hợp, tỷ lệ dữ liệu giấy lớn hơn nhiều.
Một giải pháp cho vấn đề có môi trường dữ liệu hỗn hợp sẽ là sử dụng hệ thống hình ảnh tài liệu để chuyển đổi tất cả tài liệu của doanh nghiệp sang dạng điện tử. Nhưng điều này là quá tốn kém và tốn thời gian cho nhiều doanh nghiệp nhỏ.
Tin tốt là bạn có thể đặt những điều cơ bản của một hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ mà không cần mua bất kỳ phần mềm đặc biệt nào hoặc thông qua việc bán tài liệu hình ảnh.
Hệ thống không phải phức tạp; bạn chỉ cần đầu tư một chút thời gian vào việc lập kế hoạch và thực hiện nó.
Cách tạo hệ thống quản lý tài liệu
Thiết lập một hệ thống quản lý tài liệu liên quan đến ba bước;
- tạo ra một kế hoạch quản lý tài liệu,
- triển khai kế hoạch quản lý tài liệu,
- và theo sau.
Bước đầu tiên, tạo kế hoạch, bao gồm trả lời bốn câu hỏi sau:
Các quy tắc để tạo tài liệu là gì?
Hóa đơn , thư nhắc nhở thanh toán, tài liệu quảng cáo bán hàng, email, bảng cân đối , bảng tính, báo cáo - Tất cả các doanh nghiệp tạo nhiều tài liệu khác nhau trong quá trình thực hiện và theo dõi doanh nghiệp. Và để giữ mọi thứ được tổ chức, tất cả các doanh nghiệp cần thiết lập các quy tắc để tạo tài liệu.
Ví dụ: có các mẫu nội bộ cho một số tài liệu kinh doanh chuẩn của bạn, chẳng hạn như chữ cái và hóa đơn và chúng nằm ở đâu?
Có cần hướng dẫn theo phong cách nội bộ không?
Các tài liệu mới có nên được ghi ngày và / hoặc đóng dấu thời gian không?
Cần làm theo các thủ tục nào để chia sẻ hoặc xem xét tài liệu?
Đối với một số doanh nghiệp nhỏ, điểm duy nhất về việc tạo tài liệu là vấn đề sẽ là nơi các mẫu cho các tài liệu kinh doanh khác nhau được đặt và cách sử dụng chúng. Nhưng nếu việc tạo tài liệu trong doanh nghiệp của bạn liên quan đến những người khác nhau cộng tác, xem xét hoặc cập nhật tài liệu, bạn sẽ cần dành một chút thời gian để quyết định cách thực hiện những điều này để đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán.
Chúng tôi sẽ lưu trữ tài liệu như thế nào?
Thực tế có hai khía cạnh cho câu hỏi này.
Việc đầu tiên liên quan đến các khía cạnh vật lý của lưu trữ. Ngay cả khi doanh nghiệp nhỏ của bạn đang lưu trữ tài liệu trong tủ hồ sơ, có những chi phí liên quan đến việc lưu trữ; không chỉ chi phí của các tủ hồ sơ, mà là chi phí thời gian khi bạn và / hoặc nhân viên của bạn nộp hồ sơ hoặc đi lấy chúng. Trong thực tế, chi phí lớn nhất liên quan đến lưu trữ, đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, có lẽ là chi phí của thời gian lãng phí khi mọi người đang tìm kiếm tài liệu.
Khía cạnh thứ hai của việc lưu trữ tài liệu là tổ chức; tài liệu sẽ được nộp như thế nào? Chìa khóa để nộp hồ sơ là tuân theo các phương pháp quản lý tập tin tốt.
Bạn cũng cần biết cách bạn sẽ lưu trữ tài liệu. Làm thế nào bạn sẽ xử lý các tập tin đã lỗi thời hoặc chỉ sẵn sàng để được chuyển đến ổ ghi sau trong hệ thống quản lý tài liệu của bạn?
Gần đầu mỗi năm, tôi đi qua các tệp liên quan đến công việc khác nhau trên máy tính của mình, loại bỏ những tệp không còn tồn tại và tạo thư mục mới được gắn nhãn theo năm và / hoặc chủ đề, di chuyển tệp nếu cần.
Điều tương tự cũng có thể được thực hiện với các tệp giấy; không khó để xóa tài liệu cũ (er) khỏi thư mục và nhãn tệp và tạo một tài liệu mới có dấu "Cũ" trong tiêu đề. Một số phần mềm cung cấp các tùy chọn lưu trữ tự động. Ví dụ, Microsoft Outlook cho phép bạn lưu trữ email cũ.
Làm thế nào có thể lấy tài liệu được đơn giản hóa?
Câu hỏi này là trung tâm của hệ thống quản lý tài liệu của bạn. Trong một cuộc khảo sát được tiến hành bởi Leger Marketing cho Xerox Canada, các chủ doanh nghiệp và người quản lý SMB của Canada trung bình cho biết chi phí $ 2,152 một năm để quản lý và lưu trữ tài liệu và khoảng một giờ mỗi ngày để tìm kiếm các tài liệu này (globeandmail.com).
Một lần nữa, thực hành nộp đơn tốt có thể đi một chặng đường dài để giải quyết vấn đề. Duyệt các bài viết Quản lý dữ liệu trên trang web này sẽ giúp bạn bắt đầu. Nếu bạn làm những việc như tuân theo các quy ước đặt tên nghiêm ngặt, ví dụ, tài liệu sẽ dễ tìm hơn nhiều.
Và cho dù bạn là chủ sở hữu duy nhất làm việc solo hay chủ doanh nghiệp với nhân viên , tôi khuyên bạn nên tạo Danh sách Vị trí Tệp , sẽ nhắc người dùng nơi các loại tệp cụ thể đến - và nơi tìm tài liệu cụ thể. Nếu doanh nghiệp của bạn giống như hầu hết, hãy nhớ bao gồm tệp có trên hệ thống máy tính của bạn, máy chủ trong nhà, trên đám mây hay trong biểu mẫu giấy được lưu ở vị trí thực tế chẳng hạn như tủ hồ sơ. Ví dụ: giả sử bạn sử dụng hình ảnh, video hoặc thậm chí là ảnh giấy trong doanh nghiệp của tôi. Mục nhập trong Danh sách vị trí tệp của bạn có thể là:
Hình ảnh / video kỹ thuật số: máy tính (hoặc máy chủ) - ổ E: / photos - file trong thư mục chủ đề thích hợp
Ảnh giấy: tủ hồ sơ 3 - Hình ảnh - alpha theo chủ đề
Mạng chia sẻ hoặc ổ đĩa đám mây nên được gắn nhãn theo nội dung như phải lưu trữ ngăn kéo tủ.
Làm cách nào để chúng tôi có thể tạo / giữ tài liệu của mình an toàn?
Dòng phòng thủ đầu tiên cho bảo mật tài liệu là đảm bảo an toàn cho cơ sở kinh doanh . Tất cả các doanh nghiệp cần phải có hệ thống bảo mật, chẳng hạn như hệ thống báo động, được cài đặt - ngay cả doanh nghiệp tại nhà .
Các doanh nghiệp cũng có thể cần hoặc muốn đầu tư vào các thiết bị bảo mật khác, chẳng hạn như thanh cửa sổ / lò nướng, camera an ninh và / hoặc dịch vụ tuần tra. Bạn có thể dành tất cả thời gian bạn muốn tạo mật khẩu và mã hóa các tệp trong nỗ lực bảo vệ các tệp điện tử của bạn, nhưng không quan trọng nếu ai đó có thể đi lang thang và ăn cắp máy tính của bạn và ổ cứng đi kèm.
Tất cả các tủ hồ sơ phải được khóa và giữ kín sau giờ làm việc (và khóa vào giờ ăn trưa nếu không ai đáng tin cậy sẽ ở gần).
Thủ tục bảo mật chung cho tài liệu điện tử liên quan đến việc sao lưu tài liệu thường xuyên và giữ tài liệu sao lưu ở một nơi nào đó khác với cùng ổ đĩa cứng nơi đặt tài liệu gốc. Off-site là tốt nhất để bảo vệ chống lại dữ liệu kinh doanh của bạn bị xóa sổ bởi thiên tai - nhưng một lý do khác tại sao đám mây lại lý tưởng cho doanh nghiệp .
Các doanh nghiệp nhỏ với đồng nghiệp hoặc nhân viên chia sẻ cùng một mạng máy tính cũng có thể muốn hạn chế quyền truy cập của một số người dùng để họ chỉ có thể sử dụng hoặc xem một số tài nguyên của mạng. Ví dụ, bạn có thể có một thư mục chia sẻ mạng hoặc đám mây có tên "Kế toán" có quyền truy cập bị giới hạn chỉ quản lý Ngay cả khi người dùng được phép truy cập tài nguyên, chẳng hạn như ứng dụng, tài liệu cụ thể có thể được bảo vệ bằng mật khẩu. Nội dung của tài liệu cũng có thể được mã hóa, làm cho chúng chỉ có thể truy cập được với những người có khóa mã hóa cần thiết.
Hành vi trộm cắp nhân viên là một mối đe dọa khác đối với bảo mật dữ liệu. Các doanh nghiệp nhỏ với nhân viên nên kiểm tra thực tế sơ yếu lý lịch và kiểm tra lý lịch nhân viên về vấn đề chính sách.
Triển khai hệ thống quản lý tài liệu của bạn
Khi bạn đã tạo kế hoạch quản lý tài liệu bằng cách trả lời các câu hỏi ở trên, bạn đã sẵn sàng triển khai nó, đảm bảo rằng tất cả nhân viên của bạn biết chi tiết về hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp của bạn và đang làm theo các thủ tục thích hợp khi tạo, lưu trữ và truy xuất tài liệu.
Bạn cũng sẽ phải chắc chắn rằng tất cả những người truy cập và sử dụng tài liệu trong tổ chức của bạn đều theo dõi, thực hiện những việc như đặt tên và lưu trữ tài liệu một cách thích hợp. Kiểm tra tại chỗ một cách thường xuyên để kiểm tra xem các tập tin cụ thể có thể dễ dàng tìm thấy và để bảo vệ chống lại misfiling.
Bạn có thể thiết lập một hệ thống quản lý tài liệu trong một ngày nhưng thực hiện nó một cách nhất quán theo thời gian sẽ là chìa khóa cho sự thành công của nó. Phần thưởng rất lớn - có thể tìm thấy những gì bạn muốn tìm khi bạn muốn và yên tâm.