Tổ chức mua của bất kỳ công ty nào là quan trọng đối với thành công của nó
Chức năng mua của bất kỳ công ty nào là cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của công ty đó. Bằng cách thương lượng với các nhà cung cấp, một bộ phận mua hàng có thể nhận được các mặt hàng chất lượng tốt nhất, ở mức giá tốt nhất, vào đúng thời điểm giao hàng.
Bằng cách này, một công ty có thể đảm bảo rằng họ có các bộ phận sẵn có cho quy trình sản xuất của họ, từ đó cho phép nhóm sản xuất sản xuất và cung cấp các mặt hàng chất lượng cho khách hàng.
Cách thức mà bộ phận mua hàng được cấu trúc trực tiếp phụ thuộc vào cách thức hoạt động của công ty. Việc tổ chức mua hàng có cấu trúc sai cách có thể dẫn đến chi phí cao hơn cho nguyên liệu và mâu thuẫn đối với việc sản xuất hàng hóa thành phẩm, có thể dẫn đến sự xuống cấp trong sự hài lòng của khách hàng.
Doanh nghiệp nhỏ
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc mua nguyên vật liệu cũng quan trọng như đối với các công ty lớn. Một doanh nghiệp nhỏ hoạt động một cách gọn gàng, và quy trình mua hàng có thể đơn giản, nhưng vẫn phải hoạt động thành công.
Một doanh nghiệp nhỏ có thể có một chuyên gia mua hàng phải mua tất cả các mặt hàng cần thiết cho doanh nghiệp. Ưu điểm của một chuyên gia mua hàng duy nhất là họ thường sẽ có mối quan hệ cá nhân với các nhà cung cấp và có thể hành động nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh.
Tuy nhiên, họ cần phải đảm bảo rằng các tài liệu đến khi chúng được yêu cầu và ở mức giá chính xác.
Khi các doanh nghiệp phát triển, chuyên gia mua hàng đơn lẻ có thể dễ dàng bị choáng ngợp và điều này có thể dẫn đến việc họ không có khả năng tiếp tục đứng đầu các nhà cung cấp và giao hàng.
Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ là phải hiểu rằng một công ty đang phát triển cần đảm bảo rằng bộ phận thu mua của họ phát triển theo bước để đảm bảo rằng họ duy trì hiệu quả đã được tạo ra.
Mua hàng tập trung
Các công ty lớn hơn thường áp dụng một cơ cấu mua tập trung với tất cả các nhân viên mua báo cáo để mua điều hành.
Tổ chức mua tập trung sẽ đáp ứng các yêu cầu mua cho toàn bộ công ty. Ví dụ: nếu một công ty có bảy nhà máy trên khắp Hoa Kỳ, tổ chức mua hàng trung tâm sẽ được đặt tại một địa điểm và mua các mặt hàng cho tất cả bảy nhà máy.
Có một số lý do tại sao các công ty sẽ chọn loại cấu trúc mua này. Bằng cách có một tổ chức mua hàng duy nhất, công ty có thể tận dụng tổng chi tiêu của công ty khi đàm phán với các nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép bộ phận thu mua xác định giá và điều kiện tốt nhất từ các nhà cung cấp bằng cách cung cấp cho họ cam kết mua với số lượng lớn hơn.
Các tổ chức mua tập trung cũng cho phép các chuyên gia mua hàng chuyên về một lĩnh vực. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể làm việc với các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm thép, trong khi nếu họ ở trong một bộ phận thu mua nhỏ hơn họ sẽ phải làm việc với các nhà cung cấp từ nhiều ngành công nghiệp.
Các công ty thường thích các phòng thu mua tập trung vì nó mang lại cho họ mức độ kiểm soát cao hơn đối với quy trình mua hàng.
Do việc mua sắm được phân tán trên toàn tổ chức, thì sẽ có một số lượng lớn nhân viên tham gia vào quá trình này và ít kiểm soát quá trình mua hàng hơn.
Mua phân cấp
Các tổ chức có nhiều địa điểm có thể áp dụng mô hình mua phân cấp.
Điều này cho phép mỗi cơ sở hoặc một nhóm các cơ sở để thực hiện mua riêng của họ. Mô hình mua hàng này có thể thành công khi văn hóa của tổ chức ở mức mỗi vị trí đóng vai trò là trung tâm lợi nhuận riêng của mình hoặc có một doanh nghiệp khác với các địa điểm khác.
Đối với các công ty đã mua lại các doanh nghiệp có thể không giống như doanh nghiệp cốt lõi của họ, thì cơ cấu mua hàng phi tập trung sẽ phù hợp hơn. Các tổ chức mua hàng địa phương thường sẽ hoạt động tương tự như mô hình kinh doanh nhỏ, nơi họ sẽ có mối quan hệ gần gũi hơn với các nhà cung cấp địa phương và có thể phản ứng nhanh chóng khi được yêu cầu.
Khi cơ sở vật chất yêu cầu giao hàng tại một thời điểm, mô hình mua tập trung không phù hợp.
Nếu một cổ phiếu sắp xảy ra và việc sản xuất sẽ bị tạm dừng, thì nhà cung cấp địa phương thường có thể giao hàng trong cùng ngày, trong khi việc mua tập trung có thể sẽ đối phó với một nhà cung cấp quốc gia, những người sẽ không thể đưa ra phản hồi tương tự.
Nhiều công ty đã cố gắng áp dụng sự kết hợp giữa mua sắm tập trung và phi tập trung, nơi các cơ sở có trách nhiệm mua các mặt hàng quan trọng nhất định, nhưng tổ chức thu mua trung ương có nhiệm vụ mua các mặt hàng không quan trọng hoặc các mặt hàng dịch vụ được chia sẻ.
Bài viết này đã được cập nhật bởi Gary Marion, Chuyên gia hậu cần và chuỗi cung ứng tại The Balance.