01 - Điều hành mua hàng
02 - Hợp lý hóa dữ liệu hiện có
Bất kỳ công ty nào đã mua dữ liệu trong một khoảng thời gian sẽ có cơ sở dữ liệu của các nhà cung cấp chứa dữ liệu không chính xác, hiện tại, trùng lặp, lỗi thời và không chính xác. Nếu công ty của bạn có một số bộ phận thu mua riêng về mặt địa lý, mức độ không chính xác sẽ được nhân lên. Đối với chiến lược mua hàng đẳng cấp thế giới sẽ được triển khai, dữ liệu từ mỗi bộ phận mua phải được cập nhật để phản ánh dữ liệu của nhà cung cấp hiện tại và được hợp lý hoá để loại bỏ dữ liệu trùng lặp, không chính xác và không cần thiết. Lợi ích của việc có dữ liệu chính xác cho công ty của bạn là nó cho phép các quyết định được thực hiện một cách chính xác. Nó cho phép bộ phận thu mua của bạn phân tích chi tiêu tại các nhà cung cấp được sử dụng trong nhiều khu vực mua. Sau khi hiểu rõ hơn về nơi tiền được chi tiêu trên toàn doanh nghiệp, công ty sẽ có đòn bẩy lớn hơn với các nhà cung cấp.
03 - Tận dụng các chương trình ưu đãi của nhà cung cấp
Nó đã được các tiêu chuẩn cho các công ty để trả các nhà cung cấp càng muộn càng tốt. Nếu nhà cung cấp có hợp đồng trong 45 ngày thì họ sẽ không bao giờ nhận được khoản thanh toán của họ trước ngày thứ 45 đó. Để khuyến khích các công ty thanh toán hóa đơn của họ trước ngày hợp đồng được thương lượng, các nhà cung cấp đã đề nghị giảm giá, giảm giá và các ưu đãi khác. Nhưng các nhà cung cấp đã phát hiện ra rằng mặc dù các ưu đãi, các công ty vẫn không trả tiền sớm. Một lý thuyết là các công ty nhập các điều khoản thanh toán vào hệ thống ERP của họ và quên nó đi. Séc được cắt dựa trên dữ liệu đó và ưu đãi của nhà cung cấp không bao giờ được nhận ra. Một chiến lược mua hàng đẳng cấp thế giới nên nắm lấy những giảm giá này và các công ty nên đảm bảo rằng họ đang thực hiện mọi khuyến khích có thể. Trong những thời điểm kinh tế khó khăn này, các công ty không thể bỏ qua những khoản giảm giá đáng kể. Ngoài ra, các cuộc đàm phán với các nhà cung cấp cũng nên bao gồm việc giảm giá nhiều hơn cho việc thanh toán khi nhận hàng hoặc thậm chí là thanh toán trước.
04 - Thực hiện đánh giá nhà cung cấp
Một chiến lược mua hàng tốt nên bao gồm một phương pháp mà theo đó các nhà cung cấp được đo lường. Quá trình đánh giá không chỉ bao gồm hiệu suất phân phối mà còn theo dõi các chỉ số ít rõ ràng hơn như dưới hoặc hơn phân phối, chất lượng các mặt hàng được phân phối và hiệu suất của dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp. Các chỉ số này có thể không phải lúc nào cũng là giá trị có thể đo lường, nhưng đôi khi chỉ số là chủ quan. Nếu các nguyên tắc chính sách được thực hiện để đánh giá chủ quan, thì tất cả các nhà cung cấp có thể được đo bằng nhau. Đừng quên để cho các nhà cung cấp biết rằng họ đang được đánh giá. Nếu họ biết khách hàng của họ đang xem họ, có lẽ họ sẽ nâng cao trò chơi của họ.
05 - Thuê chuyên gia mua
Vì vậy, nhiều công ty tin rằng các kỹ năng văn thư cơ bản là điều kiện tiên quyết duy nhất cho một vị trí trong bộ phận thu mua. Quan điểm này là vô cùng ngây thơ xem xét rằng các nhân viên phụ trách chi tiêu một lượng lớn tài nguyên của công ty. Chuyên gia mua hàng là chìa khóa để thực hiện một tổ chức mua hàng đẳng cấp thế giới. Các kỹ năng cần thiết cho các tổ chức mua hàng đẳng cấp thế giới bao gồm kiến thức về doanh nghiệp họ đang mua, kỹ năng phân tích, kỹ năng đàm phán và kỹ năng giao tiếp. Bằng cách tước đi bộ phận mua sắm của nhân viên thành thạo các kỹ năng này, công ty của bạn có thể tự bị ràng buộc vào các hợp đồng sẽ là nhà cung cấp sai, vì tài liệu sai, và với giá sai. tổ chức mua hàng bao gồm kiến thức về doanh nghiệp họ đang mua, kỹ năng phân tích, kỹ năng đàm phán và kỹ năng giao tiếp. Bằng cách tước đi bộ phận mua sắm của nhân viên thành thạo các kỹ năng này, công ty của bạn có thể tự bị ràng buộc vào các hợp đồng sẽ là nhà cung cấp sai, vì tài liệu sai, và với giá sai.
06 - Giảm số lượng nhà cung cấp
Các công ty có hàng trăm nhà cung cấp, một số có hàng nghìn, nhiều người có hàng ngàn, thậm chí hàng chục ngàn. Có hàng ngàn nhà cung cấp trong hệ thống của bạn, không chỉ mất một số lượng đáng kể bảo trì, nó cũng có thể cực kỳ tốn kém. Nếu một bộ phận mua hàng đặt hàng các mặt hàng từ hai mươi nhà cung cấp khác nhau mỗi ngày, có thể có nghĩa là hai mươi đơn đặt hàng phải được gửi, hai mươi chi phí vận chuyển cần phải thanh toán và hai mươi biên lai hàng hóa cần phải được xử lý khi hàng hóa đến. Ngoài các chi phí bổ sung, có lẽ tiết kiệm được không được thực hiện. Có bao nhiêu trong số hai mươi nhà cung cấp bán sản phẩm tương tự hoặc tương tự. Nếu hai mươi nhà cung cấp được giảm xuống còn năm, thì chi phí xử lý sẽ giảm và có lẽ chi phí của vật liệu đã được thương lượng thấp hơn.
07 - Mua hàng tập trung
Nếu công ty của bạn có một số vị trí địa lý phân tán, bạn có thể nghĩ rằng không thể thực hiện chiến lược mua hàng đẳng cấp thế giới. Đó là thận trọng cho các công ty cần phải suy nghĩ về chi tiêu tổng thể của họ như là một chức năng trung tâm. Có một tổ chức mua tập trung, một công ty có thể xem xét tổng số mua và chọn các nhà cung cấp có thể cung cấp đa số các mặt hàng với chi phí tốt nhất. Kịch bản này sẽ không bao gồm tất cả các mục được sử dụng tại tất cả các địa điểm và tổ chức thu mua trung ương sẽ phải làm việc với các địa điểm để xác định các nhà cung cấp địa phương tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu của địa điểm từ xa.
08 - Tận dụng tối đa từ nhà cung cấp
Đàm phán một thỏa thuận với một nhà cung cấp có thể là một vấn đề kéo dài với cả hai bên không hài lòng với kết quả. Có mối quan hệ kém với nhà cung cấp của bạn khi bắt đầu hợp đồng không phải là cách thức mà các tổ chức mua hàng đẳng cấp thế giới hoạt động. Các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng của bạn. Các tài liệu mà họ cung cấp được yêu cầu vào những ngày cụ thể để đơn đặt hàng của bạn được chuyển đến khách hàng vào ngày được hứa hẹn. Làm cho nhà cung cấp của bạn trở thành đối tác thay vì chỉ một nhà cung cấp khác sẽ giúp đảm bảo rằng đơn đặt hàng của bạn là đúng và đúng giờ. Các cuộc đàm phán với các nhà cung cấp của bạn nên tập trung vào lợi ích của việc trở thành nhà cung cấp; cho họ thấy rằng nếu bạn thành công, họ sẽ thành công. Các cuộc đàm phán tập trung vào các điều khoản phạt và tiền phạt cho chất lượng kém và ngày giao hàng bị thiếu sẽ khiến nhà cung cấp ít hơn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của bạn.
09 - Tối đa hóa công nghệ
Có một số công ty vẫn sử dụng Rolodexes, các yêu cầu mua giấy và gọi trong đơn đặt hàng của họ cho các nhà cung cấp. Hầu hết có một số loại phần mềm mua, ngay cả khi nó là một bảng tính Excel, theo dõi đơn đặt hàng và chi tiêu tổng thể. Với việc giới thiệu phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), các công ty có thể tích hợp các bộ phận thu mua của họ vào chuỗi cung ứng của họ để tận dụng dữ liệu thời gian thực. Tuy nhiên, đó là nơi mà nhiều công ty dừng lại. Các chiến lược mua hàng đẳng cấp thế giới đi xa hơn để gặt hái những lợi ích được cung cấp cho họ bởi các hệ thống ERP của họ. Các công ty có thể áp dụng các kỹ thuật quy trình làm việc trong hệ thống ERP của họ để tự động phê duyệt và thanh toán, do đó giảm thời gian mà nhân viên mua phải can thiệp. Dữ liệu được tạo ra bởi hàng nghìn giao dịch mua có thể được sử dụng trong kho dữ liệu để giúp mua các chuyên gia với số liệu trong đánh giá nhà cung cấp và thương lượng hợp đồng.