Tiền lương và phúc lợi của nhân viên chịu thuế phải được bao gồm trong Mẫu W-2, Bảng lương và Tuyên bố Thuế của nhân viên. Mẫu W-2 là một hình thức phức tạp, và nhiều loại thu nhập được bao gồm.
Thảo luận này là chung và nó không có nghĩa là để cung cấp cho bạn tất cả các chi tiết của các tình huống cụ thể. Các quy định của IRS về việc trả lương và phúc lợi của nhân viên chịu thuế rất phức tạp và có nhiều hạn chế và loại trừ. Xem thông tin ở cuối bài viết này nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết của bất kỳ mục nào trong số này.
Khoản thanh toán và quyền lợi chịu thuế
Tất cả các khoản thanh toán mà doanh nghiệp của bạn thực hiện cho nhân viên làm việc đều phải chịu thuế, bao gồm tiền lương và tiền công, tiền boa, hoa hồng và phí, quyền lợi và các lựa chọn cổ phiếu. Ngoài ra, tất cả các lợi ích mà bạn cung cấp cho nhân viên. Dưới đây là một số chi tiết khác
Tổng thu nhập của nhân viên chịu thuế đối với người lao động, bao gồm cả việc trả lương làm thêm giờ cho các nhân viên không được miễn và một số nhân viên được miễn giảm thu nhập nhất định.
Tất cả thu nhập tip . Thu nhập từ tiền tip được bao gồm trong tất cả các khoản thu nhập khác trong các ô liên quan trên Mẫu W-2. Lưu ý rằng các mẹo được phân bổ (các mẹo được xác định bởi một công thức cho tất cả các nhân viên bị nghiêng) sẽ được hiển thị trong Hộp 8, nhưng không được hiển thị trong các mục thu nhập khác.
Hoa hồng của nhân viên được tính vào thu nhập chịu thuế. Nếu một nhân viên nhận hoa hồng tạm ứng cho các dịch vụ được thực hiện trong tương lai, những khoản hoa hồng đó, trong hầu hết các trường hợp, phải chịu thuế khi nhận được bởi nhân viên.
Nếu một nhân viên đang sử dụng ô tô của công ty vì mục đích kinh doanh, số dặm cá nhân do nhân viên điều khiển chịu thuế là một lợi ích. Bạn có thể cung cấp cho nhân viên một khoản trợ cấp cho việc sử dụng kinh doanh của chiếc xe, và khoản trợ cấp này không phải chịu thuế.
Các lựa chọn cổ phiếu có thể bị đánh thuế cho nhân viên khi nhận được quyền chọn hoặc khi được thực hiện hoặc khi cổ phiếu được xử lý. Đọc thêm về cách tùy chọn cổ phiếu bị đánh thuế.
Lợi ích chịu thuế và các khoản thanh toán khác
Tất cả các quyền lợi của nhân viên đều phải chịu thuế, ngoại trừ những phần lợi ích mà nhân viên đó trả. Ví dụ: nếu công ty của bạn và nhân viên chia sẻ chi phí phí bảo hiểm chăm sóc sức khỏe, phần nhân viên của chi phí không phải chịu thuế cho nhân viên.
Tiền thưởng, giải thưởng và quà tặng cho nhân viên thường chịu thuế cho nhân viên. Điều này bao gồm thẻ quà tặng và các mặt hàng vào các ngày lễ. Ngoại lệ là các khoản thanh toán tối thiểu (nhỏ) được cung cấp cho nhân viên trên cơ sở không thường xuyên.
Một số mặt hàng không chịu thuế
Các quyền lợi bồi thường của người lao động không phải chịu thuế cho nhân viên.
Lợi ích đi lại và vận chuyển từ doanh nghiệp đến nhân viên của họ thường bị loại trừ khỏi bị đánh thuế. Có những trường hợp ngoại lệ và giới hạn, vì vậy hãy đọc thêm về cách thức các lợi ích đi lại và vận chuyển này hoạt động , bao gồm cả xe đạp, bãi đậu xe và các lợi ích vận chuyển hàng loạt.
Các bữa ăn được cung cấp cho nhân viên có thể không bị đánh thuế nếu chúng được cung cấp nhỏ và không thường xuyên. IRS có các quy định phức tạp về các bữa ăn do chủ nhân cung cấp và không phải chịu thuế.
Chi phí lên đến $ 50,000 của bảo hiểm nhân thọ theo nhóm được cung cấp cho nhân viên không được tính vào thu nhập của họ. Chi phí bảo hiểm nhân thọ do công ty bạn trả hơn 50.000 đô la phải chịu thuế cho nhân viên. Chi phí này được bao gồm trong Hộp 1 và trong Hộp 12 là một trong các tùy chọn.
Trợ cấp giáo dục dưới $ 5,250 trả cho nhân viên trong một năm dương lịch không bị đánh thuế cho nhân viên nếu được cung cấp như là một phần của chương trình hỗ trợ giáo dục có trình độ. Để biết thêm thông tin về các chương trình hỗ trợ giáo dục, xem Ấn phẩm IRS 971 .
Lợi ích điều kiện làm việc thường không chịu thuế. Đây là những sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi nhà tuyển dụng cho nhân viên để giúp họ làm việc.
Những lợi ích này bao gồm, ví dụ, công cụ và thiết bị và đồng phục.
Các khoản đóng góp của chủ nhân cho một chương trình hưu trí đủ điều kiện của IRS cho nhân viên không bị đánh thuế cho nhân viên vào thời điểm đóng góp. Nhưng việc rút tiền từ các gói hưu trí 401 (k) hoặc IRA phải chịu thuế (cả đóng góp của chủ nhân và đóng góp của nhân viên).
Khấu trừ tiền lương và lợi ích của nhân viên có thể chịu thuế
Chỉ để làm cho mọi việc trở nên phức tạp hơn, bạn phải giữ lại thuế thu nhập liên bang và tiểu bang từ tiền lương và phúc lợi chịu thuế. Ngoài ra, bạn phải giữ lại các khoản thuế FICA (An sinh Xã hội và Medicare) từ một số, nhưng không phải tất cả những lợi ích này. Ấn phẩm IRS 15-B liệt kê tất cả các quyền lợi hiện hành và phải khấu trừ những gì.
Bao nhiêu lợi ích này có giá trị?
Giá trị thanh toán là khá dễ dàng để xác định, nhưng những gì về giá trị của một món quà hoặc một bữa ăn hoặc một lợi ích vận chuyển? Đánh giá một số trong những lợi ích này chịu thuế cho nhân viên có thể khó khăn. IRS có quy tắc định giá chung được sử dụng để xác định giá trị của hầu hết các phúc lợi rìa. Thông thường, giá trị là giá trị thị trường hợp lý; có nghĩa là, giá trong giao dịch chiều dài vũ khí là bao nhiêu.
Đây là một ví dụ? Giá trị của việc sử dụng các cơ sở tập thể dục của công ty là gì? Đó có thể là chi phí của tư cách thành viên nếu cơ sở hoạt động trên cơ sở vì lợi nhuận.
Những khoản thanh toán này có được khấu trừ cho doanh nghiệp của tôi không?
Hầu hết các khoản thanh toán bạn thực hiện cho nhân viên và lợi ích của nhân viên là chi phí kinh doanh được khấu trừ cho công ty của bạn. Đây là một sự cân bằng giữa các khoản thanh toán và lợi ích được khấu trừ cho doanh nghiệp và chịu thuế cho nhân viên. Ví dụ: nếu bạn cung cấp máy tính xách tay cho nhân viên, việc sử dụng doanh nghiệp của mặt hàng này sẽ được khấu trừ cho bạn với tư cách là chủ nhân. Bất kỳ việc sử dụng cá nhân nào đều phải chịu thuế cho người lao động.
Ai là nhân viên cho những mục đích thuế này?
Thông tin này là để giúp các chủ doanh nghiệp hiểu rõ về mức lương và lợi tức chịu thuế cho nhân viên. Nó không bao gồm các khoản thanh toán cho các nhà thầu độc lập ngoại trừ thanh toán trực tiếp cho các dịch vụ.
Một số cổ đông công ty con của một số Subchapter không được coi là nhân viên vì mục đích đánh thuế và trả tiền. IRS nói:
Cổ đông 2% là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu (bất kỳ lúc nào trong năm) trên 2% cổ phần hoặc cổ phiếu của công ty với hơn 2% quyền biểu quyết. Đối xử với cổ đông 2% như bạn sẽ là đối tác trong quan hệ đối tác vì mục đích lợi ích rìa, nhưng không coi quyền lợi là giảm phân phối cho cổ đông 2%.
Để biết thêm thông tin
Bạn có thể tìm thêm thông tin chi tiết về tình trạng thuế của nhiều quyền lợi của nhân viên trong ấn phẩm IRS 15-B, và ấn phẩm IRS 525 có thêm chi tiết về bồi thường và thuế của nhân viên.