Mô-đun Mua hàng hoạt động như thế nào trong SAP?
Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng chức năng chuỗi cung ứng của họ để mua các mặt hàng để chế tạo thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trước khi một bộ phận mua hàng có thể mua tài liệu trong SAP, cơ sở hạ tầng duy nhất của bộ phận phải được cấu hình.
Để thiết kế một cấu trúc đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần hiểu cấu trúc tổ chức SAP và các quyết định mà bộ phận thu mua cần phải thực hiện.
Cơ cấu tổ chức mua SAP
Mỗi bộ phận mua hàng là duy nhất, nhưng cấu trúc tổ chức được xác định trong SAP sẽ cho phép một công ty áp dụng các phương pháp hay nhất để tối đa hóa lợi ích của hệ thống.
- Tổ chức mua hàng - Đây là cấp độ cao nhất của cơ sở hạ tầng mua. Tổ chức mua hàng được định nghĩa là một nhóm hoạt động mua được liên kết với tất cả hoặc một phần cụ thể của doanh nghiệp.
Nếu một công ty có nhiều địa điểm độc lập về mặt địa lý thì mỗi khu vực có thể có tổ chức mua riêng của họ. Tuy nhiên, một doanh nghiệp nhỏ với một hoặc hai địa điểm chỉ có thể sử dụng một tổ chức mua hàng.
- Nhóm mua hàng - Nhóm mua hàng có thể được định nghĩa là một người hoặc nhóm người đang xử lý một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm nhất định được mua thông qua tổ chức mua hàng.
Trong các tổ chức lớn hơn thường có các nhóm chuyên gia mua hàng trong bộ phận thu mua làm việc với một số nhà cung cấp hoặc loại nhà cung cấp nhất định.
Tài liệu mua hàng
Có một số tài liệu mua được sử dụng bằng cách mua các phòng ban tại SAP.
- Yêu cầu mua hàng - Nếu một sản phẩm được yêu cầu thông qua quy trình lập kế hoạch sản xuất, có thể tạo yêu cầu mua hàng. Sản phẩm và dịch vụ không phải là một phần của quy trình lập kế hoạch có thể được yêu cầu thủ công bằng cách sử dụng yêu cầu mua hàng.
Yêu cầu có thể được tạo bởi người dùng được ủy quyền và họ sẽ yêu cầu các mục từ danh mục dựa trên web hoặc bằng cách nhập các yêu cầu trực tiếp vào hệ thống SAP . Nếu một yêu cầu được nâng lên cho một vật phẩm chưa được mua trước đó, một yêu cầu báo giá có thể được tạo ra và gửi đến các nhà cung cấp hiện tại hoặc mới.
- Yêu cầu báo giá - Nếu không thể mua sản phẩm từ nhà cung cấp có ký hợp đồng hoặc giá và chất lượng không được chấp nhận, bộ phận thu mua có thể gửi cho nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp hiện tại một Yêu cầu Báo giá (RFQ).
Các nhà cung cấp có thể xem xét RFQ và gửi lại giá tốt nhất của họ và điều kiện cho các mặt hàng.
- Báo giá - Khi nhà cung cấp gửi lại báo giá của họ, họ có thể được nhập vào SAP và sau đó bộ phận thu mua có thể xem xét và so sánh.
Có thể có một số thương lượng với các nhà cung cấp để có báo giá tốt nhất, nơi bộ phận thu mua sẽ cố gắng nhận được nhiều thời gian giao hàng, giảm giá hoặc chi phí vận chuyển thuận lợi hơn.
- Đơn đặt hàng - Đây là tài liệu thương mại do bộ phận thu mua cấp cho nhà cung cấp, xác định sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu, số lượng và giá thương lượng mà nhà cung cấp và bộ phận thu mua đã đồng ý.
Có thể thiết lập hệ thống để nhà cung cấp phải xác nhận rằng họ đã nhận được đơn đặt hàng.
Ngoài ra, có thể yêu cầu các nhà cung cấp gửi thông báo giao hàng tiên tiến để có thể biết khi nào các mặt hàng được giao .
- Hợp đồng - Thay vì đơn đặt hàng đơn lẻ với nhà cung cấp, bạn có thể tạo một liên hệ trong đó nhà cung cấp đồng ý gửi một số lượng nhất định các mặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngoài ra, hợp đồng có thể là hợp đồng giá trị thay vì số lượng; số liên lạc là tổng số tiền hàng đã mua trong một khoảng thời gian nhất định.
- Thỏa thuận lập kế hoạch - Thỏa thuận này với nhà cung cấp có nghĩa là sẽ có hợp đồng cung cấp các mặt hàng theo các khoảng thời gian đã lên lịch trong một khoảng thời gian.
Chức năng Mua hàng của SAP được thiết kế để người dùng có thể giúp các tổ chức của họ cung cấp cho khách hàng những đơn đặt hàng mà khách hàng muốn, khi những khách hàng đó muốn các đơn đặt hàng đó và thực hiện điều đó bằng cách chi tiêu ít nhất vào khoảng không quảng cáo nhất có thể.
Bài viết mua SAP này đã được cập nhật bởi Gary Marion, chuyên gia hậu cần và chuỗi cung ứng.