Quy tắc Quy tắc số 1 quy định rằng hóa đơn còn tồn tại lâu hơn, ít khả năng nó sẽ được thanh toán. Quy tắc Bộ sưu tập số 2 gần như quan trọng:
Quy tắc bộ sưu tập # 2: Một số người sẽ không trả tiền, bất kể điều gì.
Trong những trường hợp này, bạn có một sự truy đòi: lấy số tiền bán hàng của bạn và khấu trừ thuế cho khoản nợ xấu .
Trước khi bạn có thể khấu trừ các khoản nợ xấu, bạn phải sử dụng hệ thống kế toán dồn tích .
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng hệ thống tiền mặt. Theo hệ thống tích luỹ, bạn có thể ghi lại doanh số bán hàng tại thời điểm bạn lập hoá đơn cho khách hàng, nhưng nếu bạn không được thanh toán, bạn có thể kết thúc bằng một tài khoản không thể thu thập được.
Vì vậy, giả sử bạn đang sử dụng hệ thống dồn tích và bạn muốn thu tiền hoặc khấu trừ thuế cho số tiền đó.
Trước tiên, hãy chắc chắn bạn hiểu và áp dụng các luật liên quan đến tín dụng tiêu dùng và thu thập các khoản nợ xấu. Bạn không muốn phải đối mặt với một vụ kiện từ một khách hàng giận dữ hoặc bị buộc tội quấy rối.
Cách bắt đầu quá trình thu thập
Bạn đã thử hàng tháng để khách hàng thanh toán, gửi thư, thậm chí đưa khách hàng này đến đại lý thu nợ. Không có gì có hiệu quả. Tuy nhiên, có một điểm sáng trong bóng tối tài chính này; bạn có thể khấu trừ thuế để thanh toán khoản nợ xấu này khỏi các khoản phải thu của bạn. Đây là cách hoạt động của quy trình này:
- Trong năm, bạn có các khoản phải thu mà bạn thu thập ... và một số khoản phải thu bạn đang gặp khó khăn khi thu thập.
- Vào cuối năm, hãy chạy Báo cáo lão hóa tài khoản phải thu để xem ai đã không thanh toán cho bạn trong một thời gian dài và những người bạn đã cố gắng hết sức để thu thập.
- Nếu khách hàng không còn hoạt động hoặc đã ngừng thanh toán, bạn có thể cắt số dư của khách hàng này từ tổng doanh thu của bạn, để giảm thu nhập của bạn.
- Thêm tất cả các khoản nợ xấu bạn muốn xóa. Hãy chắc chắn rằng bạn thực sự muốn viết ra các khoản nợ này. Nếu bạn nhận được tiền từ khách hàng sau đó, bạn sẽ phải đảo ngược việc xóa sổ và tuyên bố thanh toán là thu nhập.
- Xem lại danh sách với cố vấn thuế của bạn và thêm người không phải trả tiền. Sau đó, bạn có thể yêu cầu khấu trừ cho tổng số nợ xấu của bạn, trên tờ khai thuế kinh doanh của bạn.
Nếu khách hàng trả tiền sau thì sao? Đôi khi khách hàng mà bạn nghĩ sẽ không bao giờ trả tiền sẽ quay lại sau và trả tiền cho bạn. Bạn sẽ phải tính thu nhập này, và kế toán của bạn sẽ phải tính đến sự đảo ngược của khoản nợ xấu trên tờ khai thuế của bạn.
Làm thế nào để tôi ghi nhận rằng đây thực sự là một khoản nợ xấu?
Như với các khoản khấu trừ thuế khác, IRS muốn tài liệu ; họ muốn chắc chắn rằng các khoản khấu trừ nợ xấu của bạn là hợp pháp. Một số cách bạn có thể ghi lại các khoản nợ xấu này:
- Giữ thủ tục giấy tờ về nỗ lực thu thập của bạn: thư cho khách hàng, ngày của cuộc gọi điện thoại và kết quả
- Giữ báo cáo lão hóa phải thu tài khoản của bạn để hiển thị các khoản nợ này còn tồn tại trong bao lâu.
- Nếu bạn đã thuê một đại lý thu nợ, hãy giữ các tài liệu hoặc hợp đồng liên quan đến giao dịch này và bất kỳ thư từ nào cho thấy các nỗ lực thu thập của cơ quan thu nợ.
- Ghi lại bất kỳ thông tin nào khiến bạn tin rằng những khách hàng này sẽ không trả tiền hoặc bạn đã đạt được kết thúc chết trong nỗ lực thu nợ của bạn, chẳng hạn như thông báo phá sản trên báo hoặc thư đã được trả lại cho bạn dưới dạng không gửi được.
Nói cách khác, giữ bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến khoản nợ xấu này, để chứng minh cho bạn viết thư cho IRS.
Quay lại Nhận thanh toán: Thiết lập Hệ thống Bộ sưu tập của bạn