Bài học kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện trong ngày của mẹ Y-ME
Lập kế hoạch sự kiện đặc biệt - đặc biệt là những người trong thế giới phi lợi nhuận - biết rằng tổ chức một sự kiện gây quỹ ngoài trời là một ý tưởng tuyệt vời. Những loại sự kiện này, giống như các ý tưởng gây quỹ khác của cộng đồng, yêu cầu lập kế hoạch cho sự kiện năm tới bắt đầu ngay sau sự kiện gây quỹ năm nay kết thúc. Điều quan trọng là phải tóm tắt sự kiện và thảo luận những gì diễn ra tốt đẹp và những gì có thể được cải thiện trong khi sự kiện vẫn còn mới mẻ trong tâm trí của nhóm nghiên cứu.
Thảo luận về những thành công và cải tiến đảm bảo rằng các tính năng đó có thể được bao gồm hoặc tăng cường cho sự kiện năm tới. Kế hoạch chủ động như vậy cũng tăng thêm giá trị cho các nhà tài trợ. Và, chắc chắn, tất cả các chuyến đi cộng đồng thành công hy vọng sẽ phát triển và mở rộng từ năm này qua năm khác.
Điều quan trọng là phải tập trung vào mục tiêu chính của việc tổ chức các sự kiện như vậy: gây quỹ. Đối với những người lập kế hoạch sự kiện trước đây đã tổ chức một cuộc đi bộ trong cộng đồng, một trong những thời điểm quan trọng nhất để lập kế hoạch thực sự xảy ra sau khi kết thúc đi bộ. Để tìm hiểu về nhiều khía cạnh của việc lập kế hoạch và thực hiện một buổi gây quỹ gây quỹ cộng đồng, chúng ta sẽ có được một cái nhìn hậu trường tại Sự kiện Ngày của Mẹ được tổ chức bởi Tổ chức Ung thư Vú Y-ME của Chicago.
Ngày đi bộ gây quỹ ung thư vú của Y-ME Mother Day
Y-ME được thành lập bởi hai người sống sót ung thư vú vào năm 1979. Tổ chức phi lợi nhuận này nổi tiếng với chương trình Đường dây nóng Ung thư Vú Quốc gia đa ngôn ngữ dành cho bệnh nhân ung thư vú.
Chương trình này đã trở nên nổi tiếng như là đường dây nóng miễn phí 24 giờ duy nhất của đất nước, được huấn luyện hoàn toàn bởi những người sống sót sau khi bị ung thư vú. Nhưng tổ chức này cũng tổ chức một buổi quyên góp gây quỹ hàng năm vào Ngày của Mẹ, hỗ trợ các chương trình và dịch vụ của họ. Trở lại năm 2007, Y-ME đã huy động được hơn 7 triệu đô la với gần 43.000 người đi bộ từ 12 thành phố.
Đến năm 2008, 15 thành phố đã tham gia. Thật không may, Y-ME đã đóng cửa vào năm 2012, nhưng di sản của buổi gây quỹ hàng năm vẫn là một nghiên cứu điển hình cho các nhà hoạch định sự kiện phi lợi nhuận.
Phần lớn thành công gây quỹ của Y-ME có thể được quy cho một cách tiếp cận có tổ chức để lập kế hoạch và theo dõi các mục tiêu quan trọng nhất trước tiên. Liz Klug, cựu giám đốc của tổ chức các sự kiện đặc biệt có điều này để nói sau năm kỷ lục của họ vào năm 2007: “Chúng tôi có một kế hoạch cho các điểm khác nhau trong thời gian trong quá trình lập kế hoạch. Vì vậy, chúng tôi sẽ thực hiện các bước để quảng cáo những điểm quan trọng nhất đó nhằm đảm bảo chúng tôi thành công. Ví dụ, trong một thành phố nơi chúng tôi có thể tổ chức sự kiện lần đầu tiên, chúng tôi phải tập trung vào việc đảm bảo rằng chúng tôi có một địa điểm và địa điểm tuyệt vời nơi mọi người sẽ muốn quay lại. Trên đường đi, chúng ta có thể tập trung vào những cửa hàng cà phê nào mà chúng ta sẽ loại bỏ tài liệu quảng cáo. ”Chúng ta hãy xem cách Klug và nhóm lập kế hoạch sự kiện Y-ME tổ chức một sự kiện thành công như thế.
Lập kế hoạch Bước 1: Phân tích các số
Lưu trữ một chuyến đi cộng đồng hoặc sự kiện tương tự đòi hỏi phải tập hợp nhiều mục tiêu thành phần khác nhau, nhưng cuối cùng, hiệp hội hoặc tổ chức từ thiện lưu trữ sự kiện đang làm như vậy để quyên tiền vì mục đích của họ.
Do đó, bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo sẽ xảy ra khi sự kiện hiện tại kết thúc và hầu hết công việc đó bao quanh "số".
“Chúng tôi đã xem xét kỹ các con số sau khi sự kiện kết thúc,” Liz Klug giải thích, “Chúng tôi so sánh chúng tôi đã làm như thế nào so với năm trước. Chúng tôi đã xem xét trải nghiệm của người tham gia. Chúng tôi đã đánh giá các loại tài trợ của chúng tôi. Chúng tôi trả lời bất kỳ e-mail ngay lập tức về các sự kiện. ”Các nhà lập kế hoạch sự kiện cũng sẽ thực hiện các bước tức thời để đảm bảo tất cả những người tham gia vào sự kiện năm nay sẽ tiếp tục vào năm tới.
Klug cũng đào sâu vào các chi tiết. Trong những đánh giá của cô, cô nhìn mọi thứ từ số tình nguyện viên tham gia vào khối lượng áo phông được phân phối. Sau đó, cô ấy sẽ hỏi liệu cô ấy có cần nhiều hơn hay ít hơn cho năm tiếp theo.
Lịch trình lập kế hoạch
Đối với những người tổ chức đi bộ gây quỹ cộng đồng, điều quan trọng là phải biết những bước nào cần được xử lý vào những thời điểm khác nhau.
Hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận không có sự sang trọng của nhiều nhân viên và thành viên ủy ban tình nguyện để thúc đẩy sự thành công của sự kiện. Nhưng các nhà lập kế hoạch nhận ra rằng họ phải chắc chắn rằng họ làm việc chặt chẽ với văn phòng của một thị trưởng thành phố và bộ phận công cộng để có được sự kiện trên lịch công cộng.
Klug gợi ý rằng bước đầu tiên sau khi phân tích số liệu năm ngoái là tập trung vào tuyển dụng doanh nghiệp. Nếu sự kiện không phải là một chương trình mới, điều quan trọng là phải giành được sự hỗ trợ của công ty cho sự kiện năm tới ngay sau khi sự kiện năm nay kết thúc. "Chúng tôi tập trung vào việc đổi mới các khoản tài trợ khi chúng tôi gửi báo cáo kết thúc sự kiện", Klug nói. Cô cũng cung cấp những điểm nổi bật sau cho các nhà lập kế hoạch quan tâm đến việc tổ chức một chuyến đi cộng đồng như một sự kiện gây quỹ:
- Xác định nhà tài trợ của công ty
- Phát triển các chương trình nhóm đi bộ
- Xác định các hoạt động sự kiện
- Bắt đầu tuyển dụng
- Hoàn thành hậu cần sự kiện
- Tổ chức sự kiện
- Tổ chức sự kiện “cảm ơn”
- Đánh giá và bắt đầu sự kiện tiếp theo
Y-ME cũng sẽ thuê một công ty logistics bên ngoài để xử lý nhiều yêu cầu hậu cần của nó. Nhưng một trong những công cụ hữu ích nhất là triển khai hệ thống đăng ký trực tuyến.
Thành công hệ thống đăng ký trực tuyến
Y-ME nhanh chóng tìm hiểu về tầm quan trọng của việc sử dụng trang web để đăng ký trực tuyến và từ đó đã mạnh dạn ủng hộ việc sử dụng công nghệ đăng ký trực tuyến và gây quỹ.
Họ đầu tư vào một hệ thống quản lý quan hệ thành phần trực tuyến để phục vụ như trang web chủng tộc năm 2003 của họ. Đây là loại hệ thống phục vụ như một trang web cá nhân cho các tình nguyện viên để làm cho kháng cáo cá nhân cho sự đóng góp và sự tham gia khác. Nó nắm bắt thông tin vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và phục vụ như một công cụ cho đội trưởng đội đi bộ để khuyến khích các thành viên của họ.
Những người tham gia trực tuyến tăng từ 4.000 lên 11.594. Đóng góp trực tuyến tăng từ 5.000 lên 19.650. Nhóm Y-ME tin rằng nó đã góp phần đạt được mục tiêu 2,35 triệu đô la, và như một phần thưởng, công nghệ này đã giảm chi phí hành chính khoảng 20.000 đô la.
Một hệ thống như vậy cũng có thể phục vụ như một công cụ truyền thông quan trọng cho phép một tổ chức theo dõi và tiếp tục liên quan đến các thành phần vượt ra ngoài chính cuộc đua.
Race Day Timeline
Đi bộ trong cộng đồng thường xuyên được lên lịch vào buổi sáng. Tùy thuộc vào độ phức tạp của biển báo và vị trí, thiết lập cho sự kiện này thường có thể bắt đầu sớm nhất là một tuần trước sự kiện, với hầu hết các hoạt động diễn ra một vài ngày trước khi đi bộ.
Khi Y-ME lên kế hoạch cho sự kiện gây quỹ hàng năm, nhóm thường cố gắng giới hạn khu vực nơi họ tổ chức đi bộ để không đòi hỏi một lượng thời gian tài nguyên đáng kể để thực hiện các nhiệm vụ hoạt động nhất định như tắt đường. Đi bộ của họ nói chung là không cạnh tranh, do đó, nó cũng giúp họ không phải xem xét các yêu cầu cần thiết cho một môi trường đua cạnh tranh hơn.
Lịch trình cho ngày đua xe thường chảy như sau:
- Đội lập kế hoạch sự kiện đến (2,5 giờ trước khi đi bộ)
- Làm tình nguyện viên (2 giờ trước khi đi bộ)
- Kiểm tra và thiết lập tài trợ (2 giờ trước khi đi bộ)
- Đăng ký bắt đầu (1.5 giờ trước khi đi bộ)
- Bắt đầu thiết lập đường dây (30 phút trước khi đi bộ)
- Lễ khai mạc (10 phút trước khi đi bộ)
- Cuộc đua bắt đầu
- Main Stage Entertainment bắt đầu (1 giờ sau khi bắt đầu đi bộ)
- Các chú thích chính của sân khấu chính (sau khi kết thúc chuyến đi; tại mốc 1,5 giờ)
- Chương trình chính thức kết thúc (3 giờ sau khi bắt đầu đi bộ)
- Event Breakdown Begins (sau khi sự kiện chính thức kết thúc)
Mẹo để lập kế hoạch đi bộ hoặc chạy bộ trong cộng đồng
Đối với những tổ chức quan tâm đến việc tổ chức một chuyến đi cộng đồng hoặc chạy lần đầu tiên, Klug đưa ra một số đề xuất sẽ giúp đảm bảo một sự kiện thành công .
- Bắt đầu với khách hàng tiềm năng ấm áp, bao gồm tình nguyện viên, nhà tài trợ hoặc nhóm lớn. Xác định kết quả có thể đo lường.
- Đánh giá các sự kiện của đối thủ cạnh tranh trong thành phố / địa điểm của bạn để xác định thực tiễn tốt nhất của họ và các lĩnh vực để cải thiện.
- Làm việc với văn phòng thị trưởng thành phố và các khu công viên để thảo luận các giấy phép cần thiết và hậu cần sự kiện của bạn: thời gian, địa điểm, số lượng người tham gia. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị cho những cuộc họp đó.
- Hiểu ngân sách của bạn và đảm bảo bạn giữ chi phí hoạt động của mình đến 25-30% cho một sự kiện mới. Một số tổ chức từ thiện sẽ phấn đấu 15-20% tổng chi phí.
- Nhà tài trợ an toàn để hấp thụ 100% chi phí hoạt động của sự kiện của bạn.