Đó là chìa khóa cho một sự kiện thành công
Thứ tự tổ chức sự kiện tiệc (BEO) là gì?
Gần như mọi sự kiện lớn được lên kế hoạch tại một khách sạn hoặc cơ sở tổ chức sự kiện đặc biệt đều yêu cầu một Đơn hàng tổ chức sự kiện hoặc BEO, đây là hợp đồng phác thảo mọi chi tiết của sự kiện. Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ muốn làm quen với BEO để bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đều được đề cập chính xác.
Thỏa thuận thường được phác thảo trên biểu mẫu chi tiết các lựa chọn về thực phẩm và đồ uống, âm thanh / hình ảnh, thiết lập phòng, bao gồm các trung tâm bảng, yêu cầu nhân sự và tất cả các mục khác liên quan đến sự kiện của bạn. Bao gồm trong BEO là danh sách chi phí được chia nhỏ bạn sẽ phải trả.
Thỏa thuận có nhiều khả năng bao gồm "khối" thông tin theo các tiêu đề phụ, chẳng hạn như thông tin liên hệ, lịch biểu, sắp xếp thực phẩm và đồ uống, thiết lập phòng, hình ảnh âm thanh, điều khoản và điều kiện và các khối chữ ký.
Đọc thứ tự sự kiện tiệc
Mặc dù rõ ràng bạn cần phải đọc BEO và đồng ý với các điều khoản được nêu trong thỏa thuận, hãy đảm bảo cũng đọc bản in đẹp.
Đảm bảo bạn được thông báo đầy đủ về những gì bạn đồng ý, bao gồm tất cả các chi phí.
Kiểm tra xem điều sau đây có được nêu trong phần chung của BEO hay không:
- Thông tin liên hệ tại chỗ, bao gồm số điện thoại di động
- Sử dụng không gian cho ngày diễn ra sự kiện (kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng các khoảng trống được đề cập là không gian bạn thực sự lưu diễn)
- Thiết lập, bắt đầu và kết thúc thời gian cho sự kiện
- Tổng số khách dự kiến
Thực phẩm và đồ uống sắp xếp
Một phần của BEO sẽ được dành cho việc sắp xếp thực phẩm và đồ uống. Bạn muốn đảm bảo những điều sau được nêu chi tiết trong phần này:
- Toàn bộ thực đơn , bao gồm tất cả các khóa học
- Mỗi món tại tiệc tự chọn, và mỗi trạm sẽ được đặt và định vị trong phòng như thế nào
- Cách địa điểm tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu của những khách có mối quan ngại về chế độ ăn uống đặc biệt (chẳng hạn như chế độ ăn không có gluten hoặc ăn chay)
- Thời gian dịch vụ
- Các mặt hàng đặc biệt liên quan đến dịch vụ, chẳng hạn như rượu vang và nước lấp lánh trên bàn
- Bảng phân tích tất cả giá thực phẩm
- Danh sách chi tiết về rượu, nhãn hiệu rượu và bia có sẵn tại quầy bar
Thiết lập phòng
BEO nên cụ thể phác thảo toàn bộ phòng được thiết lập. Nó bao gồm:
- Vị trí của bảng
- Số chỗ ngồi trên bàn
- Vị trí các trạm thực phẩm
- Vị trí giải trí (và chi tiết về chỗ ở của người giải trí nếu thích hợp, bao gồm lưu trữ thiết bị, tiếp cận thức ăn và đồ uống, thay đổi không gian, v.v.)
- Vị trí của thanh / s
Một số BEO thậm chí có thể bao gồm một sơ đồ của căn phòng được thiết lập.
Nhà cung cấp âm thanh và hình ảnh bên ngoài
Việc sắp xếp nghe nhìn đôi khi sẽ xuất hiện trên BEO, nhưng vì nhiều địa điểm hợp đồng dịch vụ a / v cho bên thứ ba, có thể có một hợp đồng riêng biệt.
Nếu nó được bao gồm trong BEO, hãy chắc chắn rằng tất cả các chi tiết được hoàn thành trước khi ký hợp đồng .
Các điều khoản và điều kiện
Tất cả các hợp đồng, bao gồm cả BEO, đều có các điều khoản và điều kiện mà bạn phải tuân thủ. Đảm bảo bạn biết tất cả các điều khoản và điều kiện trước khi ký vào tài liệu. Ví dụ, các điều khoản của thỏa thuận trong trường hợp hủy bỏ là gì? Làm thế nào tranh chấp sẽ được giải quyết nếu, ví dụ, một khách phiếu và rơi?
Điều quan trọng là phải hỏi bất kỳ câu hỏi nào của người quản lý cơ sở và xác nhận chi tiết với khách hàng của bạn trước khi ký. Một khi bạn đã ký BEO, đó là một hợp đồng ràng buộc.