Nhiều khách sạn đã dựa vào các trang web RFP (Yêu cầu Đề xuất) của khách sạn trực tuyến, chẳng hạn như Conventionplanit.com và sabrehotelrfp.com để quảng bá các khả năng họp và hội nghị của họ. Họ cũng đã phát triển các biểu mẫu RFP trực tuyến của riêng họ.
Tuy nhiên, nhiều nhà lập kế hoạch miễn cưỡng gửi RFP khách sạn của họ thông qua các công cụ tìm kiếm của bên thứ ba. Nhiều nhà lập kế hoạch muốn gửi yêu cầu của họ về giá thầu khách sạn trực tiếp cho khách sạn và các trung tâm hội nghị.
Thông tin gì được bao gồm trong RFP khách sạn?
Một công cụ tuyệt vời để giúp các nhà lập kế hoạch bắt đầu phát triển các hình thức của riêng mình cho các giá thầu của khách sạn và các nhu cầu sự kiện khác là sự kiện chấp nhận các công cụ trao đổi thực hành từ Hội đồng Công nghiệp Công ước.
Các yếu tố cơ bản cho RFP khách sạn nên bao gồm các yếu tố sau:
- Thông tin liên hệ cơ bản của người yêu cầu (tên, chức danh, tổ chức, địa chỉ, điện thoại, email, v.v.)
- Ngày sự kiện (cung cấp ít nhất hai tùy chọn khác nhau)
- Phòng cần thiết (ngày và số phòng)
- Yêu cầu phòng họp (ngày, kích thước phòng, số lượng)
- Yêu cầu về thực phẩm và đồ uống
- Yêu cầu trợ năng
- Yêu cầu vận chuyển và nhận hàng
- Thông tin thích hợp khác
Lợi dụng công cụ RFP
Ngoài ra, Hiệp hội Du lịch Kinh doanh Toàn cầu (GBTA) cung cấp cho các thành viên của mình một công cụ RFP khách sạn rộng lớn mà các nhà lập kế hoạch sự kiện có thể muốn xem xét.
Các yếu tố của RTA khách sạn RFP bao gồm:
- Thông tin tổng quan về cơ sở khách sạn
- Thông tin tổng quan về người yêu cầu RFP
- Chi tiết hợp đồng phòng nghỉ
- Kích thước tổng không gian hội họp của khách sạn
- Tổng số phòng họp
- Kích thước phòng khiêu vũ hoặc phòng họp lớn nhất của khách sạn
- Chiều cao trần cho phòng khiêu vũ hoặc phòng họp lớn nhất
- Khách sạn có đặt phòng họp thường trực không?
- Phòng họp sẽ chứa bao nhiêu người?
- Khách sạn có không gian triển lãm chuyên dụng không?
- Kích thước của không gian triển lãm là gì?
- Khoảng cách đến trung tâm hội nghị khu vực là gì?
- Tên trung tâm hội nghị là gì?
- Tỷ lệ thuế trên thực phẩm và đồ uống là gì?
- Phần trăm phí dịch vụ tiệc là gì?
- Dịch vụ tiệc có bị tính thuế không?
- Khách sạn có cung cấp dịch vụ nghe nhìn trực quan (A / V) không?
- Khách sạn có giảm giá cho dịch vụ A / V trong nhà không?
- Khách sạn có cho phép khách hàng mang đến các nhà cung cấp A / V bên ngoài không?
- Có bao nhiêu phòng họp có Internet tốc độ cao không dây?
- Các phòng họp có thể chứa hội nghị truyền hình như thế nào?
- Có phải trả phí khi sử dụng nhà cung cấp A / V của riêng mình không?
- Khách sạn có chấp nhận "thẻ hội họp" của công ty để thanh toán không?
- Khách sạn có cung cấp mức giá trọn gói không?
Ngoài ra, sẽ rất hữu ích khi chia sẻ với khách sạn về loại sự kiện bạn đang lưu trữ. Điều này sẽ cung cấp cho họ thông tin chi tiết về các mục tiêu mà cuộc họp của bạn có thể có.
Tin tốt về làm việc với các khách sạn là hầu hết mọi người nên có kinh nghiệm trong việc đưa các sự kiện tương tự lại với nhau và một người quản lý bán hàng hoặc bán hàng tuyệt vời sẽ có thể chia sẻ thêm chi tiết với bạn về các cách giúp người lập kế hoạch sự kiện đáp ứng mục tiêu của họ.