Đẩy gốc để chuẩn hóa giao tiếp trong ngành công nghiệp sự kiện
Trao đổi thực tiễn được chấp nhận của CIC
APEX là viết tắt của "Trao đổi thực hành được chấp nhận", sáng kiến của Hội đồng Công nghiệp Công ước (CIC) đã khởi động để đoàn kết toàn bộ các cuộc họp, hội nghị và triển lãm để phát triển và thực hiện các tiêu chuẩn tự nguyện cho phần mềm lập kế hoạch sự kiện và các công cụ khác. Mặc dù bản chất tự nguyện của nó, nó là một trò chơi thay đổi trong ngành công nghiệp.
Hơn 2.500 thành viên trong 60 thành phố trên toàn nước Mỹ và Canada đã tham gia các cuộc thảo luận thực hành và hơn 350 chuyên gia trong ngành đã tham gia như những tình nguyện viên thực hành từ năm 2001. Thông qua sự cộng tác, những người tham gia APEX hy vọng xác định toàn ngành được chấp nhận thực hành, sẽ xác định các tiêu chuẩn cho phần mềm lập kế hoạch sự kiện và các công cụ khác. Sáng kiến này cuối cùng đã phát triển thành việc tạo ra các công cụ lập kế hoạch sự kiện APEX, bao gồm một loạt tài nguyên cho các nhà lập kế hoạch sự kiện và tiếp tục phát triển phần mềm lập kế hoạch sự kiện mới.
Công cụ và tài nguyên APEX
Trở lại năm 2001, sáng kiến APEX là nỗ lực toàn diện và gắn kết duy nhất để phát triển các tiêu chuẩn cho công cụ lập kế hoạch sự kiện. Cuối cùng, nó đã dẫn đến sự phát triển của các công cụ, các mẫu và các hướng dẫn thực hành tốt nhất mà nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện vẫn sử dụng trong một số hình thức ngày hôm nay. Tất cả các tài nguyên vẫn có sẵn để sử dụng trực tuyến hoặc có sẵn để tải xuống trong các định dạng PDF của Microsoft Word.
Tất cả các công cụ đều miễn phí.
- Bảng chú giải công nghiệp trực tuyến APEX
Công cụ trực tuyến tương tác này là tài liệu tham khảo toàn diện cho thuật ngữ, thuật ngữ và từ viết tắt được sử dụng trong suốt cuộc họp và ngành công nghiệp sự kiện. Nó làm cho một nguồn lực lớn để đảm bảo tính nhất quán của các điều khoản và vẫn chứng tỏ là một công cụ đào tạo hữu ích cho nhân viên mới. - Mẫu ESG (Hướng dẫn kỹ thuật sự kiện)
Người lập kế hoạch sự kiện được sử dụng để sử dụng thuật ngữ "tiếp tục" để tham khảo các đặc điểm cuộc họp. Từ viết tắt ESG (viết tắt của hướng dẫn thông số sự kiện) đã thay thế thuật ngữ này sau khi khởi chạy APEX bằng công cụ chuẩn hóa để sử dụng trong việc chuẩn bị và chia sẻ hướng dẫn đầy đủ và chi tiết cho các sự kiện thuộc mọi quy mô. - APEX Nhà ở & Đăng ký
Các thực hành được chấp nhận này được phát triển để thu thập, báo cáo và truy xuất dữ liệu đăng ký nhà ở và hoàn chỉnh cho các cuộc họp, hội nghị và các sự kiện khác. Nó cũng được chứng minh là một nguồn lực để đối phó với các vấn đề nhà ở như nhà cung cấp nhà ở, các vấn đề về internet, nhà ở quốc tế và tiết lộ. - Mẫu PER (Báo cáo sau sự kiện)
Thay thế báo cáo "lịch sử" cũ, Báo cáo sau sự kiện hoặc PER vẫn là định dạng được chấp nhận của sự kiện và sự kiện để thu thập, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu báo cáo chính xác và sau sự kiện về các sự kiện thuộc mọi loại (mặc dù các phiên bản mới tồn tại các chương trình khác nhau).
- Yêu cầu mẫu đề xuất (RFP)
Cùng với một bài báo được CIC công bố kết hợp với các đại biểu APEX và Hiệp hội Du lịch Kinh doanh Toàn cầu (GBTA), CIC vẫn cung cấp các định dạng RFP tiêu chuẩn để giải quyết các thông tin cốt lõi và nhu cầu riêng cho các nhu cầu khác nhau của RFP bao gồm: nghe nhìn, đích công ty quản lý, nhà thầu dịch vụ, cơ sở duy nhất, giao thông vận tải, lịch chức năng và thiết lập chức năng. Các mẫu này giúp dễ dàng thu hút thông tin phù hợp hơn, so sánh phản hồi và đưa ra quyết định sáng suốt.
Tài nguyên và phần mềm lập kế hoạch sự kiện
Mục tiêu của sáng kiến APEX của Hội đồng Công nghiệp Công ước về cơ bản là thay đổi cách các chuyên gia truyền đạt qua các cuộc họp và ngành sự kiện từ các nhà lập kế hoạch sự kiện đến các nhà cung cấp, nhà cung cấp, nhà thầu và các chuyên gia dịch vụ sự kiện khác.
Trước APEX, các hướng dẫn tiêu chuẩn hóa, các phương pháp hay nhất và cuối cùng là các công cụ và tài nguyên trực tuyến của nó, giao tiếp là thách thức chính đối với các chuyên gia trong ngành.
Rất nhiều đã thay đổi kể từ đầu những năm 2000. Trong khi ý tưởng cho APEX và các mục tiêu này bắt đầu vào đầu năm 1997, và CIC tập trung chủ yếu vào giai đoạn khái niệm từ năm 2000-2004 chờ đợi cho đến năm 2004 và 2005. Kể từ khi ra mắt các tiêu chuẩn và công cụ APEX, nhiều nguồn lực và sự kiện khác phần mềm lập kế hoạch đã được phát triển, nhưng không có thẩm quyền nào đã bác bỏ CIC trong việc quy định các tiêu chuẩn thực hành của ngành.