Không bắt đầu đủ sớm
Sự trì hoãn là kẻ thù của bạn. Đây là một trong những lỗi lập kế hoạch sự kiện phổ biến nhất mà bạn muốn tránh.
Không bắt đầu quá trình lập kế hoạch sự kiện sớm có thể gây ra một loạt các vấn đề xuống dòng. Ngay sau khi một ngày được chọn và bạn có phạm vi chung về sự kiện và ngân sách của bạn, hãy làm việc. Khách sạn và các địa điểm khác đặt trước để đảm bảo điều này càng sớm càng tốt. Việc không làm như vậy sẽ hạn chế lựa chọn địa điểm của bạn và bạn sẽ không may, sẽ bị bỏ lại với bất kỳ địa điểm nào có sẵn. Khách mời và chương trình giải trí trực tiếp cũng đặt trước trước ngày diễn ra sự kiện thực tế. Khi ngày sự kiện của bạn an toàn, hãy thực hiện nghiên cứu của bạn và khi bạn quyết định chọn người biểu diễn, hãy ký hợp đồng ngay lập tức.
Tổ chức bản thân với danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện là một nhiệm vụ khác cần được giải quyết ngay lập tức. Bằng cách vạch ra tất cả các bước trong quy trình lập kế hoạch sự kiện, xác định thời điểm cần hoàn thành và phát triển thời gian biểu cho từng bước, bạn sẽ có hướng dẫn có giá trị để giúp bạn bắt đầu và giúp bạn đi đúng hướng.
Bắt đầu quá muộn là một trong những lỗi lập kế hoạch sự kiện phổ biến nhất.
Không kiểm tra sự kiện cạnh tranh
Bạn đã bao giờ lên lịch sự kiện của mình chỉ để học - một khi quá trình lập kế hoạch đã bắt đầu và ngày sự kiện được đặt - rằng có một sự kiện cạnh tranh khác trong cùng một ngày không? Chỉ có một sự kiện sẽ thu hút đám đông vì vậy đừng nắm lấy cơ hội của bạn và vượt qua các ngón tay của bạn mà những người được mời sẽ chọn sự kiện của bạn.
Tránh tình huống hoàn toàn.
Làm sự thẩm định của bạn và kiểm tra bất kỳ xung đột sự kiện nào trước khi quá muộn. Nhìn vào lịch trình cho các cuộc họp công nghiệp (cả lớn và nhỏ), gần với các ngày lễ, các sự kiện thể thao lớn và các cuộc tụ họp địa phương có thể tàn phá những người lái xe đến sự kiện này. Một khi bạn đã quyết định một ngày cho sự kiện của bạn, hãy đưa ra lời nhắn cho khách của bạn. Thông báo "Lưu ngày" và danh sách "Sự kiện sắp tới" cho những người quan tâm đến cơ hội đánh dấu sự kiện của bạn trên lịch của họ.
Không xác nhận nhà cung cấp
Hợp đồng nhà cung cấp đã ký là thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý và cung cấp cho bạn thông tin bằng văn bản để giữ nhà cung cấp chịu trách nhiệm về các dịch vụ mà họ cung cấp. Tuy nhiên, nó không có gì cho bạn tại thời điểm diễn ra sự kiện khi bạn nhận ra rằng nhà cung cấp là không có mặt. Đó là hợp đồng sự kiện trong tay sẽ không phục vụ thức ăn cho khách đói của bạn hoặc cung cấp bàn ghế cho một phòng khiêu vũ trống. Xác nhận với mỗi và mọi nhà cung cấp không một lần, nhưng hai lần. Có, hai lần . Xác nhận việc nhận hợp đồng đã ký của bạn tại thời điểm bạn đồng ý với các điều khoản. Xác nhận lại một lần nữa trước chính sự kiện đó. Đây không phải là cuộc trò chuyện bạn sẽ có liên quan đến chi tiết về giao hàng hoặc trang trí thực phẩm; đây là một sự theo dõi đặc biệt để đảm bảo rằng sự kiện của bạn vẫn còn trên lịch của họ.
Nhà cung cấp sự kiện đặt nhiều sự kiện và rất dễ dàng cho các thủ tục giấy tờ của bạn bị mất trong sự xáo trộn hoặc bị người khác trong công ty làm phiền. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng không xảy ra bằng cách quay trở lại với họ để kiểm tra và xác nhận rằng sự kiện của bạn và các chi tiết cụ thể liên quan đến ngày, giờ và dịch vụ được cung cấp thực tế theo lịch trình của họ. Và giữ cho hợp đồng nhà cung cấp đó có sẵn.
Không có “Kế hoạch B”
Có kế hoạch dự phòng là điều bắt buộc đối với mọi sự kiện nhưng cụ thể cho những sự kiện được lên kế hoạch được tổ chức ngoài trời. Điều kiện thời tiết là không thể đoán trước và nếu một cơn bão, gió lớn tư vấn hoặc freak mưa bão đe dọa hủy bỏ sự kiện của bạn, có một kế hoạch dự phòng. Ngày mưa, địa điểm tổ chức sự kiện thay thế và lịch trình hoạt động đã sửa đổi là tất cả các tùy chọn nếu sự kiện ngoài trời của bạn - hoặc một phần của sự kiện - phải được di chuyển trong nhà.
Ngoài việc chuẩn bị cho thời tiết không chắc chắn, các trường hợp bất thường khác cũng có thể được giải quyết trước thời hạn. Cúp điện có thể được giảm bớt bằng cách có một máy phát điện tại chỗ. Bãi đậu xe tràn có thể được di chuyển đến nơi khác, vị trí được sắp xếp trước. Các vấn đề về tình trạng phòng trống của khách sạn có thể được giải quyết bằng cách giữ thêm một số phòng để đặt trước trong khối khách sạn của quý khách . Xem xét các chi tiết cụ thể về sự kiện của bạn và suy nghĩ về những khu vực dễ bị các vấn đề phát sinh hơn. Bằng cách lập kế hoạch trước và phát triển các kịch bản thay thế, bạn có thể tránh được một trong những lỗi lập kế hoạch sự kiện tốn kém nhất.
Không tuyển dụng đủ trợ giúp
Khi nói đến việc thuê nhân viên sự kiện, thì càng tốt. Nó sẽ tốn nhiều tiền hơn nhưng nó có thể cứu sự kiện của bạn. Hình ảnh này: một bản sao lưu của chiếc xe chờ đợi để vào một bãi đậu xe trong khi tiếp viên đậu xe cố gắng để theo kịp. Một dòng khách thất vọng chờ đợi để đặt một thức uống như một máy chủ đấu tranh để theo kịp với nhu cầu. Nhân viên đăng ký sự kiện bị choáng ngợp bởi số lượng khách lớn vừa mới đến, khiến những khách du lịch mệt mỏi chờ đợi quá lâu để đăng ký. Bạn có ý tưởng. Có thêm nhân viên sự kiện sẵn sàng hỗ trợ trong thời gian bận rộn, cung cấp thêm dịch vụ cho các khu vực cần thiết, giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc sự chào đón nồng nhiệt cho những khách đến với câu hỏi có thể nâng cao sự kiện của bạn từ sự kiện tốt đến sự kiện tuyệt vời.
Khi thuê nhân viên sự kiện , hãy tìm những nhân viên có kinh nghiệm làm việc theo loại sự kiện bạn đang lên kế hoạch. Chỉ thuê nhân viên chuyên nghiệp, được khuyến nghị cao. Giáo dục họ về những gì sự kiện của bạn là về, khách sẽ được tham dự, mong đợi của bạn, và những người liên lạc của họ là họ nên có một câu hỏi hoặc vấn đề. Nhân viên sự kiện - mặc dù họ được cung cấp bởi một nhà cung cấp bên ngoài - đại diện cho bạn và doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn. Một cuộc gặp gỡ tiêu cực với nhân viên sự kiện sẽ sống trong bộ nhớ của cả khách và khách hàng và có thể chua ngay cả những sự kiện được lên kế hoạch tốt nhất.