Có các biến cần xem xét khi thực hiện lựa chọn của bạn. Chúng bao gồm mục tiêu của sự kiện, ngân sách bạn đang làm việc, lý do bạn thuê bên ngoài và các ứng viên có sẵn cho công việc và may mắn thay, có một số công ty tài nguyên tuyệt vời có thể sử dụng để chọn người lập kế hoạch sự kiện hoặc nhà sản xuất tốt nhất giúp tạo sự kiện công ty của họ.
Sử dụng hướng dẫn sau đây để giúp bạn xác định xem bạn có cần một người lập kế hoạch sự kiện cho sự kiện công ty tiếp theo của bạn hay không, và nếu bạn làm thế nào, hãy chọn ứng cử viên tốt nhất cho công việc đó.
Xác định mục tiêu sự kiện và nhu cầu của bạn cho Công cụ lập kế hoạch sự kiện
Hầu hết mọi người nghĩ rằng việc thuê người lập kế hoạch sự kiện bên ngoài hoặc người cung cấp dịch vụ bắt đầu bằng cách xác định ngân sách của sự kiện , nhưng sự thật là bắt đầu bằng cách xác định lý do tại sao bạn muốn tổ chức một sự kiện ở nơi đầu tiên. Trước khi bạn tiếp cận với một nguồn lực bên ngoài hoặc nội bộ, họ sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho sự kiện đó, bạn muốn ở một vị trí để chia sẻ các mục tiêu quan trọng của sự kiện. Trả lời các câu hỏi liên quan của bạn về ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào — sẽ có nhiều thời gian để điều chỉnh sau này.
Khi bạn đã xác định mục tiêu của mình, một vài ý tưởng rõ ràng sẽ bắt đầu nổi lên về chủ đề và thông điệp bạn muốn truyền đạt tại sự kiện của mình, nhưng quan trọng nhất, bạn sẽ muốn xác định những hoạt động và dịch vụ nào bạn cần tài nguyên bên ngoài để xử lý thay mặt bạn.
Bạn sẽ muốn xác định ngân sách nào bạn có cho một nhà lập kế hoạch và nếu họ sẽ giúp chọn địa điểm, xây dựng thực đơn và đưa ra các khuyến nghị về lựa chọn thực phẩm và đồ uống, loa nguồn và giải trí, ngay tại chỗ cho nhu cầu sản xuất trong ngày, và / hoặc giúp tạo các tài liệu truyền thông quan trọng như lời mời và danh sách khách mời.
Nếu bạn đang có kế hoạch sự kiện của bạn một mình và vẫn còn có bất kỳ những nhu cầu này không được đáp ứng, rất có thể là bạn sẽ muốn thuê một kế hoạch sự kiện để quản lý các nhiệm vụ và trách nhiệm.
Sử dụng các nguồn địa phương để tìm một công cụ lập kế hoạch sự kiện đủ điều kiện
Thông thường, mọi người nghĩ rằng truyền miệng là cách tốt nhất để thuê một người lập kế hoạch sự kiện cho bữa tiệc kỷ niệm, cuộc họp kinh doanh ăn sáng, khóa cuối tuần, hoặc một loại sự kiện khác, và trong khi nó chắc chắn giúp, đây có lẽ không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất.
Nếu bạn đang cố gắng tìm ra người lập kế hoạch sự kiện tốt nhất cho công việc của mình, tốt nhất là nên nghiên cứu một người có kinh nghiệm và có danh tiếng mạnh mẽ trong cộng đồng các nhà lập kế hoạch sự kiện. Truyền miệng cung cấp một cơ hội cho việc bán hàng dễ dàng cho một người lập kế hoạch muốn tìm khách hàng mới, nhưng danh tiếng ngang hàng là rất hiệu quả.
Bất kể đó là một sự kiện xã hội hay một cuộc họp của công ty, nói chung, các quy tắc thuê một người lập kế hoạch sự kiện hoặc người cung cấp vẫn giữ nguyên: bạn muốn thuê một người có chuyên môn trong việc tạo ra loại sự kiện của bạn.
Xem xét các chương của các nhóm thành viên chuyên nghiệp hoặc kiểm tra với chương quốc gia hoặc địa phương của Hội nghị chuyên gia quốc tế, Hiệp hội sự kiện đặc biệt quốc tế, Hiệp hội quốc gia về điều hành dịch vụ ăn uống.
Nó cũng có liên quan để tìm ra những người đang xuất bản các bài viết trong ngành công nghiệp của họ.
Nếu bạn muốn biết ai có uy tín về cung cấp dịch vụ hoặc chuyên môn trong một thị trường cụ thể, hãy kiểm tra với hội nghị địa phương và khách truy cập khi nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện là thành viên tích cực và họ cũng duy trì mối quan hệ với các phòng thương mại địa phương; một cách khác để các chuyên gia nguồn là tiếp cận với bộ phận bán hàng của hội nghị khách sạn — họ sẽ chia sẻ với bạn những người mà họ tin tưởng.
Phỏng vấn và thảo luận nhu cầu sự kiện với người nộp đơn
Hầu hết các nhà lập kế hoạch sự kiện sẽ háo hức được nghe về sự kiện cụ thể của bạn, nhưng ban đầu họ cung cấp chi tiết ngắn gọn và tập trung hơn vào chuyên môn của họ trong vòng phỏng vấn ban đầu, trong thời gian đó bạn nên giảm số lượng ứng viên xuống ba ứng cử viên mạnh nhất.
Sau đó, bạn nên yêu cầu mỗi người lập kế hoạch sự kiện hoặc công ty của họ chia sẻ thông tin về doanh nghiệp của họ, trải nghiệm với các sự kiện trong quá khứ và cách họ lên kế hoạch cho dự phòng, chú ý cẩn thận cách phản hồi của người nộp đơn và bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào họ có thể có cho công ty của bạn, sự kiện hoặc mục tiêu của công ty.
Các nhà lập kế hoạch giỏi sẽ hướng dẫn bạn qua một cuộc thảo luận để tìm hiểu về các mục tiêu tổng thể, thời gian, ngân sách, số lượng khách và các tùy chọn cá nhân của sự kiện. Các nhà hoạch định giỏi sẽ hỏi bạn những câu hỏi về tổ chức của bạn và tìm hiểu về các mục tiêu của bạn và sự kiện cụ thể của bạn — hãy tìm những dấu hiệu này khi phỏng vấn để tìm những ứng viên nổi bật so với những người còn lại.
Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể gặp ai đó trực tiếp trong vòng phỏng vấn đầu tiên, đặc biệt nếu chương trình của bạn ở ngoài thị trấn, đây có thể là bước quan trọng trong việc chọn đúng người lập kế hoạch hoặc nhà sản xuất cho sự kiện và công ty của bạn.
Các cuộc họp mặt đối mặt cung cấp thông tin chi tiết vượt ra ngoài kiến thức chuyên môn hoặc kinh nghiệm của họ về mối quan hệ của họ với nhóm trong công ty của bạn sẽ giúp tạo sự kiện này - bạn sẽ muốn chọn ứng cử viên không chỉ có hồ sơ theo dõi tuyệt vời tạo ra các sự kiện chất lượng, nhưng cũng là một trong những người cùng với nhóm của bạn.
Tùy chọn thu hẹp và tạo lựa chọn
Nó không đủ tốt để tiếp tục bản năng ruột của bạn, lời khuyên của bạn bè hay thậm chí là đồng nghiệp và đồng nghiệp, hoặc cuộc gặp mặt trực tiếp - đây là sự kiện của bạn, tên và danh tiếng của bạn sẽ được liên kết với nó — bạn sẽ cũng cần kiểm tra tài liệu tham khảo của ứng viên. Hãy chắc chắn yêu cầu tên của khách hàng mà các ứng viên đã làm việc trước đó, nhưng cũng tìm hiểu lịch sử của mỗi người lập kế hoạch để tìm các sự kiện mà họ có thể không đề cập đến - bạn có thể phát hiện ra một vài sự kiện với một khách hàng cụ thể không làm cho hồ sơ của mình.
Khi bạn đã xác minh rằng một ứng cử viên sẽ hợp tác tốt với công ty của bạn, thể hiện chuyên môn trong lĩnh vực này và hiểu rõ sự kiện bạn muốn sản xuất với họ, đó là thời gian để thu hẹp lựa chọn của bạn thành một và lắng nghe ý tưởng của mình về sự kiện này. Dựa trên mục tiêu và ý tưởng của bạn, một người lập kế hoạch sự kiện sẽ giới thiệu với bạn một kế hoạch sẽ giúp bạn đạt được chủ đề - nếu đó là một buổi tối riêng tư và bữa tối cho một nhóm người thân thiết, người lập kế hoạch sẽ đến với bạn các chi tiết cho chương trình của bạn.
Tại thời điểm này, người lập kế hoạch sự kiện sẽ giới thiệu cho bạn các ý tưởng sẽ khiến bạn cảm thấy như họ đã lấy ngân sách của bạn và tăng gấp đôi giá trị của nó. Nó nên được rõ ràng trong cách họ pitch tầm nhìn của họ cho sự kiện của bạn.
So sánh ngân sách của bạn với Công cụ lập kế hoạch sự kiện
Dựa trên mục tiêu sự kiện của bạn, bạn có thể tạo ra ý nghĩa chung về chi phí cho các yếu tố khác nhau của chương trình, điều này sẽ thay đổi dựa trên loại sự kiện bạn đang lưu trữ và những gì nó bao gồm. Nhiều người tổ chức một sự kiện lần đầu tiên có xu hướng rơi vào cái bẫy muốn lập kế hoạch một sự kiện champagne trên một ngân sách bia, đó là lý do tại sao nhiều người sẽ chuyển sang kế hoạch sự kiện của họ để được giúp đỡ.
Một ứng cử viên lý tưởng sẽ lấy ngân sách mà bạn trình bày và biến nó thành thứ gì đó huyền diệu, nhưng những ý tưởng đó sẽ có giá và điều quan trọng là bạn yêu cầu người lập kế hoạch tiết lộ tất cả chi phí của mình và các nguồn tiềm năng sẽ được bao trả và kết hợp vào ngân sách tổng thể - phí kế hoạch sự kiện sẽ thay đổi từ người lập kế hoạch đến công ty lập kế hoạch hoặc sự kiện cho công ty sự kiện.
Tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tiền gửi, giấy tờ và hợp đồng cho người lập kế hoạch sự kiện và địa điểm và dịch vụ của sự kiện mà họ cung cấp. Đó là một cách hoàn toàn có thể chấp nhận để xử lý doanh nghiệp, nhưng lời khuyên tốt nhất tại thời điểm này là tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp và không bao giờ ký hợp đồng chưa được luật sư của riêng bạn xem xét - đặc biệt là khi giao dịch với cá nhân có thể không có cùng một nguồn lực của một công ty lớn.
Ở lại với công cụ lập kế hoạch của bạn và chuẩn bị sẵn sàng để chữa cháy và Rehire
Hầu hết những câu chuyện xấu xảy ra liên quan đến lập kế hoạch sự kiện thường là kết quả của việc thiếu sự theo dõi. Lập kế hoạch sự kiện đòi hỏi sự phối hợp hiệu quả của hậu cần và trì hoãn việc này cho một bên thứ ba có thể phản tác dụng nếu kế hoạch sự kiện bạn thuê không hoàn toàn chịu trách nhiệm về mục tiêu và mục tiêu của công ty bạn cho sự kiện.
Vì lý do này, bạn là người quản lý tuyển dụng nên làm việc chặt chẽ với người lập kế hoạch hoặc nhà sản xuất để đảm bảo rằng mọi yếu tố sản xuất sẽ không bị cản trở - từ việc đảm bảo các địa điểm và nhà cung cấp sẵn sàng cho sự kiện đảm bảo thanh toán nhà cung cấp trước và sau. Nó không phải là để nói hầu hết các nhà lập kế hoạch sự kiện không cung cấp trên các dịch vụ đã hứa của họ; nó chỉ đơn giản có nghĩa là bạn nên chắc chắn rằng hậu cần đã được xác nhận.
Nếu mọi thứ diễn ra theo kế hoạch, bạn sẽ có một sự kiện thành công và tài nguyên kế hoạch sự kiện tuyệt vời cho tương lai, nhưng nếu quy trình lập kế hoạch không chạy trơn tru cho các dịch vụ đã đồng ý bằng văn bản thì điều quan trọng là phải xem xét liệu dự án có phù hợp với kế hoạch.
Trong khi đó là hợp lý để được bệnh nhân và làm việc thông qua hậu cần và bất kỳ hiểu lầm tiềm năng trên đường đi, nếu bạn không nhận được các dịch vụ mà bạn muốn thì bạn sẽ sẵn sàng để có một số cuộc thảo luận nghiêm trọng. Nếu bạn phải, sẵn sàng để bắn một kế hoạch xấu và có một tùy chọn sao lưu vào mọi lúc.