Hội thảo có lẽ là sự kiện phổ biến nhất mà các nhà lập kế hoạch sẽ tổ chức. Và hầu hết các cuộc hội thảo được lên lịch hoặc là ½ ngày hoặc cả ngày. Đối với những người quan tâm đến việc tạo ra một danh sách kiểm tra để lập kế hoạch một hội thảo , sau đây cung cấp một cấu trúc cấp cao để lập kế hoạch và thực hiện một hội thảo.
Và đối với những người đang lên kế hoạch cho một hội nghị nhiều ngày hoặc nhiều phiên, hãy cân nhắc thực hiện một cách tiếp cận tương tự. Tuy nhiên, danh sách kiểm tra lập kế hoạch hội thảo của bạn sẽ đơn giản lâu hơn.
01 - Xác nhận mục đích của sự kiện
- Ai là khán giả?
- Chủ đề của hội thảo là gì?
- Nên đặt ở đâu?
- Tại sao mọi người sẽ tham dự?
- Chương trình của hội thảo là gì?
02 - Xem lại Hướng dẫn về Đặc điểm Sự kiện Apex
Hội đồng Công nghiệp Công ước đã thiết lập một loạt các công cụ cần được xem như là một nguồn thực hành tốt nhất để giúp sự kiện hoặc người lập kế hoạch họp theo dõi các chi tiết về lập kế hoạch các sự kiện. Với các công cụ tải xuống miễn phí, công cụ này sẽ giúp bất kỳ người lập kế hoạch sự kiện nào tạo danh sách chi tiết có liên quan. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn:
- Hồ sơ sự kiện (ngày, giờ, địa điểm, địa chỉ liên hệ, v.v.)
- Trình tổ chức sự kiện / thông tin liên hệ máy chủ lưu trữ
- Thông tin liên hệ của nhà cung cấp
- Hồ sơ người tham dự
- Không gian cần thiết
- Đồ ăn và đồ uống
- Yêu cầu A / V
- Thiết lập chức năng / phòng
03 - Tạo hồ sơ sự kiện
Khi một người lập kế hoạch có một số câu hỏi cơ bản xung quanh sự kiện được bảo hiểm, đã đến lúc nghiên cứu các địa điểm có thể cho cuộc họp. Điều quan trọng là làm việc chặt chẽ với người tổ chức sự kiện / máy chủ để xác định loại địa điểm và nơi hội thảo có thể thuận tiện nhất cho cả người tổ chức và khách (danh sách ý tưởng có thể là vô tận):
- Khách sạn địa phương
- Cơ sở hội nghị địa phương
- Không gian nhà hàng riêng
- Bảo tàng tư nhân / phòng trưng bày nghệ thuật
04 - Các nhu cầu Hội thảo Phác thảo và Đề xuất Địa điểm Tái diễn.
Hầu hết các địa điểm đều vui lòng cung cấp ước tính cho một hội thảo có thể. Liên hệ bán hàng hoặc bán hàng sẽ cần thông tin BEO sau đây:
- (Các) ngày có thể cho sự kiện
- Số người tham dự
- Phong cách thiết lập phòng (lớp học, hình chữ U, v.v.)
- Thời gian của sự kiện (tài khoản để thiết lập / rớt xuống)
- Yêu cầu về thực phẩm và đồ uống
- Nhu cầu A / V (bao gồm màn hình, micrô, v.v ...)
- Thiết lập phòng
Mẹo: Thuê một kỹ thuật viên A / V để dành riêng cho sự kiện của bạn từ khách sạn.
05 - Xác nhận và / hoặc phát triển chương trình làm việc
Điều quan trọng là người lập kế hoạch sự kiện phải làm việc chặt chẽ với người tổ chức sự kiện / máy chủ vì chương trình sự kiện sẽ thường xuyên thay đổi từ cuộc hội thoại ban đầu cho đến ngày thực sự của sự kiện. Người lập kế hoạch sự kiện phải sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch và làm việc chặt chẽ với địa điểm để đảm bảo mọi thứ diễn ra trôi chảy.
06 - Xác nhận Thỏa thuận BEO
Khi người lập kế hoạch biết số lượng người tham dự và yêu cầu hậu cần được nhắm mục tiêu cho hội thảo, họ nên bảo đảm không gian sự kiện và các yêu cầu liên quan. Hầu hết các thỏa thuận nên cho phép nhà lập kế hoạch có cơ hội giảm / tăng các yêu cầu về thực phẩm và đồ uống lên đến một số ngày nhất định trước sự kiện. Tuy nhiên, nhiều thỏa thuận sẽ cho biết họ sẽ cho phép một nhóm giảm số lượng như thế nào, vì vậy ước tính tốt.
07 - Tạo thông tin và tài liệu sự kiện
Đây là một mục mà một số nhà lập kế hoạch có thể tham gia, trong khi những người khác có thể không tham gia. Về cơ bản, một số nhà hoạch định cuộc họp sẽ chịu trách nhiệm cho từng điều sau đây:
- Tạo lời mời tham gia sự kiện
- Chương trình in và các tài liệu khác
- Bảo đảm quà tặng / xổ số người tham dự
- Sản xuất huy hiệu tên
- Biển báo sự kiện vận chuyển và hiển thị
08 - Làm việc chặt chẽ với tổ chức sự kiện để hoàn tất hậu cần
Trước sự kiện này, có một vài bước quan trọng mà một người lập kế hoạch cuộc họp đã hoàn thành trước sự kiện này. Điều này bao gồm xác nhận như sau:
- Loa sự kiện
- Yêu cầu A / V của sự kiện
- Số người tham dự sự kiện
- Vai trò và trách nhiệm của máy chủ
- Nhu cầu vật liệu sự kiện (kiểm tra nhiều lần)
09 - Thiết lập sự kiện
Hãy chắc chắn để cho phép thời gian trong lịch trình BEO cho thiết lập sự kiện , và nó được khuyến khích để đến khoảng hai giờ trước khi sự kiện này.
Mẹo: Nếu buổi hội thảo được lên lịch vào buổi sáng, hãy hỏi địa chỉ liên hệ bán hàng tại địa điểm để cho phép nhóm của bạn thiết lập đêm trước (nhưng không để lại bất kỳ thứ gì có giá trị trong trang web công cộng).
Tất cả các tài liệu sự kiện, tài liệu phát, bảng chỉ dẫn, màn hình, quà tặng, bảng đăng ký , huy hiệu tên và nhiều thứ khác phải sẵn sàng cho sự kiện này.
Cảnh báo: Đôi khi, các loa thay đổi các trang trình chiếu vào đêm trước và cung cấp các bản trình bày mới cần được thêm vào điểm điện 10 phút trước sự kiện.
10 - Thực hiện sự kiện
Sau khi chuẩn bị xong, đã đến lúc tổ chức hội thảo. Mong đợi những điều sau đây:
- Một số người tham dự sẽ luôn đến sớm.
- Một số người tham dự sẽ luôn đến trễ.
- Thường có một số trục trặc kỹ thuật.