Các bước để tìm địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo
Giả sử rằng bạn đã xác định loại sự kiện bạn đang lập kế hoạch và mục đích của nó, có nhiều yếu tố khác phải được xem xét khi bạn bắt đầu quá trình chọn địa điểm đó.
Lộ trình sau đây sẽ giúp hướng dẫn bạn qua các bước trong việc chọn không gian sự kiện hoàn hảo.
Xác định đối tượng mục tiêu của bạn và biết danh sách khách mời của bạn
Khi lập kế hoạch địa điểm cho một sự kiện, một trong những phần thông tin quan trọng nhất mà bạn phải biết là khách của bạn sẽ là ai và bạn dự định tham dự bao nhiêu. Trong khi loại sự kiện chắc chắn sẽ thông báo cho sự lựa chọn địa điểm, một trong những yếu tố hạn chế lớn nhất cho một không gian sự kiện là khả năng của nó. Hãy chắc chắn rằng bạn biết ít nhất một ước tính chính xác (nó có thể là một phạm vi) của số lượng khách vì điều này sẽ ngay lập tức giới hạn các lựa chọn địa điểm của bạn. Bạn cũng nên xem xét đối tượng của mình. Hãy chắc chắn rằng địa điểm không chỉ phản ánh sự kiện mà còn là sự hiếu khách và kỳ vọng của khách.
Xác định Ngày Sự kiện
Kiểm tra lịch của bạn vì thời gian sẽ ảnh hưởng đến nhiều quyết định, bao gồm cả địa điểm bạn chọn. Sau danh sách khách mời của bạn, ngày của sự kiện của bạn sẽ là yếu tố hạn chế tiếp theo.
Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn đang lên kế hoạch, bạn có thể thấy rằng bạn phải linh hoạt với ngày sự kiện để có địa điểm bạn muốn hoặc bạn sẽ phải linh hoạt với lựa chọn địa điểm để có được ngày bạn muốn. Bạn nên bắt đầu lập kế hoạch địa điểm để biết bạn hoặc khách hàng ở đâu linh hoạt.
Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét:
- Khi nào khách hàng của bạn có nhiều khả năng nhất có thể tham dự dựa trên lịch trình của họ?
- Những địa điểm nào có không gian thích hợp và sẵn có cho những thời điểm đó?
- Khi nào là thời điểm tốt nhất để nhóm quản lý của bạn tổ chức sự kiện?
Tính toán ngân sách của bạn
Với ngân sách mở, bất kỳ ai cũng có thể lên kế hoạch cho một sự kiện tuyệt vời và có nhiều lựa chọn địa điểm vô hạn. Nhưng nhiều khả năng, nguồn lực tài chính của bạn bị hạn chế và bạn nên biết ngay từ đầu những hạn chế tài chính của bạn là gì - ngay cả khi ngân sách sự kiện của bạn là một ước tính hoặc phạm vi công viên bóng chày đơn giản. Một người lập kế hoạch sự kiện luôn có thể lập kế hoạch một sự kiện lớn trong một ngân sách hợp lý.
- Các địa điểm có nằm trong các thông số ngân sách của bạn cho chi phí không gian, kỹ thuật và chi phí ăn uống không?
- Bạn đã thương lượng một tỷ lệ thuận lợi cho các dịch vụ và chứng minh giá trị của vai trò của bạn?
- Bạn đã cho phép tính linh hoạt trong ngân sách của mình trong trường hợp chi phí chi tiết đơn hàng vượt quá kế hoạch chưa?
Phạm vi ra các địa điểm khác nhau
Sau khi số lượng danh sách khách mời và ngày sự kiện có thể bị thu hẹp, điều quan trọng là phải xác định các vị trí có thể tổ chức sự kiện. Khách sạn và các trung tâm tổ chức sự kiện hoặc hội nghị là một số không gian sự kiện phổ biến nhất cho các sự kiện của công ty và tiệc cưới, nhưng chúng không phải là lựa chọn duy nhất.
Đây là thời điểm sáng tạo trong suy nghĩ của bạn. Hãy xem xét những điều sau đây:
- Dựa trên chủ đề cuộc họp của bạn, ba địa điểm tốt nhất bạn nghĩ đến là gì?
- Khách mời của bạn muốn tham dự cuộc họp này ở đâu?
- Điều gì sẽ thuận tiện nhất cho khách của bạn?
- Ngoài một khách sạn, những vị trí bất ngờ nào có thể làm tăng tỷ lệ trả lời?
Tìm đúng loại không gian tổ chức sự kiện
Địa điểm bạn chọn phải có một không gian thích hợp cho loại sự kiện bạn đang lên kế hoạch. Sự kiện của bạn có cần sàn nhảy không? Bạn sẽ cần một hệ thống PA? Điều gì về bục của một người nói hoặc màn hình máy chiếu? Bạn cần loại thiết lập bảng nào? Ngoài việc xem xét các loại câu hỏi này, dưới đây là một số câu hỏi về lập kế hoạch địa điểm hàng đầu để tự hỏi mình:
- Địa điểm tổ chức sự kiện có đáp ứng các tiêu chí đặc biệt của chương trình hoặc sự kiện của bạn không?
- Địa điểm có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất, giải trí, A / V, âm thanh và các nhu cầu kỹ thuật khác của bạn không?
- Điều kiện của cơ sở có phản ánh các tiêu chuẩn cao của tổ chức của bạn không?
Xem xét các dịch vụ và hạn chế địa điểm
Ngoài việc tìm đúng loại không gian tổ chức sự kiện, bạn sẽ muốn xem xét các loại dịch vụ khác do địa điểm cung cấp và quyết định giá trị của chúng cho sự kiện của bạn. Một số địa điểm cũng sẽ có danh sách nhà cung cấp ưu tiên mà từ đó bạn phải làm việc để tìm nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cho các dịch vụ khác. Các địa điểm khác có hạn chế về trang trí hoặc các khía cạnh khác trên chính sự kiện. Một số câu hỏi để hỏi bao gồm:
- Địa điểm này có cung cấp lựa chọn đỗ xe hoặc dịch vụ đỗ xe tốt không?
- Địa điểm này có bảo mật không?
- Địa điểm này có cung cấp các dịch vụ bổ sung như ăn uống, sắp xếp hoa, khăn trải giường và cho thuê bàn, v.v ... không?
- Địa điểm này có thiết lập và làm sạch phi hành đoàn không?
- Địa điểm này có hạn chế những nhà cung cấp khác mà bạn làm việc cùng không?
- Địa điểm này có tối thiểu đồ ăn và đồ uống không?
Xem xét danh tiếng địa điểm
Danh tiếng của một địa điểm phục vụ là rất quan trọng. Đây thường là sự khác biệt giữa việc tổ chức một sự kiện tốt và tạo ra một sự kiện tuyệt vời. Cách một địa điểm quản lý cơ sở vật chất, nhân viên và khách hàng của nó sẽ luôn được ghi nhớ. Để hiểu được giá trị danh tiếng của địa điểm, hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Nhiệm kỳ của người quản lý hội nghị, người quản lý phục vụ, hoặc đầu bếp điều hành là gì?
- Quản lý sẽ đối xử với bạn như một khách hàng VIP hay chỉ là một trong nhiều chương trình?
- Mức độ linh hoạt mà địa điểm sẵn sàng mở rộng cho bạn là bao nhiêu?
- Họ có lời chứng thực hoặc đánh giá không?
- Địa điểm có cung cấp ảnh từ các sự kiện tương tự như sự kiện của bạn không?
Lên lịch truy cập địa điểm
Trừ khi hậu cần và thời gian hoàn toàn ngăn chặn nó, mỗi kế hoạch sự kiện nên tiến hành kiểm tra trang web trước khi ký hợp đồng với bất kỳ địa điểm nào. Hình ảnh có thể cực kỳ hữu ích, nhưng có nhiều khía cạnh chỉ có thể được đánh giá trực tiếp. Yêu cầu một tour du lịch của địa điểm bao gồm tất cả mọi thứ từ bãi đậu xe đến lối vào và không gian sự kiện để phòng tắm. Bạn sẽ vui vì bạn đã làm!
Kết hợp sở thích khách hàng
Vào cuối ngày, các nhà lập kế hoạch sự kiện phải trình bày các đề xuất địa điểm của họ cho khách hàng của họ (cho dù đó là khách hàng nội bộ như giám đốc điều hành công ty hoặc quản lý hoặc khách hàng bên ngoài) và được chấp thuận. Câu hỏi duy nhất để tự hỏi mình về khách hàng trong giai đoạn lập kế hoạch địa điểm là khách hàng có chấp thuận (các) đề xuất của tôi không? Để có thể trả lời câu hỏi đó với sự tự tin, bạn phải đảm bảo rằng bạn hiểu được kỳ vọng và sở thích của khách hàng ngay từ đầu.