Đừng xem Công cụ vô giá này để thành công trong sự kiện
Cho dù bạn mới bắt đầu kinh doanh lập kế hoạch sự kiện hay là một người lập kế hoạch sự kiện dày dặn, rất có thể bạn đã quen thuộc với danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện hoặc ít nhất đã nghe nó tham chiếu trong khóa học lập kế hoạch sự kiện hoặc thu thập ngành. Có một lý do cho điều đó. Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện là người bạn thân nhất của người lập kế hoạch, một công cụ vô giá để quản lý thành công các sự kiện của bạn.
Lưu ý: danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện còn được gọi là lịch biểu workback hoặc đường dẫn quan trọng.
Lập kế hoạch sự kiện là tất cả về quy hoạch. Ngay cả ý tưởng sự kiện sáng tạo nhất cũng sẽ thất bại nếu nó không được lên kế hoạch và thực hiện tốt. Đây là nơi mà một danh sách kiểm tra sự kiện xuất hiện. Đây là hướng dẫn của bạn để luôn có tổ chức và đúng tiến độ khi tung ra vô số trách nhiệm và các chi tiết khác nhau trong việc lên kế hoạch cho một sự kiện thành công. Và nó đặc biệt hữu ích khi quản lý nhiều sự kiện. Quên một nhiệm vụ nhỏ hoặc rơi xuống sau một thời hạn có thể dẫn đến hiệu ứng domino: các khía cạnh dường như không liên quan khác của sự kiện của bạn có thể bắt đầu sụp đổ, từng người một.
Vì vậy, không dựa vào bộ nhớ của bạn, ghi chú dán hoặc viết nguệch ngoạc trên pad của bạn để giữ cho doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn chạy trơn tru. Tìm hiểu để đặt cùng một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện hiệu quả và nó sẽ sớm trở thành người bạn thân nhất của bạn.
Trước khi bắt đầu
Để bắt đầu, hãy xóa một số thời gian từ lịch biểu của bạn để tập trung vào sự kiện bạn đang lên kế hoạch.
Tiếp theo, hãy làm rõ tâm trí của bạn. Nghiêm túc. Không liếc qua điện thoại hoặc trả lời email. Bạn cần phải hình dung sự kiện này từ đầu đến cuối mà không bị gián đoạn hoặc mất tập trung để bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả tất cả các nhiệm vụ phải được hoàn thành.
Chuẩn bị
Hãy suy nghĩ về sự kiện bạn đang lập kế hoạch và ghi lại tất cả các chi tiết được xác nhận: tên khách hàng và thông tin liên hệ, ngày của sự kiện, địa điểm, số người tham dự, v.v.
Lấy ra một lịch và đánh dấu ngày sự kiện trên lịch này bằng chữ in đậm. Thu thập bất kỳ tài liệu nào khác có liên quan - ảnh về địa điểm, danh sách các nhà cung cấp dịch vụ liên hệ - đó là một phần của sự kiện này.
Đi ngược
Cách bắt đầu viết danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện là làm việc ngược.
Du khách sẽ trải nghiệm một sự kiện như một cuộc họp một ngày hoặc nhiều ngày với mọi thứ diễn ra cùng một lúc. Giống như một màn trình diễn trực tiếp xuất hiện trên sân khấu và được thực hiện rất hay. Người lập kế hoạch sự kiện xem các sự kiện dưới dạng một loạt các sự kiện nhỏ hơn phù hợp với nhau như các mảnh ghép để lên đến đỉnh điểm trong sự kiện cuối cùng. Vì vậy, với tư cách là người lập kế hoạch, chúng tôi bắt đầu ngay từ đầu. Đó là vài tuần hoặc vài tháng trước khi một sự kiện thực sự diễn ra.
Bắt đầu vào đầu
Khi quyết định nơi để bắt đầu viết danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện của bạn, hãy nghĩ đến việc đặt nền móng vững chắc cho sự kiện của bạn. Trước khi lựa chọn màu sắc và đặt hàng hoa, bạn phải giải quyết những điều cơ bản. Từ việc ký hợp đồng để đàm phán một khối phòng, mọi thứ cần phải được viết trên danh sách kiểm tra của bạn, dù lớn hay nhỏ. Điều quan trọng là trước tiên hãy quan tâm đến bất kỳ công việc nào có thể được hoàn thành trước để cho phép có thêm thời gian trong lịch biểu của bạn cho những việc cần làm xảy ra gần hơn với ngày sự kiện.
Một số ví dụ về các mục cần đưa vào danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện của bạn:
- Ký hợp đồng (với khách hàng, địa điểm, nhà cung cấp, v.v.).
- Xác nhận ngày và giờ với địa điểm
- Thuê giải trí (ban nhạc, loa, v.v.)
- Khối khách sạn an toàn
- Thư mời
- Chọn menu
- Thuê nhân viên chờ đợi
- Xác nhận số lượng khách
- Đi qua trang web
- Xác nhận thiết lập phòng
Cho phép thêm thời gian
Với mọi mục trong danh sách kiểm tra sự kiện của bạn, hãy thêm thời gian. Nếu ngày thực sự gửi thư mời là ngày 15 tháng 3, hãy đặt một mục trong danh sách của bạn để có lời mời sẵn sàng gửi thư vào ngày 8 tháng 3, một tuần trước đó. Điều đó mang lại cho bạn một số thời gian thêm nên một cái gì đó đi awry với lời mời hoặc nếu bạn đang ở phía sau lịch trình vì lý do khác.
Bao gồm lời nhắc trên danh sách kiểm tra của bạn
Nó không đủ để viết "ký hợp đồng với caterer" trên danh sách kiểm tra của bạn và sau đó đánh dấu vào ô khi hoàn thành.
Bạn sẽ cần phải chắc chắn rằng người cung cấp thực phẩm đã nhận được một bản sao hợp đồng và đã trả lại một bản sao có chữ ký cho bạn. Vì vậy, đối với mỗi mục lớn bạn thêm vào danh sách kiểm tra của mình, hãy bao gồm lời nhắc. Ví dụ: “Theo dõi hợp đồng cung cấp dịch vụ ăn uống.” Thêm một lời nhắc khác, sau đó đọc “Đã nhận được hợp đồng đã ký từ nhà cung cấp dịch vụ”. Nó không phải là không phổ biến để giải quyết một nhiệm vụ và xem xét nó thực hiện khi nó thực sự chỉ được hoàn thành trên mặt của bạn.