Lời khuyên về cách phát triển một chính sách thẻ tín dụng nhân viên hiệu quả

Cách cắt giảm chi phí không cần thiết

Ngày nay cả doanh nghiệp nhỏ và lớn đang cố gắng mọi cách để giảm thiểu chi phí có liên quan đến việc đi du lịch hoặc bất kỳ việc mua hàng nào khác do nhân viên thực hiện vì lợi ích của doanh nghiệp. Một trong những cách tốt nhất để cắt giảm chi phí nhân viên không cần thiết là tạo ra chính sách thẻ tín dụng của nhân viên. Để giảm lạm dụng thẻ tín dụng của công ty, công ty nên đặt ra các quy tắc và quy định liên quan đến cách sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp .

Tuy nhiên, không nhiều công ty nhận thức được những cách tốt nhất về cách phát triển các chính sách sử dụng thẻ tín dụng. Nhiều chủ doanh nghiệp luôn mong muốn tạo ra những chính sách này nhưng thiếu hướng dẫn cách thực hiện. Do đó, đây là mô tả sinh động về cách các công ty có thể tạo chính sách thẻ tín dụng của nhân viên hiệu quả.

Trách nhiệm của chủ thẻ

Nếu một công ty phát hành thẻ tín dụng cho nhân viên của mình, thì phải có các quy tắc chi phối việc sử dụng thẻ. Các nhân viên phải chịu trách nhiệm về sự an toàn của thẻ cũng như sự riêng tư của bất kỳ thông tin nào liên quan đến công ty. Nhân viên phải đảm bảo rằng thẻ được giữ ở một vị trí an toàn, thẻ không có các hoạt động gian lận và số nhận dạng của thẻ được bảo vệ. Công ty cũng phải nêu rõ rằng thẻ tín dụng doanh nghiệp chỉ bị giới hạn bởi nhân viên và không phải bất kỳ cá nhân nào khác.

Giới hạn chi tiêu chính tả

Công ty sẽ có thể đưa ra các quy tắc quyết định về các hoạt động hoặc giao dịch mà thẻ tín dụng sẽ được sử dụng.

Trong thực tế, chi tiêu nên được giới hạn trong nhu cầu của các nhân viên cụ thể. Mỗi bộ phận nên có giới hạn chi tiêu riêng của họ. Là một công ty, rất tốt để thông báo cho mỗi nhân viên về các giới hạn chi tiêu tại thời điểm phát hành . Ngoài ra, mỗi nhân viên không được vượt quá giới hạn này và nếu có, họ phải chịu phí giới hạn.

Cuối cùng, thẻ tín dụng của công ty không bao giờ được sử dụng cho các khoản ứng trước tiền mặt.

Báo cáo sử dụng thường xuyên

Mỗi công ty nên giữ nhân viên chịu trách nhiệm về việc sử dụng thẻ tín dụng của công ty. Giả sử vào cuối mỗi tháng, mỗi nhân viên phải gửi giải thích chi tiết về tất cả các khoản phí, biên nhận và mã kế toán phù hợp. Mỗi nhân viên phải đảm bảo rằng họ đính kèm biên lai chi tiêu vào bảng sao kê hàng tháng trước khi nộp cho công ty để xác minh. Tất cả những điều này nên được thực hiện đúng lúc để tránh các khoản thanh toán trễ. Làm như vậy sẽ đảm bảo rằng công ty giám sát chi tiêu hàng tháng của nó một cách dễ dàng và kiểm toán trở nên đơn giản hơn.

Không sử dụng thẻ trên chi phí cá nhân

Công ty nên rất nghiêm ngặt về việc sử dụng thẻ tín dụng của nhân viên trong đó không ai được phép sử dụng nó cho các chi phí cá nhân. Tóm lại, việc sử dụng thẻ nên được giới hạn trong các hoạt động liên quan đến kinh doanh. Định nghĩa về sử dụng cá nhân, trong trường hợp này, là một chi phí không liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Công ty sẽ rất khó khăn đối với bất kỳ nhân viên nào sử dụng thẻ trên các khoản thanh toán của chính mình.

Đánh giá sử dụng

Nếu một công ty phát hành thẻ tín dụng của nhân viên, bạn nên tiến hành đánh giá thẻ sau một khoảng thời gian cụ thể.

Việc xem xét thẻ nên được thực hiện bởi người giám sát trực tiếp của nhân viên cùng với một thành viên của phòng kế toán của công ty. Người giám sát của nhân viên phải đảm bảo rằng việc sử dụng thẻ được giới hạn cho những gì nó có nghĩa là cho. Mặt khác, bộ phận kế toán nên xác minh xem tất cả các biên lai và các tài liệu chi tiêu khác do người lao động gửi có phải là xác thực hay không.

Vì vậy, mỗi công ty nên có chính sách thẻ tín dụng nhân viên hiệu quả và đáng tin cậy để cản trở việc sử dụng sai thẻ của cá nhân. Nó sẽ đặt một công ty ở một vị trí tài chính tốt vì không có nhân viên sẽ lạm dụng thẻ của mình cho các chi phí cá nhân. Ngoài ra, công ty nên đảm bảo rằng cả người giám sát và phòng kế toán đều hiểu tất cả các khía cạnh của chính sách.