Cuối cùng, hợp đồng sẽ là một tài liệu phác thảo tất cả các quy tắc sẽ điều chỉnh mối quan hệ của bạn trong tương lai và càng rõ ràng và đúng hơn, thì nó càng có thể được thực hiện và tôn trọng tốt hơn. Mục đích là để đạt được sự cân bằng với nhà cung cấp và xem chúng như một đối tác để cả hai bạn sẽ đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của công ty bạn bằng cách ký hợp đồng.
Thương lượng hợp đồng thành công có nghĩa là cả hai bên đều tìm kiếm những mặt tích cực mang lại lợi ích cho cả hai bên trong mọi lĩnh vực trong khi đạt được thỏa thuận công bằng và công bằng. Một hợp đồng đã ký kết có lợi cho cả hai bên sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc để xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp của bạn. Dưới đây là các mục tiêu và chiến lược đơn giản, dễ thực hiện để đàm phán hợp đồng thành công.
Mục tiêu của các cuộc đàm phán hợp đồng
Các mục tiêu đàm phán hợp đồng có thể được sử dụng để đánh giá hợp đồng dựa trên từng tiêu chí sau:
- Giải thích rõ ràng tất cả các điều kiện tiên quyết, điều khoản và điều kiện cần thiết.
- Hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp được chi tiết và xác định.
- Bồi thường được ghi rõ, bao gồm tổng chi phí, lịch thanh toán và các điều khoản tài chính.
- Phác thảo tất cả các mốc quan trọng như ngày có hiệu lực, ngày hoàn thành / chấm dứt và ngày gia hạn có thể có.
- Xác định và giải quyết các rủi ro và nợ tiềm ẩn.
- Xác định và đặt ra kỳ vọng hợp lý cho quan hệ đối tác bao gồm chiến lược truyền thông và thời gian.
Các cuộc đàm phán hợp đồng chiến lược
1. Liệt kê các ưu tiên xếp hạng cũng như các lựa chọn thay thế: Có danh sách các mục quan trọng nhất so với các mục có lẽ không quan trọng cho phép bạn có cơ hội thực hiện một sự cân bằng nếu cần thiết. Danh sách này phải là một danh sách động được giữ tươi dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp liên quan đến làm việc với nhà cung cấp này. Nó không phải là thực tế để cho rằng bạn sẽ có thể thương lượng hiệu quả tất cả các lĩnh vực của hợp đồng cùng một lúc. Do đó, bạn muốn chắc chắn rằng điều quan trọng nhất đối với bạn là được thảo luận và thống nhất trước khi bạn chuyển sang các mục ít quan trọng hơn.
2. Nhận biết sự khác biệt giữa những gì bạn cần và những gì bạn muốn: Xem xét các ưu tiên của bạn thường xuyên trong suốt quá trình lập kế hoạch đàm phán hợp đồng và một thời gian cuối cùng ở cuối. Hãy chắc chắn hỏi những câu hỏi khó: "Đây có thực sự là một ưu tiên cho công ty của chúng tôi, hay nó là một" tốt để có "?" "Ưu tiên này có phải là kết quả của một số cuộc tranh luận chính trị nội bộ hay là thực tế?" "Nếu chúng ta phải hy sinh món đồ này, liệu thỏa thuận này vẫn có thể là một thắng lợi cho cả hai phía?"
3. Hiểu rõ Điểm mấu chốt của bạn để bạn biết khi nào nên bỏ đi: Có chi phí hay phí hàng giờ mà công ty của bạn không thể vượt quá?
Bạn có nhận ra rằng một hoặc hai trong số các ưu tiên hàng đầu thực sự không thể thương lượng và bạn sẽ tốt hơn nếu bỏ qua hợp đồng này nếu nhà cung cấp không đồng ý với nó? Liệt kê những điều này cùng với lý do để bạn có thể sử dụng chúng để thương lượng thỏa thuận tối ưu.
4. Xác định bất kỳ ràng buộc thời gian và điểm chuẩn nào: Đặt tiêu chuẩn đo lường hiệu suất mà bạn mong đợi từ nhà cung cấp của mình. Đây sẽ là một phương pháp quan trọng để theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Thành công của nhà cung cấp sẽ rất quan trọng để có được giá trị tốt từ hợp đồng này. Do đó, bạn sẽ muốn thương lượng một hình phạt công bằng và công bằng khi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) không được đáp ứng.
5. Đánh giá các khoản nợ tiềm ẩn và rủi ro: Hiểu được tiềm năng của một cái gì đó để đi sai hoặc không được thực hiện như hình dung khi hợp đồng được thành lập.
Nếu gặp phải những chi phí không lường trước được thì sao? Ai sẽ chịu trách nhiệm nếu các quy định của chính phủ bị vi phạm? Bảo hiểm của ai sẽ trả cho người lao động hợp đồng? Đây chỉ là một vài trong số các câu hỏi phổ biến hơn phải được giải quyết trong bất kỳ hợp đồng nào. Cũng giống như điều quan trọng là phải hiểu được các ưu tiên, điều quan trọng không kém là không chỉ biết khả năng xảy ra sự cố, mà còn chủ động về việc phải làm gì trong trường hợp nó xảy ra.
6. Bảo mật, không cạnh tranh, giải quyết tranh chấp và thay đổi yêu cầu: Để làm tròn danh sách, các mục này đại diện cho một vài điều nữa cần xem xét khi bạn thương lượng hợp đồng nhà cung cấp. Khi tiếp cận chủ động, danh sách này có thể trở thành một nơi tốt để thiết lập nền tảng chung với nhà cung cấp, thay vì các mặt hàng có thể là những trở ngại tiềm năng trong đàm phán . Ví dụ: nếu nhà cung cấp hoặc đại diện của nhà cung cấp có khả năng tiếp xúc với thông tin bí mật của công ty, thì phải có một điều khoản bảo mật sẽ hạn chế trách nhiệm pháp lý cho cả bạn và nhà cung cấp. Bắt buộc phải có tất cả các biện pháp phòng ngừa để bảo vệ tất cả tài sản trí tuệ và bằng sáng chế, ngoài các dữ liệu tài chính nhạy cảm.
Cuối cùng, trước khi cả hai bên ngồi xuống để xem xét, thảo luận và thương thảo các điều khoản của hợp đồng, hãy chắc chắn rằng bạn cũng đã xem xét một vài tiêu chí quan trọng khác có thể làm cho một quá trình trơn tru.
7. Xác định xem lợi ích của công ty bạn có được bảo vệ tốt nhất thông qua việc sử dụng tư vấn pháp lý hay không: Thoả thuận hợp đồng cho một năm dịch vụ quản lý trong một văn phòng nhỏ khác với thương lượng hợp đồng thuê ngoài một trung tâm cuộc gọi khá lớn. Nếu bạn cảm thấy hơi khó chịu khi xem xét hợp đồng "hợp pháp", đừng ngần ngại giữ một luật sư chuyên đàm phán hợp đồng.
8. Xác định xem hợp đồng có yêu cầu giám sát hoặc thông qua kế toán viên hay chuyên gia tài chính khác: Quan trọng như giữ lại luật sư thích hợp, cũng có thể giữ lại hoặc chuyển nhượng từ chuyên gia có thể quản lý các điều khoản tài chính của hợp đồng vào lúc bắt đầu các cuộc đàm phán, cũng như trong suốt quá trình. Làm một forma chuyên nghiệp cho bản thân giao dịch, cũng như báo cáo tài chính liên tục có thể là một nhiệm vụ phức tạp, nhưng cực kỳ quan trọng. Dành thời gian để hiểu làm thế nào quá trình này có thể được quản lý trong nhà bởi một kế toán, hoặc nếu nó cần phải được thuê ngoài cho một công ty kế toán.
Một ưu điểm khác của việc theo dõi chặt chẽ các tài chính cho một hợp đồng cụ thể là điều này có thể được sử dụng như một KPI, và một mục tiêu có nghĩa là theo dõi hiệu suất.