Ưu điểm và nhược điểm của việc cắt giảm vị trí nhân viên có trả tiền
Sử dụng các tình nguyện viên để thực hiện các nhiệm vụ hoặc công việc có thể được thực hiện bởi nhân viên được trả lương (thường được gọi là thay thế việc làm) chỉ nên là một phần của chiến lược tổng thể để giảm chi phí trong thời gian khó khăn. Dưới đây là một số mẹo để thực hiện đúng:
Không đặt bất cứ ai với ý định thay thế một tình nguyện viên cho nhân viên trả tiền. Hành động như vậy là ràng buộc để gây ra các nhân viên trả tiền khác để lo sợ cho vị trí của họ và bực bội và chống lại làm việc với các tình nguyện viên, lo sợ họ có thể mất việc làm của họ. Tuy nhiên, khi có sự suy giảm tự nhiên hoặc tái tổ chức chung, hãy sử dụng cơ hội đó để suy nghĩ lại cách tổ chức của bạn được thiết lập và cách bạn có thể cấu hình lại công việc để một số nhiệm vụ có thể được thực hiện bởi các tình nguyện viên .
Ví dụ, bạn vừa quảng bá nhân viên tiếp tân của mình đến một vị trí trợ lý hành chính làm việc với giám đốc phát triển. Điều này khiến công việc tiếp tân mở. Vị trí đó có được lấp đầy bởi các tình nguyện viên không? Một tổ chức mà tôi đã ghé thăm gần đây giới hạn số giờ mở cửa cho công chúng đến năm giờ mỗi ngày (10 giờ sáng - 3 giờ chiều) và sử dụng tình nguyện viên cho lễ tân. Có một tình nguyện viên khác nhau mỗi ngày. Người tình nguyện đó trả lời điện thoại, chào đón du khách và thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn thư được xác định rõ ràng và được ghi chép.
Vào cuối ngày, tình nguyện viên sử dụng một biểu mẫu để tóm tắt những điều quan trọng đã xảy ra ngày hôm đó và bất kỳ vấn đề nào có thể cần được giải quyết bởi tình nguyện viên của ngày hôm sau.
Tổ chức này có hầu hết các lỗi phát sinh và các tình nguyện viên rất vui vẻ và trung thành. Hiện nay có đủ tình nguyện viên được đào tạo để có thêm một vài tình nguyện viên trong văn phòng, những người chăm sóc các nhiệm vụ văn phòng khác, giúp tổ chức nhiều hơn.
Không chỉ sử dụng tình nguyện viên cho các công việc thường xuyên nhất
Nhiều tình nguyện viên rất vui khi làm công việc văn thư hoặc gửi thư ra khỏi cửa hoặc chạy việc vặt, nhưng bất cứ khi nào có một nhiệm vụ mà nhân viên của bạn thực sự muốn làm nhưng không có thời gian, hãy suy nghĩ về việc sử dụng tình nguyện viên. Một tình nguyện viên có thể là một điều phối viên tình nguyện, giúp viết tài trợ hoặc tài trợ nghiên cứu, chịu trách nhiệm về bản tin, đào tạo các tình nguyện viên khác hoặc thậm chí nhân viên, lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện đặc biệt, hoặc một loạt các thứ khác. Hãy suy nghĩ sáng tạo và tìm kiếm tình nguyện viên có tài năng hoặc kinh nghiệm đặc biệt.
Cân nhắc việc tìm và sử dụng các tình nguyện viên "có tay nghề"
Những người tình nguyện có tay nghề thường là những chuyên gia trong những lĩnh vực mà một tổ chức phi lợi nhuận không, chẳng hạn như tài chính, nguồn nhân lực hoặc tiếp thị. Họ thường là nhân viên tại các tập đoàn, một phần trong chương trình trách nhiệm xã hội của công ty họ. Họ dành thời gian cho các công ty của họ để dành thời gian làm việc với các tổ chức phi lợi nhuận. Trong thời kỳ suy thoái này, cũng có những tình nguyện viên lành nghề giữa các công việc có thể rất quan tâm đến việc giữ kỹ năng của họ và thêm vào hồ sơ của họ.
Các tình nguyện viên có tay nghề cao không thể thay thế nhân viên, nhưng họ có thể thay thế các công ty gia công phần mềm và tư vấn bên ngoài tốn kém.
Họ có thể giúp bạn tổ chức lại, tiến hành kiểm toán tổ chức, phát triển dữ liệu cần thiết để giúp ban đưa ra quyết định tổ chức, tìm cách tiết kiệm tiền cho các dịch vụ thiết yếu hoặc giúp nhân viên tập trung vào những gì quan trọng nhất trong công việc của họ.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các tổ chức phi lợi nhuận không sử dụng các tình nguyện viên có tay nghề cao (còn được gọi là công việc chuyên nghiệp) thường xuyên như họ cần. Hãy hỏi cơ sở doanh nghiệp địa phương của bạn nếu họ có một chương trình tình nguyện lành nghề, hoặc nộp đơn xin trợ cấp pro bono thông qua Quỹ Taproot.
Tổng công ty Dịch vụ Quốc gia & Cộng đồng có bộ công cụ giúp các tổ chức phi lợi nhuận sẵn sàng sử dụng các tình nguyện viên có kỹ năng. Bạn cũng có thể đăng các phần mở của bạn cho các tình nguyện viên với các kỹ năng chuyên nghiệp tại Catchafire, một dịch vụ kết hợp trực tuyến.
Đừng chịu đựng một hệ thống Caste trong văn phòng của bạn
Tôi đã thấy các văn phòng nơi các nhà quản lý trả tiền đi ăn trưa hàng ngày, thường cùng nhau, trong khi các nhân viên văn phòng và tình nguyện viên ăn bánh mì kẹp trứng trong phòng nghỉ, trong khi đang cầm pháo đài cho đến khi các nhà quản lý quay trở lại.
Một cách để làm cho nhân viên văn phòng và tình nguyện viên cảm thấy như công dân hạng hai. Tìm cách để được bao gồm và làm cho mọi người cảm thấy rằng họ là quan trọng đối với một cái gì đó rất quan trọng.
Hành động nhanh chóng khi tình nguyện viên thể hiện sự quan tâm
Các tình nguyện viên có rất nhiều cơ hội tại nhiều tổ chức. Hành động nhanh chóng khi họ thể hiện sự quan tâm đến bạn, hoặc họ sẽ đi đâu đó khác. Nó là phổ biến cho các tình nguyện viên tiềm năng để nhận được nghèo của các tổ chức phi lợi nhuận. Người quản lý tình nguyện bị điếc với những gì người tình nguyện nói về số lượng thời gian sẵn có của họ (cảm thấy bị choáng ngợp là một lý do thường xuyên cho chuyến bay tình nguyện khi cảm thấy bị lạm dụng); hoặc tình nguyện viên nhận được một cuộc phỏng vấn bề ngoài mà không phát hiện ra các khả năng và kinh nghiệm có thể là manh mối trong việc giải quyết tình nguyện viên vào một tình huống bổ ích.
Giữ một tâm trí cởi mở về những loại công việc tình nguyện có thể điền
Có, bạn có thể có danh sách các vai trò cơ bản mà bạn luôn mua sắm, nhưng khi cuộc phỏng vấn của bạn cho thấy các khả năng khác, không bị ràng buộc bởi tiền lệ và quy tắc. Đừng ngần ngại tạo ra một công việc tình nguyện phù hợp với người đó, tài năng và sở thích của anh ấy. Bạn có thể làm giảm một nhân viên được trả lương của một số nhiệm vụ và chuyển nó cho một tình nguyện viên. Điều đó sẽ cho phép nhân viên được trả lương của bạn dành thời gian cho các nhiệm vụ cấp bách khác. Nó không bao giờ, tuy nhiên, tiếp xúc với một nhân viên trả tiền để mất việc làm có thể.
Điểm mấu chốt là không ai có thể cắt giảm chi phí bằng cách cố ý cắt giảm nhân viên và thay thế chúng bằng tình nguyện viên, nhưng có thể có những cách sáng tạo để cho phép các tình nguyện viên điền vào một số vai trò nếu bạn làm điều đó một cách khôn ngoan.