Soạn thảo chi tiết cần thiết
Cũng giống như bất kỳ dự án kinh doanh nào, bước đầu tiên là tổ chức tất cả thông tin bạn có và xác định những vấn đề cấp bách nhất.
Trước khi bạn bắt đầu chọn một địa điểm hoặc thuê một người nói , bạn cần phải biết các thông số cơ bản của sự kiện của bạn. Hầu như không thể nói chi tiết và chi phí với bên thứ ba cho đến khi bạn có nhiều chi tiết cụ thể hơn. Dưới đây là các chi tiết chính bạn nên xác định trước khi liên hệ với nhà cung cấp bên ngoài.
Ngày
Mọi thứ xoay quanh ngày diễn ra sự kiện đặc biệt của bạn. Lý tưởng nhất, bạn muốn có ba ngày tiềm năng trong tâm trí để bạn có thể so sánh tính khả dụng và giá cả trên bảng. Cố gắng bao gồm các ngày khác nhau trong tuần để có sự linh hoạt tối đa.
Khung thời gian
Ngay cả một sự khác biệt một giờ có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, vì vậy bạn cần phải có được cụ thể về khung thời gian dự kiến của bạn. Ví dụ: bắt đầu lúc 10 giờ sáng thay vì 8 giờ sáng nghĩa là bạn có thể không cần phân bổ ngân sách ăn sáng.
Số tham dự
Đây là một chi tiết thường được ước tính quá rộng rãi cho các cuộc đàm phán sản xuất. Nhận thực tế với dự đoán tham dự của bạn. Thảo luận trước những người bạn sẽ mời và đưa các dự án của bạn lại với nhau trên một bảng tính. Sự tham gia và ngân sách có tương quan trực tiếp, do đó, không phỏng đoán một cách háo hức về số lượng người mà bạn nghĩ sẽ tham dự.
Phiên Breakout
Bạn chỉ có thể cần một phòng tiệc nếu bạn tổ chức một bữa ăn tối, nhưng một hội nghị toàn diện có thể sẽ cần thêm các phòng đột phá và một không gian triển lãm. Một lần nữa, bạn sẽ không thể đo lường chi phí cho đến khi bạn xác định dung lượng cần thiết. Đối với các hội nghị, cách tiếp cận tốt nhất là lập kế hoạch hành trình mô phỏng trong cuộc họp đầu tiên của bạn. Chia sẻ ý tưởng và ghép chúng lại với nhau trên giấy sẽ giúp hướng dẫn bạn qua các quyết định lập kế hoạch tiếp theo.
Ngân sách so với chi phí
Nghe có vẻ không thực tế khi làm việc với ngân sách trước khi biết chi phí địa điểm và chi phí ăn uống, nhưng làm việc theo cách này cung cấp điểm chuẩn để bạn đo lường tất cả các đề xuất của nhà cung cấp. Bắt đầu với nguồn doanh thu của bạn. Bạn phải trả bao nhiêu tiền để đi học? Bạn sẽ kêu gọi các nhà tài trợ để giúp bù đắp chi phí? Những người triển lãm sẽ trả tiền để tham gia? Doanh thu cuối cùng sẽ quyết định ngân sách của bạn, do đó, nó chỉ có ý nghĩa để bảo vệ chúng trước tiên.
Tiếp thị
Sau khi bạn đã xác định nguồn doanh thu của mình, bước tiếp theo là phác thảo kế hoạch tiếp thị của bạn. Cách tốt nhất để tiếp cận và thu hút người tạo doanh thu của bạn là gì? Có lẽ bạn có một danh sách những người tham dự tiềm năng với tư cách là chủ lao động hoặc hiệp hội thành viên. Điều đó rõ ràng sẽ hữu ích, nhưng những gì về nhà tài trợ và triển lãm?
Nếu bạn đang có kế hoạch thu hút hơn 20 nhà triển lãm, thì bạn phải có khả năng tiếp cận họ. Chiến dịch tiếp thị được nhắm mục tiêu chi phí tiền bạc và việc cắt giảm doanh thu của bạn.
Giao thông vận tải và nhà nghỉ
Chạy một hội nghị địa phương thường loại bỏ bất kỳ mối quan tâm về giao thông vận tải. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải giải quyết chỗ ở cho người nói, triển lãm và khách mời đặc biệt. Một số khách sạn cung cấp giảm giá cho không gian hội họp nếu bạn đặt đủ đêm nghỉ . Cách duy nhất để tận dụng điều này là bằng cách biết nhu cầu chỗ ở của bạn trước. Quay trở lại thông qua dữ liệu tham dự của bạn và dự án có bao nhiêu khách đến từ bên ngoài khu vực của bạn.
Bây giờ tất cả điều này nghe có vẻ giống như rất nhiều thông tin để thu thập lên phía trước, và nó được. Nhưng hãy nhớ rằng đây là những chi tiết ảnh hưởng đến mọi thứ khác trong quá trình lập kế hoạch.
Ban đầu, bạn có thể bị thu hút bởi các tác vụ “hấp dẫn” hơn, như lượt truy cập trang web và lập kế hoạch thực đơn. Chỉ cần nhớ rằng thời gian của họ sẽ đến. Bây giờ, mặc dù, tập trung vào các sự kiện để bạn có thể đưa ra quyết định tốt nhất sau này.