Chủ doanh nghiệp thường xử lý sổ sách kế toán của riêng mình vì nhiều lý do bao gồm lo sợ ủy thác thông tin tài chính nhạy cảm, muốn kiểm soát hoàn toàn và giữ chi phí nhân viên gọn gàng. Những lý do đó, mặc dù chắc chắn hợp lệ cho các công ty khởi nghiệp và các hoạt động nhỏ hơn, ngày càng tăng không thực tế khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Một số chủ sở hữu giao nhiệm vụ kế toán cho các thành viên gia đình hoặc nhân viên đáng tin cậy, nhưng các doanh nhân thành công và hiểu biết nhanh nhất là kế toán và tài chính là mạch máu của doanh nghiệp và xứng đáng được quản lý chuyên nghiệp từ các chuyên gia tài chính lành nghề.
Ba vị trí quản lý tài chính chính trong hầu hết các doanh nghiệp là người kế toán hoặc kế toán, điều hành và Giám đốc Tài chính hoặc Giám đốc Tài chính.
Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn có thể tự mình xử lý các nhiệm vụ của mình hoặc ủy quyền cho nhân viên hoặc thành viên đáng tin cậy, nhưng khi doanh nghiệp đáo hạn, hầu hết các chủ sở hữu đều phát hiện ra rằng thuê chuyên gia tạo ra lợi ích chi phí giá trị cao trong khi giải phóng chủ sở hữu vấn đề kinh doanh. Kết quả của việc thuê chuyên gia kế toán bao gồm - nhưng không giới hạn - những lợi thế kinh doanh sau đây:
- Tìm kiếm tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất, mối quan hệ nhà cung cấp, hoạt động văn phòng và quản lý nhân viên
- Tiết kiệm tiền thuế
- Quản lý khối lượng giấy tờ nội bộ và báo cáo bên ngoài ngày càng mở rộng
- Thiết kế một mạng lưới an toàn tài chính bằng cách giảm thiểu rủi ro với bảo hiểm, quản lý hàng tồn kho, đa dạng hóa và đánh giá mối đe dọa tài chính
- Mở rộng quy hoạch
- Xử lý biên chế
- Tinh giản hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận
- Tránh các khoản tiền phạt, tiền phạt, xếp hạng tín dụng và lãi suất thấp hơn do thiếu thời hạn, tính toán biên chế không chính xác, quên thanh toán hóa đơn và mất cơ hội kinh doanh nhạy cảm với thời gian
Trong thực tế, hầu hết các doanh nghiệp tiết kiệm tiền bằng cách thuê nhân viên tài chính chuyên nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, ngành của bạn và các yếu tố khác, bạn có thể chỉ cần một nhân viên kế toán bán thời gian hoặc yêu cầu một nhân viên tài chính đầy đủ bao gồm một bộ điều khiển và CFO. Quyết định nhân viên tài chính mà doanh nghiệp của bạn thực sự cần là một quyết định phức tạp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhu cầu của bạn gần như chắc chắn sẽ thay đổi theo thời gian và nếu doanh nghiệp của bạn phát triển thành công, bạn có thể đi qua tất cả các vị trí này. Các phần sau đây nêu chi tiết từng chuyên gia làm gì và giải thích khi nào doanh nghiệp của bạn có thể cần một hoặc nhiều chuyên gia tài chính sau:
Chức năng chủ yếu
Hầu hết những người giữ sách làm việc một cách phản ứng ghi lại những gì đã được thực hiện về mặt tài chính trong công ty với ít hoặc không có ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh. Người giữ sách làm việc trên cơ sở giao dịch và hiếm khi ra quyết định về các giao dịch kinh doanh trong tương lai. Một nhân viên kế toán tài năng có thể giải thích các lựa chọn của bạn, lưu giữ hồ sơ và báo cáo hiện tại, xác định sự khác biệt trong sách và đề xuất ý tưởng tiết kiệm chi phí, nhưng công việc chính của họ là ghi lại doanh nghiệp và giao dịch tài chính và biên soạn báo cáo từ thông tin này. Một số nhiệm vụ hàng ngày điển hình của một nhân viên kế toán của công ty bao gồm:
- Ghi nhận doanh thu, chi phí, các khoản phải trả và các khoản phải thu
- Giám sát chi phí vật tư, chi phí văn phòng, tiền thuê nhà, các tiện ích và các chi phí cố định và biến đổi khác
- Quản lý biên chế , khấu trừ thuế, tài khoản thuế bán hàng, tiền lương và các khoản khấu trừ bảo hiểm
- Đảm bảo rằng các biểu mẫu và thủ tục giấy tờ cần thiết được hoàn thành và được lưu trữ an toàn
- Chuẩn bị báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm về quản lý, cơ quan chính phủ, cổ đông, nhân viên và các bên liên quan
- Thanh toán hóa đơn đúng hạn
- Nghiên cứu các nhà cung cấp thay thế và so sánh chi phí
- Xác định các vấn đề khu vực như lãng phí, quản lý kém, gian lận và trộm cắp
- Theo dõi tài liệu, vật tư, hàng tồn kho và nguồn nhân lực
- Chuẩn bị các loại thuế và tiền gửi thuế hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng quý cho thành phố, tiểu bang, IRS, các cơ quan thất nghiệp và các công ty bảo hiểm
- Quản lý bảo hiểm kinh doanh và nhân viên và các kế hoạch y tế
- Bảo vệ hồ sơ công ty
- Nhận ước tính và tìm kiếm và thanh toán dịch vụ và sửa chữa người
- Kiểm tra các vấn đề tuân thủ
- Xử lý các vấn đề tín dụng của khách hàng trong nội bộ và tín dụng doanh nghiệp với các nhà cung cấp bên ngoài và người cho vay bên ngoài
Biết khi nào cần thuê một người kế toán
Hầu hết các chủ doanh nghiệp - đặc biệt là những người có tinh thần kinh doanh - phát triển mạnh trên mọi khía cạnh của doanh nghiệp của họ, và việc kế toán trở nên dễ dàng hơn với tất cả các phần mềm trực quan có sẵn. Nó hoàn toàn có thể cho chủ doanh nghiệp để giữ sách, nhưng nó không nhất thiết phải là một ý tưởng tốt khi doanh nghiệp phát triển. Khi giấy tờ bắt đầu thỏa hiệp quản lý thời gian của bạn, sự hài lòng công việc hoặc hiệu quả, đó là thời gian để xem xét việc thuê một nhân viên kế toán. Bạn có thể không cần phải thuê một nhân viên toàn thời gian và thậm chí có thể thuê ngoài tất cả hoặc một phần công việc kế toán như bảng lương. Việc thuê một nhân viên kế toán có ý nghĩa nếu bất kỳ điều nào sau đây áp dụng cho bạn và doanh nghiệp của bạn:
- Bạn không thực sự hiểu kế toán nhưng tin tưởng phần mềm để cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết.
- Bạn không quen với các mã số thuế và chiến lược tránh thuế.
- Doanh nghiệp của bạn tăng trưởng nhanh chóng trong một thời gian ngắn.
- Các nhà đầu tư, người cho vay hoặc cổ đông muốn báo cáo được chuẩn bị chuyên nghiệp.
- Bạn đang dành nhiều thời gian hơn để làm sách hơn là tạo doanh thu hoặc kinh doanh mới.
- Bạn dự định mở rộng đến một khu vực, ngành hoặc dòng sản phẩm khác.
- Bạn muốn mua, bán hoặc trao đổi tài sản.
- Bạn đã được thông báo rằng sách của bạn sẽ được kiểm tra.
Thuê một nhân viên kế toán không phải là một quá trình đau đớn vì bạn có thể bắt đầu bằng cách thuê ngoài công việc cho một công ty kế toán chuyên nghiệp. Đó là một chiến lược đặc biệt hiệu quả nếu bạn không quen với kế toán, thuê một nhân viên kế toán hoặc kế toán hoặc người nộp đơn cho các công việc tài chính.
Khi cân nhắc việc thuê một bộ điều khiển
Những người kiểm soát, đôi khi được gọi là comptroller's, giám sát người giữ sách, người quản lý thuế, người quản lý tín dụng và nhân viên kế toán khác trong khi báo cáo với Giám đốc tài chính, Giám đốc điều hành hoặc chủ doanh nghiệp trực tiếp. Trong các công ty nhỏ hơn, một người kiểm soát có thể là Kế toán viên được chứng nhận duy nhất trong công ty hoặc giám sát một nhóm kế toán. Nhiều người trong số các chuyên gia quản lý nhiệm vụ của họ với sự giúp đỡ của một nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán hoặc trợ lý hành chính.
Bộ điều khiển là giám đốc kế toán của công ty và chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh, ngân sách, thuế, chứng nhận tuân thủ và các dự án đặc biệt như lập kế hoạch chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, mua lại doanh nghiệp, bán tài sản, sáp nhập công ty và đảm bảo tài chính hoặc nhà đầu tư. Được coi là một người quản lý tài chính cấp trung, các bộ kiểm soát thường thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Quản lý nhân viên tài chính.
- Đăng ký kiểm tra và chịu trách nhiệm ủy thác cho các hoạt động của công ty.
- Đăng xuất trên các báo cáo và tài liệu liên quan đến tài chính.
- Thiết lập các chính sách và thủ tục tài chính của công ty.
- Tạo báo cáo để xem xét nội bộ.
- Xử lý các chính sách bảo hiểm và quản lý rủi ro.
- Bảo vệ tài sản công ty.
- Chuẩn bị, theo dõi và cập nhật ngân sách.
- Chuẩn bị mũi nhọn cho các dịch vụ công cộng.
- Tư vấn cho chủ sở hữu và giám đốc điều hành về thị trường tài chính, xu hướng và thực tiễn tốt nhất.
- Xây dựng chiến lược thuế chủ động.
- Chọn và quản lý phần mềm kế toán.
- Theo đuổi các bộ sưu tập.
- Giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực như duy trì hồ sơ nhân viên.
- Giáo dục nhân viên về lợi ích của nhân viên và trách nhiệm kinh doanh.
Các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần một bộ điều khiển
Doanh nghiệp của bạn càng phát triển, bạn càng cần nhiều hơn chỉ là một người kế toán. Nếu bạn có cổ đông, hoặc một ban giám đốc bao gồm những người không phải là bạn bè, cộng sự và gia đình bạn chỉ định, thuê một bộ điều khiển là một thực tiễn kinh doanh hợp lý bảo vệ công ty và tài sản của bạn. Nói chung, một bộ điều khiển tập trung vào kế toán trong khi một CFO tập trung vào tài chính chiến lược.
Khi các bên liên quan của công ty mở rộng, một bộ điều khiển cung cấp báo cáo quản lý chiến lược và giám sát nhân viên về các vấn đề kế toán trong khi CFO xử lý lập kế hoạch tài chính và chịu trách nhiệm về bộ phận điều khiển và kế toán. Hầu hết các công ty nhỏ không có khả năng kiểm soát toàn thời gian, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, bạn không thể đủ khả năng hoạt động mà không có người kiểm soát ngay cả khi họ hoạt động trên cơ sở bán thời gian hoặc tư vấn.
Khi nào cần thuê một Giám đốc tài chính
CFO làm việc vượt quá giới hạn nghiêm ngặt bằng cách tham gia vào tất cả các quyết định kinh doanh và ủng hộ các lợi ích tài chính tốt nhất của tổ chức. Như bất kỳ doanh nhân dày dạn kinh doanh hay chủ doanh nghiệp nào biết, đánh giá tài chính nghiêm ngặt là một trong những mục tiêu kinh doanh của công ty thành công. Các sáng kiến mang lại lợi nhuận cao có thể dễ dàng làm suy yếu công ty với khách hàng không thích trả giá cao cho các sản phẩm kém hoặc khách hàng trung thành đặt giá trị cao hơn vào mục tiêu, nguyên tắc, cam kết môi trường hoặc kỹ thuật điều hành của công ty.
Các CFO tốt nhất không chỉ đánh giá chi phí kinh doanh mà còn đánh giá các rủi ro và đe dọa mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tạo ra. Là cán bộ cấp cao, CFO làm việc với chủ sở hữu, ban giám đốc, quản lý cấp cao và các bên liên quan chính khác và đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu và phát triển, giám sát công ty, tuân thủ quy định và các hoạt động hàng ngày. Các nhiệm vụ CFO khác bao gồm:
- Chỉ đạo một công ty thông qua sáp nhập, mua lại, chào bán công khai và thay đổi trong cơ cấu kinh doanh và hoạt động
- Quản lý mở rộng kinh doanh lớn cho thị trường mới
- Vận động cho các hoạt động tài chính lành mạnh trong việc đưa ra quyết định phức tạp
- Quản lý tài sản và quan hệ tài chính với nhiều bên liên quan
- Hoạt động hợp lý hóa
- Đánh giá và quản lý rủi ro tài chính
- Lập kế hoạch mục tiêu tài chính ngắn hạn và dài hạn
- Diễn giải dữ liệu thị trường từ nhiều chỉ số tài chính và xu hướng kinh doanh
- Hiểu được lý do tại sao thị trường kinh doanh thực hiện theo cách họ làm
- Xác định cách đầu tư tài sản doanh nghiệp
- Dự báo xu hướng thị trường và cách công ty có thể tận dụng chúng
Mỗi bộ phận của công ty phụ thuộc rất nhiều vào các nhiệm vụ kết hợp của CFO: giám sát kiểm soát, quản lý kho bạc và lập kế hoạch và dự báo về các vấn đề tài chính quan trọng.
Nhu cầu quản lý tài chính đòi hỏi tăng dần
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã phát triển các nhu cầu về kế toán và kế toán khi các hoạt động của họ phát triển. Chủ sở hữu hoặc thành viên nhóm được chỉ định thường xử lý kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp với sự trợ giúp của phần mềm kế toán. Tuy nhiên, cuối cùng, hầu hết các doanh nghiệp đều quyết định thuê những người giữ sách chuyên nghiệp - toàn thời gian hoặc bán thời gian và trong nhà hoặc thuê ngoài - giải phóng nhân viên cho các nhiệm vụ kinh doanh cốt lõi và thúc đẩy độ chính xác cao hơn, tuân thủ tốt hơn và giám sát nâng cao. Người kế toán phù hợp đảm bảo rằng các báo cáo được nộp đúng thời hạn và giúp các công ty xác định các chiến lược tiết kiệm chi phí, gian lận, trộm cắp và lãng phí.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và nhu cầu về thời gian của bạn nhân lên, bạn có thể thấy rằng bạn cần một nhân viên tài chính được giám sát bởi một người kiểm soát hoặc CFO để quản lý tài chính ngày càng tinh vi của công ty. Các lựa chọn của bạn bao gồm việc thuê nhân viên toàn thời gian, nhân viên nội bộ hoặc gia công phần mềm kế toán và các nghĩa vụ tài chính cho một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp dày dặn. Cả hai lựa chọn đều là những cách hợp lý để củng cố sức mạnh tài chính của doanh nghiệp, nhưng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ được hưởng lợi ích của việc thuê tư vấn khi cần để tránh chi phí cao khi thuê các chuyên gia toàn thời gian.