Sử dụng bốn mẹo chuyên gia này để giảm chi phí làm thêm giờ
Không chỉ làm thêm giờ là một trong những chi phí liên tục lớn nhất cho hầu hết các công ty, nhưng việc quản lý đúng giờ, chính xác hoặc không chính xác có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa các vụ kiện tốn kém, tinh thần thấp và dễ bị tổn thương.
Trong những năm gần đây của thời kỳ kinh tế khó khăn, nhiều nhân viên đã háo hức chứng minh mình là những người lao động chăm chỉ không phàn nàn về việc làm thêm một chút thời gian - mà không nhất thiết phải bao gồm một phần hoặc toàn bộ thời gian trên bảng chấm công của họ.
Nhiều nhà tuyển dụng đã ngầm, hoặc thậm chí một cách rõ ràng, ủng hộ thái độ này. Ashley Dinsdale, một người mua Macy, người làm việc hơn 50 giờ một tuần, nói: “Việc sa thải xảy ra tại văn phòng của chủ nhân trước đây của tôi. Bây giờ, tôi vào sớm và gửi email để họ biết tôi đang ở đó. ”
Suy nghĩ chủ động
Mặc dù làm thêm giờ thường bị thủng với chi phí và cạm bẫy, nó không phải như vậy. Chủ động quản lý thời gian làm thêm của nhân viên, tránh bất ngờ và chuẩn bị cho tương lai có thể giảm chi phí, bảo vệ công ty của bạn khỏi hành động pháp lý và cải thiện tinh thần toàn công ty.
Bốn lời khuyên của chuyên gia sau đây có thể làm sáng tỏ một số vấn đề với làm thêm giờ, và giúp bạn tránh được những cạm bẫy lớn và bất ngờ khi nói đến việc quản lý bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào.
1. Theo dõi thời gian của nhân viên. Công nhân Mỹ trung bình, theo Cục thống kê lao động, làm việc nhiều hơn bốn giờ làm thêm giờ mỗi tuần. Đó là 208 giờ mỗi năm.
Ước tính mức lương trung bình là 21 đô la mỗi giờ trả một lần rưỡi, tổng số tiền lớn lên đến $ 6,552 cho mỗi nhân viên, mỗi năm. Với đội ngũ nhân viên gồm 20 nhân viên, chi phí làm thêm giờ là 131.040 đô la.
Bạn có thể làm gì để tránh những điều bất ngờ khi nói đến làm thêm giờ? Một trong những nguồn lực lớn nhất có sẵn là theo dõi thời gian di động bao gồm các cảnh báo để thông báo cho nhân viên và người quản lý khi các ngưỡng làm thêm giờ đang lấn chiếm.
Theo dõi thời gian của nhân viên cũng cho phép các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp xem và giải quyết các mẫu trên toàn công ty và ở cấp độ nhân viên cá nhân khi nói đến làm thêm giờ. Một nhân viên có thường xuyên tăng giờ làm thêm mỗi tuần không?
Làm thêm giờ có xuất phát từ tình trạng thiếu nhân sự, tải trọng dự án nặng hoặc nhân viên có thêm thời gian trên tay của anh ta và muốn trả thêm tiền không? Với một cái nhìn hình ảnh lớn về thời gian và cách phân bổ cho các dự án khác nhau, người quản lý có thể đưa ra quyết định sáng suốt về tài nguyên và làm thêm giờ.
Đừng né tránh những giờ theo dõi chỉ dành cho nhân viên hàng giờ. Biết chính xác bao nhiêu giờ mọi người đóng góp là rất quan trọng để đưa ra các lựa chọn thông minh và xử lý các thay đổi quy định liên bang sắp tới tiềm ẩn.
Theo dõi thời gian cũng tránh làm tròn timesheet, thường xảy ra vô tội nhưng thường rơi vào lợi ích của nhân viên. Hiệp hội Biên chế Hoa Kỳ ước tính 10 phút làm tròn cho mỗi ca làm việc cho mỗi nhân viên. Đảm bảo rằng hệ thống bạn chọn sẽ giúp bạn tuân thủ DCAA và DOL, để bảo vệ bản thân bằng các bản ghi dễ tìm trong trường hợp kiểm toán của chính phủ hoặc tranh chấp lao động.
2. Hãy xem xét kỹ về phân loại nhân viên. Bạn nên biết rằng nếu nhân viên của bạn được trả lương nhưng kiếm được ít hơn $ 23,660 mỗi năm, bạn vẫn phải trả thêm giờ, và ngưỡng này đang trên bờ vực tăng mạnh.
Chưa kể, phân loại một nhân viên được miễn lương dưới 23.660 đô la mỗi năm hoặc ở một vị trí không đủ điều kiện để được miễn trạng thái đơn giản chỉ để tránh phải trả thêm giờ không phải là một chiến lược âm thanh. Một phần đáng kể các vụ kiện lao động đã gia tăng kể từ năm 2004 xuất phát từ việc phân loại sai và bồi thường cho các khoản thanh toán sau do làm thêm giờ làm thêm mà không trả lương.
Vì mục đích kết tội, việc tòa án không phân biệt hoặc phân biệt sai nhân viên là không quan trọng; đó là công việc của bạn với tư cách là nhà tuyển dụng để đảm bảo rằng việc phân loại là chính xác cho nhân viên của bạn và không bị thao túng trong nỗ lực cắt giảm chi phí. Hình phạt cho phân loại sai bao gồm tối đa hai năm thanh toán sau cho nợ làm thêm giờ, và nếu bạn được coi là đã phân loại sai người lao động một cách có chủ ý, bạn sẽ nợ khoản tiền trả sau ba năm.
Để đảm bảo rằng các phân loại của bạn được cập nhật, hãy thường xuyên đánh giá trách nhiệm và mối quan hệ của nhân viên với công ty và tham khảo ý kiến luật sư ở các khu vực màu xám. Nó có thể gây ra một chút để trả lệ phí pháp lý, nhưng đó là một chút nhúm nhích so với những hậu quả tiềm ẩn.
3. Truyền đạt kỳ vọng. Một trong những cách tốt nhất để có được một xử lý trên làm thêm giờ là cải thiện thông tin liên lạc xung quanh chủ đề. Làm cho kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, đào tạo rõ ràng các nhà quản lý và nhân viên về kỳ vọng, và nip trong nụ bất kỳ thói quen của nhân viên không ghi thêm giờ "ra khỏi lòng tốt của trái tim của họ."
Có thể có nhiều quy tắc bất thành văn về thời điểm ghi lại công việc cho nhân viên theo giờ so với người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp, nhưng công việc không trả tiền vẫn là cơ sở cho hành động pháp lý ngay cả khi phê duyệt là ngầm. Và không có vấn đề làm thế nào tốt trái tim của nhân viên của bạn, làm việc mà không trả tiền cuối cùng ăn đi ở tinh thần và minh bạch trong công ty.
Điều đặc biệt quan trọng là làm rõ kỳ vọng của bạn về công nghệ. Kiểm tra email và mong đợi nhân viên phản hồi trong giờ làm việc có thể có vẻ vô hại, nhưng số phút tăng lên. Nhiều công ty mong đợi nhân viên có mặt trong giờ làm việc để liên lạc qua email, nhưng điều đó được duy trì tại tòa án là công việc. Bạn có thể bị sốc khi tìm thấy bao nhiêu "giờ" nhân viên của bạn đang thực sự đăng nhập off giờ trên một nhiệm vụ này một mình.
Katharine C. Giovanni, chủ tịch của Triangle Concierge nói, "Mọi người đang cố gắng ép 36 giờ vào một ngày 24 giờ. Tóm lại, công nghệ không giúp được gì vì bạn có thể mang theo văn phòng của bạn với bạn. Vì vậy, chúng tôi làm việc mọi lúc. "Làm rõ sự mong đợi của bạn xung quanh email và sau đó hãy chắc chắn để giữ tất cả mọi người, quản lý và nhân viên như nhau, với các tiêu chuẩn bạn đặt ra.
4. Nhấn mạnh đào tạo chéo. Ở một số công ty, chi phí làm thêm giờ tăng lên nhanh chóng cho một số cá nhân đơn giản chỉ vì không ai khác có thể làm công việc của họ. Không chỉ làm thêm giờ, nhưng tắc nghẽn phát triển, và một số băng thông của nhân viên kết thúc lên tối đa trong khi những người khác kết thúc underutilized.
Nhấn mạnh đào tạo chéo càng nhiều càng tốt để trải ra gánh nặng và cho phép các nhân viên khác nhau bước vào với các dự án vì khối lượng công việc tăng hoặc các tình huống khẩn cấp phát sinh. Hiệu quả chéo đào tạo cũng có thể cải thiện tinh thần, trao quyền cho nhiều nhân viên để đóng góp vào các dự án trọng điểm, và giảm bớt một số gánh nặng đặt trên các nhân viên khác.
Cross đào tạo cũng có thể cho phép bạn linh hoạt hơn với lịch trình. Thường thì các công ty buộc phải lên lịch cho các cá nhân có kiến thức chuyên môn với chi phí làm thêm đáng kể. Mặc dù không thể, hoặc lý tưởng, để tập trung vào tất cả các nhiệm vụ hoặc kỹ năng, việc xác định các nhiệm vụ có thể dễ dàng được học bởi một số nhân viên có thể giảm đáng kể làm thêm giờ trong khi tăng năng suất và hiệu quả.
Hành động pháp lý
Nhân viên lo lắng về công việc hoặc hiệu suất của họ có thể muốn đăng nhập giờ mà không tính phí thời gian. Tuy nhiên, các doanh nghiệp không nên xem loại hành vi này như một điều tốt. Nhắm mắt làm ngơ hoặc khuyến khích loại hành vi này ở mặt trước có thể có hậu quả tài chính tai hại sau này, nên những nhân viên đó quyết định theo đuổi hành vi pháp lý để phân loại sai hoặc thời gian làm việc mà không phải trả tiền.
Theo Hiệp hội Luật sư Việc làm Quốc gia, tranh chấp lao động và tiền lương đã tăng lên 77% kể từ năm 2004 và không phải ngẫu nhiên, năm 2004 là lần cuối cùng DOL sửa đổi Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng. Với việc thảo luận liên tục về những thay đổi đối với các quy định làm thêm giờ, chủ doanh nghiệp có thể mong đợi thấy nhiều tranh chấp về lao động và tiền lương hơn.
Chỉ tính riêng trong năm 2014, Bộ Lao động đã yêu cầu các doanh nghiệp trên toàn quốc phải trả gần 241 triệu đô la tiền lương do phân loại sai nhân viên như một nỗ lực để tránh trả lương làm thêm giờ, yêu cầu hoặc khuyến khích nhân viên làm việc hơn 40 giờ mỗi tuần mà không trả tiền hoặc khuyến khích nhân viên để đáp ứng với email, văn bản và các cuộc gọi điện thoại ngoài giờ mà không phải trả tiền. Từ nhân viên EMS ở Charleston cho nhân viên y tế ở Santa Barbara và các nhà quản lý tại các cửa hàng bán đồ thể thao, các vụ kiện mới tiếp tục xuất hiện hàng ngày.
Về Amy Bailey
Amy giám sát tất cả các hoạt động tài chính, nhân sự và xây dựng tại TSheets. Cô ấy là một Vandal Idaho tự hào, đã trải qua tám năm trong lĩnh vực kế toán công khai với Coopers & Lybrand, và hơn 20 năm với các công ty công nghệ cao và tư nhân như Extended Systems, ProClarity, Microsoft và Silverback. Cô có hai con và sống với chồng và một Mastiff tiếng Anh tên là Scout.