Các giải pháp kế toán trực tuyến sử dụng môi trường điện toán đám mây để thu thập và tương quan thông tin mà một doanh nghiệp cần quản lý tài chính của mình. Các nền tảng phần mềm này đơn giản hóa quy trình kế toán, giảm thiểu thời gian dành cho việc nhập dữ liệu và tăng hiệu quả trên toàn bộ bảng. Nhiều chủ doanh nghiệp và CFO đang tận dụng những lợi ích này bằng cách làm theo các quy trình thực hiện thông minh để tạo ra môi trường hoàn hảo để xử lý tài chính hàng ngày.
Tìm phần mềm tốt nhất
Bước đầu tiên trong việc thiết lập môi trường kế toán trực tuyến lý tưởng là xác định nền tảng phần mềm nào có các công cụ thích hợp cho công ty. Các CFO sẽ trở nên quen thuộc với các tùy chọn hữu ích nhất và phát triển danh sách các nền tảng cung cấp các tính năng tốt nhất. Các doanh nghiệp nhỏ khác nhau về quy mô, phạm vi và nhu cầu, vì vậy điều quan trọng là phải tham khảo trước với các giám đốc điều hành công ty để xác định chính xác những công cụ cần thiết để xử lý các biến động liên tục trong dữ liệu tài chính của họ.
Cân nhắc rất phong phú ở giai đoạn này nhưng mọi thứ từ các tính năng và lợi ích cho các dịch vụ hỗ trợ được cung cấp bởi nền tảng kế toán cần được đánh giá. Nhiều công ty yêu cầu nhiều tùy chỉnh hoặc có thể cần phần mềm để mở rộng quy mô và cung cấp báo cáo toàn diện hơn về con đường. Nhu cầu kế toán cho ngày hôm nay cũng như trong tương lai cần được phân tích trước khi ký vào đường chấm chấm.
Đơn giản hóa biên chế
Biên chế ngày càng trở nên phức tạp hơn khi các doanh nghiệp nhỏ mở rộng và tiếp nhận thêm nhân viên. Thông tin theo dõi thời gian phải được chuyển đến bộ phận biên chế để tạo ra các báo cáo cần thiết để cung cấp cho nhân viên bồi thường chính xác. Công cụ kế toán trực tuyến có thể lấy dữ liệu được nhập vào phần mềm theo dõi và bảng lương và dịch nó thành một định dạng có thể được sử dụng để chuẩn bị kiểm tra trực tiếp từ chương trình.
Điều này làm tăng độ chính xác và đảm bảo rằng tất cả các nhân viên được trả tiền đúng hạn, mỗi lần mà không có phòng kế toán phải dành hàng giờ làm việc trên bảng lương mỗi tuần.
Nhiều ứng dụng theo dõi thời gian cũng đang sử dụng nhiều tùy chọn và lợi ích có sẵn thông qua kết nối di động. Có các chương trình theo dõi thời gian cho phép người dùng nhập thời gian từ trường, qua ứng dụng di động và thậm chí qua tin nhắn văn bản SMS. Các CFO có thể thiết lập nhiều quy trình phê duyệt cho các thành viên khác nhau, hỗ trợ thêm trong dữ liệu và chi tiết được cải thiện trong thời gian gửi được theo dõi cho bảng lương.
Quản lý dữ liệu bán hàng
Các doanh nghiệp nhỏ đối phó với một dòng dữ liệu bán hàng liên tục. Hóa đơn đến, đi, thanh toán, đơn đặt hàng, thực hiện đơn đặt hàng và thông tin giao hàng đều chứa dữ liệu tài chính quan trọng tạo thành một phần lớn hình ảnh khi nói đến dòng tiền. Không theo dõi những con số này một cách chính xác và kịp thời có thể dẫn đến sự nhầm lẫn khiến công ty có khả năng đưa ra quyết định về tăng trưởng trong tương lai.
Phần mềm sổ sách kế toán trực tuyến quản lý tất cả các dữ liệu quan trọng này khi nó đến để các giám đốc điều hành công ty luôn có một bức tranh rõ ràng về chính xác số tiền có sẵn tại bất kỳ thời điểm nào.
Bằng cách cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác để xác định trạng thái của các đơn đặt hàng và hóa đơn riêng lẻ, các nền tảng này tiết kiệm thời gian ở mọi bước dọc theo kênh bán hàng. Một số giải pháp phần mềm cung cấp tùy chọn tự động tạo hóa đơn và gửi chúng cho khách hàng để giải phóng bộ phận bán hàng nhiều hơn.
Theo dõi tài khoản phải trả và phải thu
Có thể cho một doanh nghiệp để tìm kiếm lợi nhuận trên giấy nhưng phải vật lộn hoặc thất bại trong thực tế. Đây là một vấn đề thường gặp phải đối với các công ty có quy trình kế toán không hiệu quả mà không cho thấy câu chuyện có thật đằng sau dòng tiền. Sử dụng một công cụ trực tuyến để theo dõi tình trạng của cả hai tài khoản phải trả và các khoản phải thu loại bỏ nhầm lẫn và cho thấy hành động cần phải được thực hiện để cải thiện sức khỏe tài chính của công ty.
Thiết lập nhắc nhở và cảnh báo qua email sẽ tăng tốc quá trình thu tiền trên các khoản phải thu và nhắc nhở chủ doanh nghiệp và giám đốc điều hành khi khoản phải trả đến hạn.
Điều này giúp dễ dàng tạo ra một lịch thanh toán cân bằng giúp công ty giữ được màu đỏ thay vì phá hủy ngân sách của nó.
Khuyến khích sử dụng thiết bị di động
Truy cập từ xa là một phần lớn của những gì làm cho sổ sách kế toán trực tuyến rất hiệu quả. Mọi người từ CFO đến lực lượng lao động di động đều có thể truy cập phần mềm và nhập dữ liệu cần thiết từ bất kỳ thiết bị nào bất kể vị trí hiện tại của họ. Khi tất cả mọi người trong công ty tham gia với việc ghi lại doanh thu và chi tiêu khi chúng xảy ra, nó sẽ tạo ra sự gia tăng đáng kể về độ chính xác trên bảng. Nhân viên làm kinh doanh ra khỏi văn phòng không còn phải chờ đợi để trở về máy tính của họ để ghi lại dữ liệu giao dịch. Thay vào đó, họ có thể nhập tất cả các số bằng cách sử dụng ứng dụng trên thiết bị di động tích hợp với phần mềm kế toán chính và cung cấp thông tin thẳng đến đám mây.
Đồng bộ hóa với ngân hàng
Thật dễ dàng để quên viết một khoản tiền gửi hoặc rút tiền trong sổ séc kinh doanh và nhận được một sự ngạc nhiên khó chịu khi báo cáo hàng tháng đến. Vấn đề này có thể tránh được bằng cách thiết lập phần mềm kế toán trực tuyến để tự động nhận dữ liệu tài chính ngay khi giao dịch ngân hàng xảy ra. Số tiền chính xác được ghi lại ngay lập tức và có thể truy cập từ bảng điều khiển, một phương pháp không chỉ cải thiện độ chính xác mà còn khiến bạn mất thời gian mỗi tháng phân loại thông qua báo cáo giấy để đảm bảo số dư sách.
Tiếp tục mở giao tiếp
Một giải pháp lưu trữ sổ sách trực tuyến đáng tin cậy sẽ cho phép quản trị viên tạo nhiều quyền đăng nhập khác nhau để các trưởng bộ phận, người giám sát và nhân viên trong công ty có thể truy cập và sửa đổi thông tin. Các công cụ giám sát cho phép các CFO kiểm tra xem mọi thứ đang chạy trơn tru và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bằng cách sử dụng các tùy chọn cộng tác trong ứng dụng. Điều này giúp lưu thông tin miễn phí giữa tất cả các bên liên quan đến quyết định tài chính của công ty và loại bỏ các rào cản cản trở hoạt động hiệu quả. Nếu nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi, CFO và nhà cung cấp dịch vụ luôn có sẵn để giúp cải thiện.
Tận dụng lợi thế của báo cáo
Tạo các báo cáo từ dữ liệu tài chính mà không cần sự trợ giúp của phần mềm là một quá trình gian nan gắn kết các nhân viên kinh doanh nhỏ, những người có thể làm việc hiệu quả hơn ở nơi khác. Sự chậm trễ giữa thu thập dữ liệu và biên soạn các báo cáo thủ công này tạo ra rủi ro rằng thông tin có thể lỗi thời khi báo cáo kết thúc. Các nền tảng kế toán trực tuyến bao gồm các công cụ báo cáo cho một số chỉ số kinh doanh quan trọng nhất:
- Doanh số dự kiến
- Thu nhập và chi tiêu
- Dòng tiền
- Lợi nhuận và thua lỗ
Vì tất cả dữ liệu được nhập vào hệ thống được tương quan ngay lập tức, mỗi báo cáo mới phản ánh những thay đổi mới nhất trong tài chính của công ty. Đồng bộ hóa đa nền tảng là một trong những lợi ích chính của các hệ thống báo cáo trực tuyến nhưng nó không phải là duy nhất. Trang tổng quan toàn diện có thể tổng hợp dữ liệu, cải thiện báo cáo và cho phép CFO truy cập vào các chỉ báo hiệu suất chính của công ty mà không cần khởi động máy tính của họ. Kết nối di động trong các ứng dụng kế toán có mặt khắp mọi nơi và cho phép người dùng không chỉ xem mà còn chỉnh sửa, thao tác và phân tích tất cả các dữ liệu quan trọng ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào cần thiết.
Tích hợp tất cả các chương trình
Việc lưu giữ sổ sách trực tuyến có lợi nhất khi được liên kết với các ứng dụng khác mà doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động. Đồng thời theo dõi thời gian, bảng lương, quản lý hàng tồn kho và các phần mềm khác sử dụng nền tảng tích hợp an toàn giúp đơn giản hóa luồng dữ liệu và đảm bảo rằng thông tin có thể truy cập thông qua chương trình kế toán trực tuyến luôn chính xác.
Như với tự động hóa, tích hợp tạo điều kiện tăng hiệu quả và có thể tiết kiệm một số tiền đáng kể bằng cách giảm thời gian tìm kiếm các thông tin trước đây nằm rải rác giữa các phòng ban. Tích hợp cũng cắt giảm rất nhiều nhiệm vụ nhập dữ liệu lặp đi lặp lại, giảm tỷ lệ lỗi và cho phép các công ty tối ưu hóa các báo cáo để chứa số lượng chi tiết lớn nhất.
Một thành phần quan trọng của tích hợp nền tảng kế toán là hiểu đầu tiên kết quả mong muốn là gì trước khi căn chỉnh hệ thống. Bằng cách biết yêu cầu kế toán là gì, CFO có thể đánh giá chính xác hơn mức độ liên quan của nhiều tính năng và lợi ích của các chương trình khác nhau để đảm bảo chúng thực sự đáp ứng nhu cầu của công ty. Ví dụ, chi phí công việc đòi hỏi nhiều hệ thống để nói chuyện với nhau qua biên chế, theo dõi thời gian và các hệ thống sổ cái chung. Nếu chi phí công việc là một nguyên lý chính của báo cáo, thì liệu ứng dụng theo dõi thời gian có đồng bộ dữ liệu của nó với các dịch vụ xử lý biên chế hay không là một xem xét cụ thể và quan trọng.
Tùy chỉnh môi trường làm việc
Các công ty cung cấp các giải pháp tích hợp thường bao gồm các tùy chỉnh như là một phần của dịch vụ của họ. Các CFO có thể tận dụng điều này để tạo ra một nền tảng trung tâm được thiết kế riêng để xử lý mọi nhu cầu của công ty. Mọi doanh nghiệp đều yêu cầu thiết lập cụ thể về quy trình làm việc, biểu mẫu nhập dữ liệu và kết nối giữa các ứng dụng phần mềm. Nền tảng chính nó phải dễ dàng đủ để mọi người sử dụng mà không cần đào tạo rộng rãi. Sổ kế toán trực tuyến có thể được tích hợp hoàn toàn vào môi trường này để nó trở thành một công cụ thường xuyên trong việc quản lý luồng dữ liệu.
Hãy nhớ rằng các tùy chỉnh có thể yêu cầu sự can thiệp của các dịch vụ CNTT được đào tạo khi cần thiết để thiết lập kết nối, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ hóa một cách thích hợp và báo cáo là chính xác. Hỗ trợ này cần được ngân sách khi xem xét chi phí triển khai các giải pháp kế toán mới và dịch vụ kế toán trực tuyến bởi vì cuối cùng sẽ không cần thiết trong quá trình thiết lập nhưng trong thời gian thay đổi, trong khi tăng trưởng và khi nhóm kế toán yêu cầu thông tin và báo cáo mới. Các công ty tiếp cận điều này theo nhiều cách khác nhau.
Các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn chế và một CFO phân đoạn tại lãnh đạo kế toán có thể muốn giữ mối quan hệ với một chủ sở hữu duy nhất có thể linh hoạt và trực tuyến khi cần thiết. Trừ khi nhu cầu được mở rộng, thanh toán cho giờ làm việc sẽ có nhiều khả năng được hưởng lợi ngân sách kinh doanh nhỏ hơn một người lưu giữ hàng tháng. Ngược lại, các doanh nghiệp lớn hơn hoặc các doanh nghiệp có nhu cầu kế toán phức tạp có thể hưởng lợi nhiều hơn từ việc giữ một công ty CNTT trên người lưu giữ để phục vụ nhu cầu liên tục của họ. Trong một số trường hợp hạn chế, một số doanh nghiệp thích hợp nhất khi có nhân viên hỗ trợ CNTT nội bộ trong nhân viên. Điều này thường phù hợp nhất cho các doanh nghiệp có nhân viên CNTT đã có nhân viên có thể chịu trách nhiệm về hệ thống bổ sung.
Bằng cách cho CFO, chủ doanh nghiệp và nhân viên một môi trường chia sẻ để theo dõi và quản lý tài chính, sổ sách kế toán trực tuyến đề cập đến nhiều vấn đề về độ chính xác và giao tiếp có thể gây ra các lỗi bất lợi. Việc triển khai đúng sẽ tạo ra một nền tảng biến đổi cách thức các doanh nghiệp xử lý tài chính và cung cấp môi trường lý tưởng cho năng suất và tăng trưởng.