Cách chọn phương thức kế toán phù hợp.
Chọn phương pháp kế toán thích hợp cho doanh nghiệp của bạn là một quyết định quan trọng mà cuối cùng sẽ hướng mọi thứ từ báo cáo tài chính đến hồ sơ thuế.
Trong giai đoạn đầu của một doanh nghiệp nhỏ, kế toán tiền mặt thường là phương pháp "tiếp cận" để giữ sách, trong khi các doanh nghiệp phức tạp hoặc lớn hơn với doanh thu hàng năm từ 1 triệu đô la trở lên sử dụng cơ sở dồn tích.
Tuy nhiên, lý do cho một lựa chọn nhất định có thể khác nhau tùy theo quy mô và nhu cầu kinh doanh.
Việc chọn phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn đòi hỏi phải cân nhắc một số điều, đặc biệt là vì IRS hy vọng bạn chọn một phương pháp và gắn bó với nó.
Cơ sở tiền mặt là gì?
Phương pháp kế toán tiền mặt là hệ thống được sử dụng bởi hầu hết mọi người cho tài chính cá nhân của họ, chẳng hạn như theo dõi số dư trong tài khoản séc của họ. Cơ sở tiền mặt ghi chép kế toán thu nhập và chi phí tại thời điểm giao dịch xảy ra.
Với một tài khoản kiểm tra cá nhân, tiền gửi (doanh thu) được thêm vào số dư khi nhận được tiền, trong khi séc (chi phí) được khấu trừ khi chúng được viết. Cơ sở tiền mặt kế toán cho một doanh nghiệp hoạt động theo cách tương tự.
Doanh số bán hàng được ghi nhận khi nhận được khoản thanh toán và chi phí được ghi lại khi thanh toán, tất cả đều không liên quan đến thời điểm dịch vụ được giao hoặc chi phí phát sinh. Trong điều kiện đơn giản nhất, kế toán cơ sở tiền mặt được dựa trên khi tiền thay đổi tay.
Kế toán Accrual Basis là gì?
Kế toán trên cơ sở dồn tích được dự định để phù hợp với doanh thu và chi phí với chúng được phát sinh hoặc giao hàng, bất kể khi thanh toán được phát hành hoặc nhận được.
Điều này là khác biệt rõ rệt vì nó nhằm mục đích tương quan chi phí và doanh thu để giúp cung cấp cho một biện pháp lớn hơn về lợi nhuận và sức khỏe kinh doanh.
Một số ví dụ về điều này bao gồm:
- Khách hàng của bạn đặt hàng 1.000 đô la và bạn giao sản phẩm, cho phép anh ta 30 ngày để thanh toán cho đơn đặt hàng. Bạn sẽ ghi lại doanh số bán hàng trong giai đoạn hiện tại, với mục nhập bù trừ vào phần khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán. Khi bạn nhận được thanh toán từ khách hàng, bạn sẽ không cần phải ghi lại doanh thu; thay vào đó, các mục sẽ là tiền mặt và các khoản phải thu.
- Bạn sẽ nhận được hóa đơn tiện ích vào ngày 30 tháng 6 cho các tiện ích của tháng 6, nhưng bạn không có kế hoạch thanh toán cho đến ngày 10 tháng 7. Trước khi đóng sổ vào tháng 6, bạn sẽ tích luỹ trách nhiệm pháp lý bằng cách đăng nhập vào chi phí tiện ích ghi nợ và các khoản tín dụng phải trả. Vào tháng 7, bạn sẽ đánh dấu hóa đơn trong các tài khoản phải trả như đã thanh toán.
- Bạn gia hạn giấy phép phần mềm hàng năm cho 1.200 đô la trong tháng 1. Tuy nhiên, thay vì ghi chi phí 1.200 đô la cho tháng 1, chi phí này được chi trả trong cả năm với mức 100 đô la mỗi tháng.
Ưu và khuyết điểm của mỗi phương pháp
Phương pháp tiền mặt của kế toán là phương pháp đơn giản nhất và phương pháp quen thuộc nhất với đa số mọi người, đặc biệt là các chủ doanh nghiệp nhỏ. Nó cũng cung cấp cho bạn cái nhìn tốt nhất về số tiền bạn thực sự có sẵn để điều hành doanh nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, nó có thể cung cấp một hình ảnh thiên vị về lợi nhuận và lỗ của bạn vì chi phí và doanh thu thường được ghi nhận trong các giai đoạn khác nhau.
Ví dụ: giả sử bạn chi tiêu 2.000 đô la vào ngày 25 tháng 6 để mua sản phẩm để điền vào đơn hàng của khách hàng. Khách hàng của bạn chọn đơn đặt hàng của mình vào ngày 1 tháng 7 và thanh toán cho bạn 3.000 đô la. Trong trường hợp không chắc rằng bạn không có giao dịch nào khác trong một tháng, báo cáo thu nhập của bạn sẽ cho thấy khoản lỗ $ 2.000 trong tháng Sáu và lợi nhuận $ 3,000 trong tháng Bảy.
Phương pháp tích luỹ của kế toán thực hiện tốt hơn việc kết hợp thu nhập và chi phí trong một khoảng thời gian thích hợp. Điều này mang lại cho bạn một đánh giá rõ ràng hơn về lợi nhuận hoặc mất mát thực sự của bạn. Tuy nhiên, phương pháp tích luỹ có xu hướng che khuất tầm nhìn của bạn về số tiền hoạt động mà bạn thực sự có sẵn, vì vậy bạn có thể cần xem lại lưu lượng tiền mặt thường xuyên để có được bức tranh tốt hơn.
Phương pháp tích luỹ cũng phức tạp và mất nhiều thời gian để thực thi, đôi khi đòi hỏi sự hỗ trợ của các chuyên gia kế toán để thực hiện và phân tích.
Tôi có thể chọn phương pháp nào không?
Nói chung, bạn có thể chọn sử dụng tiền mặt hoặc phương pháp kế toán tích luỹ, nhưng hãy xem xét các quy tắc IRS cho những người phải sử dụng phương pháp tích luỹ:
- Các công ty hoạt động như một tập đoàn C với tổng doanh thu trung bình hơn 5 triệu đô la mỗi năm trong ba năm gần đây nhất.
- Bạn không thể đáp ứng định nghĩa của IRS về nơi tạm trú thuế .
- Nếu bạn duy trì khoảng không quảng cáo, bạn phải sử dụng phương pháp tích lũy để ghi lại số lần mua hàng và bán hàng tồn kho của mình, nhưng bạn có thể sử dụng phương pháp kết hợp cho phép bạn ghi lại các chi phí và doanh thu khác, chẳng hạn như tiền thuê hoặc thu nhập lãi.
Phương pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn
Sự lựa chọn phương pháp kế toán của bạn phụ thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như quy mô doanh nghiệp của bạn, mức độ thoải mái của bạn với các thủ tục kế toán và tính chất của doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là một người non trẻ hoạt động, nhu cầu của bạn sẽ không giống như một mối quan tâm sản xuất được thành lập với 100 nhân viên.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn duy trì khoảng không quảng cáo, bạn sẽ cần phải sử dụng phương pháp tích luỹ để ghi lại một phần các mục nhập của bạn và khi doanh nghiệp của bạn vượt quá giới hạn tổng thu, IRS sẽ buộc bạn chuyển đổi hoàn toàn sang kế toán cơ bản dồn tích . Bạn có thể tìm thấy nó dễ dàng hơn để đi sâu vào phương pháp tích lũy từ đầu thay vì sử dụng một phương pháp "lai" hoặc phải đối mặt với những thay đổi căn bản trong tương lai.